Hay tantas nuevas tecnologías de comunicación disponibles que es fácil sentirse abrumado por todas las siglas. Afortunadamente, la mayoría de las decisiones de compra actuales se reducen a elegir entre dos tecnologías clave: UCaaS vs VoIP. UCaaS (comunicaciones unificadas como servicio) combina múltiples canales de comunicación en una única plataforma. En ella, los usuarios pueden gestionar textos, chat de equipo, faxes, llamadas telefónicas (a través de VoIP), reuniones de vídeo y redes sociales en un solo lugar. VoIP (voz sobre protocolo de Internet) es una tecnología que permite realizar llamadas telefónicas a través de Internet. Puede comprar servicios de VoIP por separado, pero normalmente se venden con otros canales de comunicación, lo que técnicamente los convierte en soluciones UCaaS. Por tanto, la línea entre UCaaS y VoIP no es tan grande. ¿En resumen? VoIP solo incluye la voz, que es un único elemento de UCaaS. Hoy en día, la gente utiliza ambos términos para describir lo mismo: una solución UCaaS que utiliza tecnología VoIP para llamadas telefónicas. Pero si estás tratando de decidir entre un servicio de VoIP independiente y una plataforma de comunicaciones todo en uno, esta publicación es para ti. UCaaS vs VoIP: comparación de características, pros y contras Las plataformas VoIP ofrecen llamadas basadas en la nube, lo que le permite a usted y a su equipo hacer y recibir llamadas telefónicas en cualquier dispositivo que esté conectado a Internet (lo que se conoce como tecnología de softphone). Incluyen funciones telefónicas estándar, como esperaría, como correo de voz, transferencias, música en espera, un número o extensión para cada persona de su equipo, un asistente automático, grabación de llamadas y capacidades de enrutamiento de llamadas. Algunos también pueden incluir mensajes de texto. Estos sistemas son simples, directos y adecuados para las necesidades básicas de llamadas. Pros:Contras: A menudo más barato que UCaaS.Más fácil de implementar y usar.Fácil de escalar hacia arriba o hacia abajo.Espacio para agregar más funcionalidad más adelante.Transición más fácil desde sistemas telefónicos heredados.Adecuado para remoto, híbrido y en persona.Flexibilidad si alguna vez necesita cambiar de proveedor.Bajo mantenimiento.Menos funciones y capacidades.Solo incluye voz y mensajes de texto.Sin herramientas de colaboración interna.Personalización limitada. Con las soluciones UCaaS, VoIP es solo una pieza. Obtendrá las mismas funciones, herramientas y capacidades, pero también obtendrá mucho más. Dependiendo del proveedor, obtendrá voz, video, fax, mensajes de texto, conferencias de audio, mensajería de equipo y uso compartido de archivos incluso en el plan más barato. Con cada canal diferente, obtendrá una variedad de funciones adicionales que no encontrará con soluciones solo de VoIP. Por ejemplo, puede obtener pizarra, uso compartido de pantalla, anotaciones y fondos virtuales divertidos para videoconferencias. Con el chat en equipo, es posible que vea canales basados ​​en temas, chat grupal y capacidades 1:1 con reacciones de emoji y configuraciones de notificación personalizables. Además de eso, las soluciones UCaaS centralizan todo, lo que facilita el seguimiento de la comunicación en todos los canales; por ejemplo, puede obtener una bandeja de entrada centralizada que combina redes sociales, chat en vivo, correo electrónico y mensajes de texto que su equipo puede revisar en conjunto a medida que llegan. Al comparar UCaaS con VoIP, puede ser útil pensar en VoIP como la opción simple y UCaaS como más compleja. Pros:Contras: Todos los canales de comunicación en un solo lugar. Herramientas para comunicación interna y externa. Ideal para trabajo híbrido y remoto. Experiencia de usuario unificada. Amplia gama de integraciones. Controles de seguridad sólidos. Fácil de escalar hacia arriba o hacia abajo. Costos más altos. Configuración más compleja. Cantidad abrumadora de funciones. Cambiar de proveedor significa cambiar todo. Excesivo si solo necesita una forma de hacer llamadas. Curva de aprendizaje más pronunciada para el uso diario. VEA: Compare RingCentral y Nextiva, dos de los principales proveedores de UCaaS. Cómo saber si necesitas UCaaS o VoIP Es difícil decir cuál es mejor para ti sin hablar contigo y entender tu situación. Sin embargo, lo que puedo hacer es explicarte qué hacer en varios escenarios para ayudarte a que tu decisión sea lo más fácil posible. 1. Quieres que tu equipo use los dispositivos que ya tiene (UCaaS) Cualquiera de los dos tipos de sistema puede funcionar bien si tus usuarios traen sus propios dispositivos. Sin embargo, es probable que UCaaS sea la mejor opción. La seguridad es un desafío inherente a este tipo de configuración. Todos tienen dispositivos diferentes y pueden o no mantener sus aplicaciones actualizadas. También es difícil hacer cumplir las políticas de seguridad de traer su propio dispositivo (BYOD). Sin embargo, la belleza de UCaaS es que está todo en una aplicación. No necesitarán instalar seis aplicaciones, administrar seis inicios de sesión o mantenerlos todos actualizados. Además, es más fácil para las empresas configurar protocolos de seguridad dentro del sistema, incluidas reglas para diferentes tipos de comunicación, configuraciones de cifrado, acceso a los datos del usuario y controles de acceso del usuario. Como tal, la mayor parte de la carga de seguridad está en el backend, en lugar de obligar al usuario final a manejarla. 2. Tienes una amplia gama de necesidades de comunicación (UCaaS) Si tu empresa se comunica a través de muchas plataformas, como mensajes de texto, videoconferencias y chat de equipo, UCaaS ofrece una experiencia más centralizada. Técnicamente, puedes obtener todas estas como herramientas separadas, pero eso puede costar más, requiere suscripciones separadas y crea un entorno desarticulado. Para equipos más pequeños, todo eso por sí solo puede ser razón suficiente para optar por UCaaS. Lo mismo ocurre con los centros de contacto que manejan grandes volúmenes. Si solo hablas con los clientes por teléfono y ya tienes una aplicación para la comunicación interna, una solución de centro de llamadas solo de voz podría funcionar bien. Pero si también te comunicas con los clientes a través de las redes sociales, mensajes de texto, chat en vivo o videoconferencia, una plataforma omnicanal hace que todo sea más fácil de administrar. También es una buena manera de consolidar los canales de comunicación si actualmente te sientes por todas partes. 3. Tu equipo es remoto o híbrido (UCaaS) Los equipos remotos necesitan herramientas de comunicación en tiempo real; muchos también dependen en gran medida de las videoconferencias para mantenerse sincronizados. Para mi equipo, estos dos canales son indispensables. Sin embargo, también tenemos empleados que necesitan capacidades de llamada. UCaaS nos hace la vida más fácil en todos los aspectos. Todo está centralizado en un solo lugar, todos en nuestro equipo tienen acceso a todos los canales que usan y solo tenemos que administrar una suscripción. Desde el punto de vista de TI, no se vuelve mucho más fácil. No tenemos un equipo de TI en absoluto. Nadie en nuestro equipo tiene experiencia, pero podemos administrar el sistema por nuestra cuenta. Ya sea que tu equipo use sus propios dispositivos o que proporciones teléfonos y computadoras, administrar una aplicación es mucho más fácil que administrar varias, especialmente en un entorno remoto donde no puedes simplemente caminar por el pasillo y resolver problemas juntos. 4. Solo necesitas capacidades de voz (VoIP) No es raro que las empresas usen Slack para mensajería, Zoom o Google Meet para videoconferencias y Google Drive para compartir archivos. Si eres una de esas empresas, es posible que no necesites una solución UCaaS con todas las funciones. Cambiar todas esas herramientas al mismo tiempo puede ser disruptivo y confuso también. Como dice el viejo refrán, si no está roto, no lo arregles. Hay muchas plataformas solo de voz, como Google Meet y OpenPhone, que puedes agregar a tu pila tecnológica. Son más baratas, más simples y más livianas en general porque solo hacen una cosa. Descentralizar los canales de comunicación también significa que puedes obtener las mejores soluciones de su clase. En lugar de una herramienta UCaaS que es buena para los teléfonos pero frustrantemente mala para el video o el chat en equipo, puedes elegir qué herramientas funcionan mejor para tu equipo. Cambiar una por otra no rompe todo tu ecosistema como lo haría un todo en uno. Además, obtienes más control sin pagar por un montón de funciones que no vas a usar. Si estás cambiando desde un sistema telefónico heredado, VoIP por sí solo es más un reemplazo uno a uno. Tiene más sentido reemplazar un sistema solo de voz por otro. VoIP ofrece muchas de las mismas funciones con las que están familiarizados sus usuarios, como el correo de voz, el reenvío de llamadas y las transferencias, sin la complejidad añadida de otros canales de comunicación. 5. Su presupuesto es reducido (VoIP) Aunque existen soluciones UCaaS asequibles, encontrará que las plataformas de solo VoIP suelen ser más baratas porque no hacen tanto. El software es más sencillo, más fácil de mantener y más fácil de instalar, por lo que al proveedor le cuesta menos ofrecerlo. Cuantos más extras añada al sistema, más alto será el precio. Si su presupuesto es reducido, un servicio VoIP asequible es una forma eficaz de ofrecer a su equipo capacidades de llamadas y voz sin gastar una fortuna. Algunos de los sistemas VoIP más baratos cuestan entre 10 y 15 dólares por usuario al mes. Por otro lado, le resultará difícil encontrar una solución UCaaS más barata que entre 20 y 30 dólares por usuario al mes. Puede que no parezca una gran diferencia, pero es enorme cuando se habla de docenas o cientos de usuarios. VEA: Consulte las mejores soluciones VoIP para pequeñas empresas. 6. Quieres la opción más sencilla que existe (VoIP) Las plataformas VoIP tienden a ser más fáciles de conectar que UCaaS porque tienen muchas menos capacidades. En algunos casos, todo lo que tienes que hacer para implementar un sistema VoIP es registrarte, comprar un número durante el proceso de registro o transferir un número existente, descargar la aplicación y comenzar a llamar. Por supuesto, puedes profundizar en todos los ajustes, configurar reglas complejas de enrutamiento de llamadas (si tu plan lo permite) y actualizar para obtener más funciones a medida que las necesites, pero tienes la opción de comenzar con lo más simple posible. Ambos tipos de sistemas están diseñados para ser fáciles de usar, pero VoIP gana la batalla en virtud de su simplicidad, tanto para los administradores como para los usuarios.