El protocolo de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) elimina los voluminosos teléfonos de escritorio y los cables enredados, pero incorpora algo que antes no necesitabas: un servidor VoIP. Este permite todas las funciones VoIP estándar, como el reenvío de llamadas, la grabación y el correo de voz, además de herramientas avanzadas, como colas de llamadas, respuesta de voz interactiva e integraciones. En otras palabras, no puedes utilizar un sistema VoIP sin un servidor VoIP. Puedes gestionar el servidor tú mismo, lo que no se recomienda para la mayoría, o dejarlo en manos de tu proveedor. Hay algunos escenarios en los que puede tener sentido gestionarlo por tu cuenta. Si quieres ser un experto en hardware y todos los componentes, no voy a impedírtelo. Lo mismo es válido para las empresas que necesitan un control total sobre su sistema telefónico. Pero si no tienes un experto en TI en tu equipo, no tienes planes de contratar a uno o no eres uno de ellos, es mejor dejarlo en manos de los profesionales. Aquí te explicamos por qué. 1. Un servidor VoIP local complica los entornos remotos y distribuidos Imagínese lo siguiente: tiene empleados remotos y oficinas en otras ciudades que necesitan estar todos en el mismo sistema telefónico. Con servidores autoadministrados, eso significa invertir en una gran cantidad de hardware y contratar profesionales de TI para cada ubicación. Sin mencionar las dificultades del acceso del equipo remoto. Administrar firewalls y docenas de túneles VPN con riesgos de seguridad y pérdidas de rendimiento es una pesadilla logística. Más sobre VoIP ¿Qué pasa si alguien que trabaja desde casa tiene problemas de calidad? Tal vez una característica no esté funcionando en absoluto. La resolución de problemas también se convierte en un gran dolor de cabeza. Con los servicios de VoIP administrados, todas estas preocupaciones desaparecen. Todos están en el mismo sistema, sin importar dónde se encuentren porque su servidor VoIP vive en la nube y está protegido, mantenido y monitoreado en su nombre. Todo lo que sus empleados tienen que hacer es iniciar sesión en la aplicación. Es tan fácil de acceder como a su bandeja de entrada de correo electrónico desde cualquier parte del mundo. 2. Las preocupaciones de seguridad pueden multiplicarse rápidamente Cuando administra su propio servidor, es responsable de garantizar que su sistema telefónico permanezca seguro de amenazas internas y externas. Para todo, desde la configuración del firewall y las actualizaciones de software que podrían romperlo todo hasta la protección antimalware y los sistemas de detección de intrusiones, necesitará un equipo de TI completo. Administrar su propio servidor VoIP significa: Parchar continuamente las vulnerabilidades de seguridad. Monitorear activamente la actividad de la red para detectar comportamientos sospechosos. Reaccionar rápidamente a las brechas de seguridad. Trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana para minimizar el daño de las amenazas. Cifrar el tráfico de VoIP. Imponer prácticas de autenticación sólidas. Por otro lado, los proveedores de VoIP administrados invierten mucho en medidas de seguridad sólidas, que incluyen cifrado de datos, detección de intrusiones y monitoreo las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Tienen la experiencia y los recursos para mantenerse a la vanguardia de las amenazas en evolución para que usted no tenga que hacerlo. Si tiene un equipo de TI, puede liberarlos para que se concentren en otras actividades que hagan avanzar su negocio en lugar de mantener un sistema que saben que no deberían tener que hacer. 3. Mantenimiento costoso y gastos inesperados La administración de servidores VoIP por su cuenta significa que debe comprar un servidor. Puede ser un servidor digital basado en la nube de una empresa de alojamiento o una pieza física de hardware en su oficina. De cualquier manera, es una inversión inicial significativa con gastos adicionales de instalación, una factura de electricidad que se dispara, mantenimiento continuo y seguridad física si está en su oficina. A medida que el hardware evoluciona, es posible que también deba reemplazar componentes con el tiempo. Además de eso, deberá pagar por el software en sí. Esto incluye un acuerdo de licencia para el sistema operativo de su servidor, la plataforma VoIP y las herramientas de seguridad si es necesario. A medida que el software de VoIP y seguridad que instaló se deteriora, es posible que también deba pagar para actualizarlo a la última versión para acceder a nuevas funciones. Sin mencionar el costo de contratar y capacitar a un equipo completo para hacer todo eso. Los servicios de VoIP administrados eliminan estas cargas, ya que el proveedor maneja todas las necesidades de hardware y mantenimiento. Todo lo que tiene que pagar es una tarifa mensual o anual predecible. VER: Conozca cuánto cuesta un sistema VoIP con nuestra guía de precios de VoIP. 4. Limitaciones de funciones y oportunidades perdidas La tecnología VoIP evoluciona constantemente, con nuevas características y funcionalidades que surgen regularmente. La gestión de su propio servidor puede limitar el acceso a algunas de estas actualizaciones, según cómo esté configurado. Además, puede resultar difícil integrar nuevas funciones en su sistema. Si tiene en cuenta la eficiencia que se supone que debe obtener con un sistema telefónico rico en funciones, parece casi un desperdicio utilizar solo algunas de sus capacidades. Sin embargo, puede resultar increíblemente costoso si decide actualizar o agregar nuevas capacidades. Con los servicios de VoIP administrados, tiene acceso a todo en todo momento. Cuando salen nuevas versiones, se actualiza automáticamente con un tiempo de inactividad mínimo. No tiene que preguntarse qué se está perdiendo. 5. Recuperación ante desastres y copias de seguridad comerciales Muchas personas no se dan cuenta de lo mucho que se necesita para mantener un servidor: requiere espacio físico, un sistema de refrigeración confiable y una fuente de alimentación estable además del hardware en sí, las licencias de software y la seguridad. Sin una copia de seguridad confiable, todo su sistema deja de funcionar durante un corte de energía, un ciberataque, una falla de hardware o un desastre natural. Eventos como estos pueden dañar su infraestructura o eliminar todos sus datos. Los servicios de VoIP administrados mantienen sistemas redundantes, conmutaciones por error automáticas y centros de datos en múltiples ubicaciones, lo que garantiza que su sistema se mantenga en línea sin importar qué suceda. Si algo le sucede a su servidor, cambian automáticamente a uno diferente para mantener su servicio. En caso de un ataque, pueden revertirlo fácilmente a una versión anterior o poner en cuarentena el problema sin desconectar su sistema. Cuándo tiene sentido administrar su servidor VoIP Si bien los servicios de VoIP administrados ofrecen beneficios claros para la mayoría de las empresas, ese no siempre es el caso. Administrar su propio servidor VoIP puede ser inevitable, especialmente si necesita: Control total sobre su sistema telefónico. Seguridad impenetrable. Opciones de personalización que no puede obtener de otra manera. Integraciones profundas con otras herramientas comerciales alojadas por usted mismo. Ahorro de costos en un entorno empresarial. Cumplimiento con industrias altamente reguladas. De lo contrario, los beneficios de dejar que su proveedor de VoIP haga el trabajo pesado superan con creces lo que obtendrá si administra el servidor por su cuenta.
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El protocolo de voz sobre Internet (VoIP) es una forma rápida y sencilla de actualizar la pila de comunicaciones de su empresa a la nube. Como solución basada en Internet, un sistema telefónico VoIP es más rentable que los sistemas tradicionales que se conectan a la red telefónica pública conmutada. Pero no hay dos sistemas telefónicos VoIP iguales. Hay múltiples modelos de implementación, distintos niveles de complejidad y diferentes estructuras de precios. ¿Cuál es la mejor forma de proteger su inversión a futuro manteniendo los costos bajos? Vamos a averiguarlo. Obtenga el sistema telefónico VoIP menos complicado que funcione En general, un sistema telefónico VoIP es una solución liviana basada en Internet que puede simplificar su infraestructura al tiempo que ofrece más flexibilidad en su forma de operar. Con tantas funciones para elegir, armar el sistema correcto puede resultar abrumador, sin importar cómo lo aborde. ¿Mi mejor consejo? Busque la solución más simple que satisfaga sus necesidades. Para hacer eso, primero deberá tener muy claros sus requisitos. Puede ser útil hacerse las siguientes preguntas: ¿Qué funciones son esenciales para su operación en este momento? ¿Qué no funciona con su sistema telefónico actual? ¿Cuántos usuarios tendrá hoy y dentro de un año? ¿Con qué herramientas empresariales necesita integrarse? ¿Qué normativas de la industria debe cumplir? ¿Qué importancia tiene la personalización? ¿Está buscando algo para un uso empresarial habitual o para un entorno de centro de contacto de gran volumen? No complique demasiado sus requisitos. Si lo hace, podría gastar más dinero del necesario. Si encuentra una solución que ofrece la mayoría de las funciones que necesita, pero requiere una actualización para un par de funciones adicionales, siga buscando. Es probable que haya una solución diferente que ofrezca un paquete ligeramente diferente. Si bien es importante considerar lo que necesitará más adelante, es fácil quedarse estancado pensando en todas las posibilidades. Sus necesidades dentro de un año deberían tenerse en cuenta, pero no permita que le impidan avanzar. Más sobre VoIP Consejos para comprar cualquier tipo de sistema telefónico VoIP Existen diferentes tipos de sistemas y tipos de implementación únicos. Los mejores consejos para usted dependen del tipo de sistema VoIP que esté considerando. Sistemas simples de solo voz plug-and-play Su empresa probablemente ya tenga el componente principal para esta solución basada en la nube: una conexión a Internet. Configurar su nuevo sistema puede ser tan simple como configurar algunos enrutadores adicionales para permitir una cobertura más amplia. También puede necesitar adaptadores si sus teléfonos existentes no están habilitados para IP. Pero eso es todo. Uno de los mayores beneficios del plug-and-play es que no tiene que lidiar con el costo o la molestia de reemplazar el hardware. Está diseñado para complementar su configuración actual para un cambio simple y optimizado de línea fija a Internet, ideal para nuevas empresas u operaciones más pequeñas con muy poca infraestructura existente. Si necesita comprar teléfonos, es más fácil obtenerlos a través de su proveedor de VoIP. Vendrán preconfigurados y todo lo que tendrá que hacer es enchufarlos. Sin embargo, puede ahorrar dinero al optar por teléfonos reacondicionados. Si lo hace, asegúrese de considerar la compatibilidad, la marca y el fabricante. Sin embargo, la opción más económica es prescindir de los teléfonos por completo. Su equipo puede usar sus dispositivos móviles y computadoras para todo. Uno de los mayores problemas con este tipo de sistemas es la escalabilidad a largo plazo. Si bien puede agregar o eliminar usuarios fácilmente según lo necesite, es posible que eventualmente necesite análisis más potentes, opciones de enrutamiento de llamadas y capacidades de automatización. Pero es difícil superar la facilidad y simplicidad de un sistema VoIP sin lujos. VER: Consulte los mejores sistemas telefónicos VoIP para pequeñas empresas. Plataformas de comunicación basadas en la nube infinitamente escalables Las plataformas de comunicaciones basadas en la nube también son bastante plug and play. Su proveedor administra todo el software y hardware detrás de escena en su nombre. Y su equipo puede manejar llamadas usando teléfonos existentes, dispositivos móviles o una computadora de escritorio. Pero a diferencia de un sistema VoIP simple, estos ofrecen una gran cantidad de funciones, canales de comunicación adicionales, planes para elegir y escalabilidad ilimitada. Puede comenzar con un plan de nivel de entrada y actualizar a niveles superiores a medida que cambien sus necesidades: esta es la mejor manera de ahorrar dinero con este tipo de sistema. Muchos también ofrecen soluciones de centro de contacto altamente personalizables para administrar llamadas entrantes y salientes a escala. En otras palabras, hay mucho espacio para crecer. También suelen ofrecer mensajería de texto, videoconferencia, chat en equipo, uso compartido de archivos y fax en línea (esto se llama UCaaS). Puede obtener casi todos los canales que necesitará para la colaboración interna y la comunicación externa Las desventajas más significativas son la complejidad, el costo y la flexibilidad. Estos sistemas hacen mucho más, por lo tanto, tienden a ser más difíciles de configurar, más desafiantes de aprender y más costosos. Además de eso, perderá todos sus canales de comunicación si alguna vez decide que desea mudarse a un sistema telefónico diferente. Sistemas telefónicos VoIP locales altamente personalizables Un sistema VoIP local es una solución que implica un servidor local que usted administra en lugar de que su proveedor se encargue del backend por usted. Algunos dueños de negocios prefieren este enfoque, ya que le brinda control total sobre la estructura, la seguridad y la configuración de su sistema. VER: Obtenga información sobre las mejores prácticas de seguridad de VoIP más importantes. Aspectos como la configuración del tronco SIP, agregar o eliminar usuarios y actualizar las funciones de seguridad del sistema están todos en sus manos. El proveedor de VoIP simplemente extiende las capacidades de la red telefónica basada en Internet a su marco existente. Sin embargo, es probable que esta solución requiera una inversión inicial importante. Tendrá que comprar servidores, contratar personal para administrarlos y pagar licencias de software. También puede tener facturas de electricidad más altas y tener que comprar software adicional para mantener sus servidores. Sin embargo, los costos continuos del software VoIP en sí pueden ser mucho más económicos que los tipos de sistemas que hemos cubierto hasta ahora. Puede tomar medidas para respaldar la longevidad de su sistema local invirtiendo en hardware de alta calidad y un equipo de soporte sólido. Querrá un personal de TI dedicado disponible para administrar el sistema, coordinar funciones adicionales y mantenerse al tanto de las prácticas de seguridad más actualizadas. Sistemas telefónicos híbridos Si tiene un sistema telefónico fijo y contratos a largo plazo con varios proveedores de los que no puede salir, un enfoque híbrido significa que algunos de su equipo lo usan y otros usan VoIP. Mantendrá la estabilidad y confiabilidad de su sistema existente mientras disfruta de costos más bajos para sus usuarios de VoIP, mejor escalabilidad y funciones VoIP adicionales que no tendría de otra manera. También es una excelente manera de realizar una transición gradual a las comunicaciones basadas en Internet. Puede distribuir los costos de migración a lo largo del tiempo, en lugar de actualizar todo su sistema a VoIP de una vez. Además, obtiene control total para decidir qué equipos usan VoIP y cuáles usan líneas tradicionales. Los equipos que realizan muchas llamadas de larga distancia o internacionales probablemente sean sus mejores candidatos para cambiar a VoIP. La mayoría de los planes de VoIP incluyen llamadas nacionales ilimitadas y algunos ofrecen actualizaciones de llamadas internacionales ilimitadas. Eso solo probablemente le ahorrará dinero de inmediato. Esos ahorros se multiplicarán para las grandes empresas con cientos o miles de usuarios. Soluciones de centro de llamadas virtuales Si solo tiene uno o dos representantes de ventas o servicio al cliente, probablemente esté bien usar un sistema telefónico típico. Pero los equipos grandes que manejan un alto volumen de llamadas a menudo necesitan funciones más avanzadas. Afortunadamente, pueden aprovechar la funcionalidad de VoIP a través del software de centro de llamadas y contacto. Al igual que un sistema regular, el software de centro de llamadas virtual puede ser completamente administrado por su proveedor, implementado en un servidor en la nube de su propiedad o en un servidor físico en su oficina. Estos son los sistemas más complejos, que incluyen una variedad de funciones para: Dirigir a las personas que llaman al lugar correcto. Ayudar a los supervisores a monitorear el rendimiento. Sincronizar datos críticos de los clientes. Monitorear el cumplimiento y la adherencia al proceso. Comuníquese a través de aplicaciones de mensajería y redes sociales. Ofrezca experiencias excepcionales al cliente. Automatice tareas repetitivas. Mantenga a los agentes comprometidos. Mantenga la coherencia. La mejor manera de ahorrar dinero es elegir un sistema que se integre con su software CRM, incluya todas las funciones básicas que necesita y le brinde mucho espacio para crecer. Es fácil distraerse con las capacidades avanzadas del centro de llamadas, pero es importante considerar lo que realmente necesita frente a lo que es bueno tener. Sistemas telefónicos VoIP vs. trunking SIP El trunking SIP solo es una opción si actualmente está utilizando un sistema de línea fija o tiene una centralita privada. Similar a un sistema VoIP híbrido, es una forma rentable de realizar la transición a las comunicaciones basadas en Internet sin deshacerse de su infraestructura existente. Sin embargo, el trunking SIP funciona sobre su sistema en lugar de reemplazarlo. Las líneas fijas requieren cables de cobre que van al proveedor de telefonía. Es caro mantenerlos. Además de eso, cuanto más lejos esté su destinatario de su ubicación física, más trabajo se requiere para conectarlo. Por lo tanto, debe pagar más por las llamadas de larga distancia. Con los trunking SIP, reemplazas esos cables de cobre con líneas virtuales a través de Internet. De inmediato, las llamadas de larga distancia son cosa del pasado. También verás un ahorro de costos significativo porque los servicios de trunking SIP tienen un precio por canal (también llamado trunk). Cada canal puede manejar una llamada a la vez, por lo que necesitarás 15 canales para soportar 15 llamadas simultáneas. Los sistemas VoIP, por otro lado, cobran por usuario. Necesitas muchos menos canales que usuarios, lo que te da una reducción de costos inmediata. Debido a que la mayoría de los proveedores de trunking SIP configuran todo de forma remota, solo lleva unas pocas horas o un día implementarlo.