¿Necesita ideas o motivación para ayudarle a crear una hoja de cálculo en Google Sheets? Puede explorar las plantillas que se incluyen en esta aplicación de Office y seleccionar una para personalizar. Pero una opción más intrigante es utilizar una nueva herramienta de IA generativa en Sheets, llamada Help Me Organize, para generar una plantilla que se adapte mejor a usted. Help Me Organize está diseñada principalmente para crear plantillas para la gestión de proyectos. Pero puedes utilizarlo para crear plantillas que incluyan algunas fórmulas y tablas que se pueden usar para crear gráficos. Esta guía explica cómo usar Help Me Organize y brinda consejos para obtener mejores resultados. Duet AI: el conjunto de herramientas de IA generativa para Google Workspace Primero, repasemos cómo Help Me Organize encaja dentro de la tecnología genAI para Google Workspace, que se llama Duet AI. Estas son herramientas de inteligencia artificial en las aplicaciones de Workspace que pueden ayudarlo a crear contenido para su flujo de trabajo. En Gmail y Google Docs: Help Me Write sugiere oraciones basadas en un tema sobre el que desea escribir, con herramientas adicionales que pueden expandir, parafrasear o acortar su fraseología. (Consulte “Cómo utilizar la nueva herramienta de escritura con IA en Google Docs y Gmail” para obtener más detalles). En Presentaciones de Google: por alguna razón, Google ofrece una herramienta de generación de imágenes con IA para Workspace solo en esta aplicación de presentación. Help Me Visualize evoca imágenes basadas en una breve descripción que usted escribe (lo que se conoce como “mensaje”). El resultado se puede insertar en sus diapositivas. En Google Sheets: según su indicación, la herramienta Ayúdame a organizar genera una tabla con encabezados, texto de marcador de posición y posibles fórmulas en sus celdas que luego puede ajustar según sus necesidades. Quién puede usar Duet AI en Google Workspace Al momento de escribir este artículo, Duet AI está disponible solo para clientes de pago de Workspace, no para usuarios que usan aplicaciones de Google a través de una cuenta gratuita de Gmail. Sin embargo, si no tiene una cuenta de Workspace, puede registrarse. para solicitar acceso a Workspace Labs. Este es el programa beta de Google en el que puedes probar nuevas funciones para Workspace (incluidas las herramientas Duet AI); usted acepta que su experiencia se utilice para ayudar a su desarrollo. (Desafortunadamente, el período de tiempo que tendrá que esperar antes de ser aceptado en Workspace Labs es impredecible y aparentemente aleatorio, según nuestras experiencias al utilizar varias cuentas de Gmail para solicitar acceso). Cómo acceder a Ayúdame a organizar en Google SheetsAccede a Ayúdame Organice desde una hoja de cálculo que haya abierto en Google Sheets. Google dice que la herramienta “pronto” podrá analizar y organizar datos existentes en una hoja de cálculo, pero actualmente crea plantillas solo con datos de muestra. Por ahora, es mejor usar Help Me Organize en una hoja de cálculo nueva en blanco o en una nueva hoja en una hoja de cálculo existente. Puede agregar una nueva hoja a una hoja de cálculo haciendo clic en el signo + que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la hoja de cálculo abierta. En la barra de menú en la parte superior de la hoja de cálculo, haga clic en Insertar y seleccione Ayúdame a organizar en la parte inferior de la hoja de cálculo. menú que se abre. El panel «Ayúdame a organizar» se abrirá a la derecha de la página. Un gran cuadro de entrada en el panel le invita a escribir un mensaje en su interior. Pasa por algunos ejemplos destinados a mostrarle cómo redactar indicaciones. Howard Wen / IDG Cuando abres el panel «Ayúdame a organizar», su cuadro de entrada muestra mensajes de ejemplo. (Haga clic en la imagen para ampliarla). Cómo utilizar Ayúdame a organizar Haga clic dentro del cuadro de entrada en el panel «Ayúdame a organizar», escriba una descripción del tipo de plantilla que desea que Duet AI genere y haga clic en Crear. Howard Wen / IDG Escriba un mensaje en el cuadro del panel «Ayúdame a organizar» y haga clic en Crear. Dependiendo de la complejidad de su mensaje, la IA puede tardar varios segundos en generar una plantilla mientras «piensa», pero es posible que no pueda generar nada. Si no puede, intente ingresar su descripción nuevamente pero use menos palabras. Howard Wen / IDG Duet AI puede «pensar» durante un rato mientras genera una plantilla. (Haga clic en la imagen para ampliarla). Cómo insertar una plantilla generada por Duet AI Si Duet AI obtiene un resultado, la plantilla aparecerá sobre su hoja de cálculo. Comenzará desde la celda superior izquierda, con las columnas y filas de la plantilla extendiéndose desde aquí. Howard Wen / IDG Revise la plantilla generada por Duet AI, luego insértela en su hoja de cálculo o comience de nuevo. (Haga clic en la imagen para ampliarla). Puede desplazarse por la plantilla para ver lo que piensa de ella. Tenga en cuenta que siempre debe considerar lo que genera Duet AI como un borrador que deberá modificar para hacerlo más adecuado para su uso (como reemplazar el texto del marcador de posición y examinar y modificar cualquier fórmula). Después de todo, es una plantilla. Desplácese hasta la parte inferior de la plantilla y encontrará una pequeña barra de herramientas adjunta. Si te gusta esta plantilla, haz clic en Insertar. Luego se insertará en su hoja de cálculo. Si no lo hace, haga clic en la X. La plantilla se eliminará de su hoja de cálculo. Puedes intentar escribir otro mensaje en el panel «Ayúdame a organizar». Tenga en cuenta que si crea una nueva plantilla, no podrá volver a la versión anterior. Opcionalmente, puede calificar si le gusta o no esta plantilla haciendo clic en el icono del pulgar hacia arriba o hacia abajo. Sus comentarios se utilizan para ayudar a entrenar a Duet AI para producir resultados en el futuro que puedan ser más preferibles para otros usuarios de Help Me Organize. Una vez que haya insertado una plantilla en su hoja de cálculo, puede modificarla como desee: cambiar los nombres de los encabezados , agregue filas o columnas, ajuste fórmulas, ingrese datos reales, etc. ¿Cómo escribir un mensaje en Ayúdame a organizar? ¿No estás seguro de cómo escribir un mensaje? ¿Necesitas inspiración? A continuación se ofrecen algunos consejos generales que pueden generar plantillas útiles de Duet AI:1. Primero, describa un proyecto específico del que desea realizar un seguimiento. Ejemplos: desglose del presupuesto, itinerario de viajes de negocios, cronograma de nómina 2. Describa o nombre específicamente los encabezados que le gustaría ver en la plantilla. Ejemplos: desglose del presupuesto que incluye en el siguiente orden: ingresos, alquiler, servicios públicos, Internet, gastos itinerario de viajes de negocios con secciones para viajes al aeropuerto, aerolínea, número de vuelo, hotel, etc. calendario de nómina para empleados llamados Mike, Pedro, Shawna y Tasha Howard Wen / IDG Incluyendo detalles en un El mensaje ayudará a Duet AI a generar una mejor plantilla. (Haga clic en la imagen para ampliarla). 3. Utilice números y fórmulas matemáticas. Ejemplos: una tabla que muestra 12 meses con un calendario de nómina de 3 categorías por mes que es mensual durante un año una tabla que calcula el interés compuesto al 3,5% durante 3 años Howard Wen / IDG Duet AI puede crear una plantilla que incluya fórmulas. (Haga clic en la imagen para ampliarla). 4. Describa menús desplegables, listas, listas de tareas o tareas pendientes. Ejemplos: un menú desplegable con selecciones que incluyen griego, japonés e italiano para un almuerzo de negocios un rastreador de proyectos con listas de tareas asignadas a personas Lista de tareas pendientes para incorporar a un nuevo empleado Howard Wen / IDG Una lista de tareas pendientes generada con menús desplegables de estado. (Haga clic en la imagen para ampliarla). (Para obtener más información sobre cómo trabajar con menús desplegables, consulte “Consejos prácticos de Google Sheets: cómo usar listas desplegables”). Describe un gráfico. Duet AI no puede generar gráficos directamente, pero puedes pedirle que cree una plantilla (tabla) de la que luego puedas derivar un gráfico. Ejemplos: un gráfico de barras con 9 etiquetas un gráfico de líneas con 4 categorías un gráfico circular que representa 3 categorías Howard Wen / IDG Describe un gráfico que te gustaría crear. (Haga clic en la imagen para ampliarla). Inserte la plantilla generada en su hoja de cálculo. Luego, seleccione la plantilla haciendo clic en su celda superior izquierda. Luego, en la barra de menú sobre su hoja de cálculo, haga clic en Insertar > Gráfico. De forma predeterminada, se generará un gráfico circular. El panel «Editor de gráficos» también se abrirá a la derecha de la página, para que pueda cambiar el gráfico circular a otro tipo o realizarle otros ajustes. Howard Wen / IDG Un gráfico circular basado en una plantilla Duet AI generada a partir de un mensaje. (Haga clic en la imagen para ampliarla). 6. No tenga miedo de describir algo complicado. Ejemplos: un presupuesto para al menos 12 departamentos en mi oficina durante un año y asignar supervisión a los empleados, un gerente de proyecto para 8 vendedores que tienen que vender conchas marinas a las 10 ciudades más grandes del Medio Oeste de EE. UU. con fecha límite en abril un horario de trabajo semanal para los empleados del restaurante para 10 empleados de cocina y 6 empleados de atención durante 4 semanas Howard Wen / IDG Duet AI a menudo puede manejar situaciones complicadas indicaciones. (Haga clic en la imagen para ampliarla). Recuerde que la mejor manera de utilizar Help Me Organize (o cualquier herramienta de IA generativa) es experimentar y jugar con la redacción de sus indicaciones. Nunca se sabe: Duet AI puede sorprenderlo con un resultado mejor o más útil de lo que imaginó originalmente. En resumen, tenga en cuenta estos consejos para escribir indicaciones que activarán Duet AI para brindarle los mejores (o al menos más interesantes) resultados. en Ayúdame a organizar: define exactamente para qué quieres usar la plantilla. ¿Cómo lo describirías en tres palabras? Utilice títulos o números (como fechas o fórmulas matemáticas). Estos pueden implicar columnas y filas en la plantilla. Si desea que la plantilla tenga un menú desplegable u otro tipo de lista, descríbalo. Utilice Duet AI para generar una tabla de la que luego pueda derivar un gráfico. Por último, no tenga miedo de experimentar, incluso si su solicitud parece complicada. Al igual que con todo el contenido generado por IA, las plantillas creadas con Help Me Organize nunca deben considerarse definitivas, pero pueden brindarle una gran ventaja para todo tipo de tareas relacionadas con hojas de cálculo, desde configurar cronogramas complejos hasta crear gráficos y realizar cálculos orientados al tiempo. Relacionado: Cómo utilizar Google Sheets para la gestión de proyectos Copyright © 2024 IDG Communications, Inc.

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