Los equipos suelen elegir Jira como una solución para el seguimiento de problemas, pero el software también puede servir como una plataforma de gestión de proyectos general para ayudarlo a planificar, rastrear y administrar sus proyectos de desarrollo de software ágil, sin tener que hacer mucho trabajo adicional o instalar ningún software adicional. De hecho, Jira incluye una plantilla prediseñada que ofrece un flujo de trabajo simple para ayudarlo a coordinar recursos y rastrear tareas asociadas con un proyecto. Usaremos esta plantilla como parte de una guía paso a paso sobre cómo comenzar a usar Jira para la gestión de proyectos. ¿Qué es Jira? Jira es un software que originalmente fue diseñado para desarrolladores e ingenieros, pero ha evolucionado hasta convertirse en una plataforma de gestión de proyectos de servicio completo que puede ayudar a cualquier equipo o departamento a coordinar tareas. Jira también se conecta a la perfección con otros productos de Atlassian como Trello y Confluence, y también se conecta con muchas herramientas de terceros. Una nota aclaratoria antes de sumergirnos en el tema: esta guía práctica se centrará en cómo usar Jira para la gestión de proyectos, no Jira Service Management (anteriormente Jira Service Desk). Jira Service Management ofrece herramientas adicionales para los equipos de servicio, como un portal de atención al cliente que les permite enviar solicitudes de soporte. Si bien los nombres de los programas son similares y hay cierta superposición en las características, estos son dos productos separados que no son intercambiables. ¿Para quién es Jira? Debido a su enfoque en el seguimiento de problemas, Jira se creó originalmente como una herramienta para equipos de desarrollo de software y realmente brilla en esta área en comparación con otro software de gestión de proyectos de propósito general. Sin embargo, Jira puede ser utilizado por equipos de todo tipo y ofrece plantillas para marketing, diseño, ventas, operaciones, recursos humanos, legal, finanzas y más. VER: Una guía completa para la gestión de proyectos de desarrollo de software Cómo usar Jira para la gestión de proyectos Paso 1: Elija una plantilla de gestión de proyectos de Jira Si bien puede crear un proyecto en Jira desde cero, se ahorrará mucho trabajo si elige y personaliza una de sus plantillas preexistentes. Primero, diríjase a la biblioteca de plantillas de Jira y explore las plantillas diseñadas para su equipo (usaremos la plantilla de gestión de proyectos para los fines de esta guía). Una vez que encuentres una plantilla que te guste, haz clic en el botón azul grande «Usar plantilla» en el lado derecho de tu pantalla. Una ventana emergente te pedirá que selecciones un sitio Jira existente o que crees uno nuevo. Haz tu selección y luego haz clic en el botón azul «Crear página». Jira se abrirá en una nueva pestaña y te pedirá que le des un nombre a tu proyecto. Escríbelo y luego haz clic en el botón azul «Crear proyecto». Paso 2: Invita a tus compañeros de equipo a Jira Suponiendo que este no es un proyecto individual, tendrás que invitar a tus compañeros de equipo para comenzar a realizar el seguimiento del proyecto en Jira. Incluso si tus compañeros de equipo aún no tienen una cuenta de Atlassian, puedes agregarlos directamente a tu proyecto haciendo clic en el botón gris redondo «Agregar personas» (que parece un signo más junto al ícono de una persona). Escribe sus correos electrónicos o agrégalos directamente desde tus cuentas conectadas de Google, Microsoft o Slack. Luego, selecciona si cada persona será Administrador, Miembro o Espectador; el rol que se les asigne determinará sus permisos y acceso. Una vez que hayas configurado los roles a tu gusto, presiona el botón azul «Agregar». Alinea a tu equipo con una plantilla de póster de equipo en Jira. Imagen: Atlassian Paso 3: configura tu proyecto de Jira Ahora que configuraste tu plantilla de proyecto e invitaste a todos tus compañeros de equipo, es hora de configurar realmente la gestión de tu proyecto en Jira. En la parte superior de la ventana del proyecto, verás una barra horizontal que enumera varias opciones de vista del proyecto: Resumen, Tablero, Lista, Calendario, Cronología, etc. Para agregar tareas rápidamente, selecciona la vista de Lista y presiona el botón «Crear». Una vez que hayas ingresado todas las tareas, desplázate hacia abajo para asignar cada tarea a un miembro del equipo y establecer una fecha de vencimiento. Si no se está trabajando en la tarea actualmente, puedes dejar los campos de asignación de equipo y fecha de vencimiento en blanco para indicar que es parte del backlog. Si quieres personalizar tu proyecto aún más, actualiza el estado de cada tarea, asígnale una categoría, establece la prioridad y agrega una etiqueta. Estas calificaciones adicionales facilitan el filtrado de sus tareas para ver solo las específicas, lo que será extremadamente útil más adelante a medida que agregue más. También puede crear subtareas debajo de una tarea principal, lo que mantiene organizados los proyectos complejos. Realice un seguimiento de las tareas utilizando una plantilla de Jira en la vista de lista. Imagen: Atlassian Paso 4: Realice un seguimiento de su progreso A medida que su equipo avanza con el trabajo de su proyecto, asegúrese de que todos actualicen y marquen las tareas a medida que se completen. Si es nuevo en el uso de la gestión de proyectos con Jira, puede llevar algo de tiempo y práctica acostumbrarse a administrar sus flujos de trabajo en un nuevo sistema, así que tenga paciencia y consulte regularmente con su equipo. Afortunadamente, Jira ofrece varias funciones que permiten a los equipos monitorear su desempeño. La pestaña Resumen de cada proyecto actúa como un tablero que resume las métricas clave de cada proyecto. Algunos de los widgets incluyen un gráfico circular que muestra las tareas en progreso frente a las tareas completadas, un gráfico de barras que desglosa las tareas por prioridad y un gráfico de carga de trabajo del equipo que muestra cuánto trabajo se le ha asignado a cada persona. Jira también ofrece una función de seguimiento de tiempo nativa, para que pueda ver cuánto tiempo se dedica a cada tarea. Si necesita más capacidades que la función de seguimiento de tiempo nativa de Jira, también puede seleccionar una herramienta de seguimiento de tiempo de terceros del mercado de Atlassian. Gráfico en Jira que muestra los elementos del proyecto organizados por prioridad. Imagen: Atlassian Paso 5: Complete su proyecto en Jira Una vez que su equipo finalmente haya marcado todas sus tareas y completado el proyecto, es hora de cerrarlo. Hay dos formas de hacer esto en Jira: solo lectura y archivar. Si aún desea que las personas puedan leer el proyecto y copiarlo, configure los permisos en solo lectura. Si desea retirar completamente el proyecto, use la función de archivar para eliminarlo del uso activo. Características y beneficios clave de Jira para la gestión de proyectos Biblioteca de plantillas Jira ofrece docenas de plantillas que facilitan la creación de un nuevo proyecto y comienzan a configurarlo de inmediato. Estas plantillas se adaptan a las necesidades de diferentes equipos, así como a diferentes metodologías de gestión de proyectos. Algunas de las metodologías compatibles con las plantillas de Jira incluyen: Gestión de proyectos ágiles. Gestión de proyectos Scrum. Gestión de proyectos Kanban. Gestión de proyectos Lean. Gestión de proyectos Waterfall. Herramientas de colaboración en equipo Hay varias formas de colaborar con tu equipo en Jira. Puedes etiquetarte entre ti en los comentarios de las tareas y reaccionar a ellas con emojis para demostrar que las has leído. También puedes integrar Jira con herramientas de comunicación de trabajo populares, como Slack, para que puedas seguir usando plataformas conocidas mientras te aseguras de que Jira se mantiene actualizado. Automatización Todo ese tiempo dedicado a actualizar los estados de las tareas realmente suma. Para reducir el trabajo repetitivo innecesario, Jira ofrece automatizaciones para que las cosas sigan avanzando sin que los usuarios muevan un dedo. Algunos ejemplos de automatizaciones incluyen la asignación automática de trabajo, la sincronización de tareas principales y secundarias y la clonación de problemas. Jira ofrece una serie de plantillas de automatización prediseñadas para elegir, y también puedes crear las tuyas propias desde cero. El generador de automatización sin código en Jira. Imagen: Atlassian Informes y análisis Los proyectos gestionados por equipos en Jira obtienen acceso a cuatro tipos de informes: el informe de evolución, el diagrama de flujo acumulativo, el informe de velocidad y el gráfico de evolución de primavera. Jira también incorpora métricas en cada proyecto para que puedas monitorear tu progreso sin tener que hacer clic en un módulo de informes independiente. También aparecen más métricas en los widgets de la pestaña Resumen de cada proyecto. Preguntas frecuentes ¿Jira es adecuado para la gestión de proyectos? Sí, Jira fue diseñado como una solución de gestión de proyectos para equipos de desarrollo de software, pero también puede ser utilizado por muchos tipos diferentes de equipos. Si estás buscando un software de gestión de proyectos más simple con una curva de aprendizaje más baja, también te recomendamos que consultes Trello, otro software de Atlassian que se especializa en tableros kanban para la gestión de proyectos. ¿Cómo usar Jira para realizar un seguimiento del progreso del proyecto? Jira incorpora métricas directamente en las vistas del proyecto para que puedas monitorear el progreso de tu proyecto a medida que se completa el trabajo. La frecuencia de implementación y los conocimientos del tiempo de ciclo permiten optimizar tus flujos de trabajo a medida que avanzas. Una vez que hayas completado algunos proyectos en Jira, también podrá proyectar información y análisis del backlog para ayudarte a mejorar los proyectos futuros. Jira también proporciona una función de seguimiento del tiempo nativa, o puedes habilitar un seguimiento del tiempo de terceros. ¿Puede Jira crear diagramas de Gantt? Jira ofrece dos opciones de diagrama de Gantt ligeramente diferentes, llamadas Cronograma y Hojas de ruta. La línea de tiempo muestra un diagrama de Gantt para un solo proyecto o equipo. Las hojas de ruta muestran diagramas de Gantt para toda la organización, lo que permite una planificación estratégica a más largo plazo. ¿Cómo uso Jira como gerente de proyectos? Cuando se trata de usar Jira para gerentes de proyectos, primero cree una cuenta de Atlassian y elija una plantilla para usar en Jira. Luego, invite a sus compañeros de equipo a su proyecto y configure los datos del proyecto. Realice un seguimiento de su progreso a medida que avanza, luego archive el proyecto o cámbielo a solo lectura una vez que se completen todas las tareas.
