La mayoría de la gente piensa en Google Sheets como una aplicación web para crear y ver hojas de cálculo para análisis de datos, pero también se puede utilizar para la gestión básica de proyectos. Si bien Sheets carece de las funciones avanzadas de un software de gestión de tareas completo, puedes crear una hoja de cálculo para realizar un seguimiento del progreso que tú y tus compañeros de trabajo logran en un proyecto de equipo. Esta guía repasa los elementos de Google Sheets que puedes utilizar para ayuda con el seguimiento del proyecto. Esto incluye el uso de plantillas diseñadas para la gestión de proyectos, agregar menús desplegables con opciones de estado preestablecidas que usted y sus compañeros de trabajo pueden actualizar a medida que se completan las tareas; y etiquetar a los compañeros de trabajo para asignarles tareas.1. Comience con una plantilla de gestión de proyectos. Google Sheets incluye varias plantillas para la gestión de proyectos. Por supuesto, no es necesario utilizar una plantilla, pero puede darle una ventaja en el diseño de su hoja de cálculo. Luego podrás personalizarlo según tu proyecto. Desde Google Sheets: en la parte superior de la página de inicio de Google Sheets, verás el encabezado «Iniciar una nueva hoja de cálculo» con una fila de miniaturas debajo. Estas miniaturas son plantillas. Haga clic en Galería de plantillas en la parte superior derecha de las miniaturas y accederá a una página completa con miniaturas de plantillas. Desde Google Drive: en la página de inicio de Drive, haga clic en el botón Nuevo en la parte superior izquierda. En el menú que aparece, mantenga el puntero sobre la flecha a la derecha de Google Sheets y seleccione Desde una plantilla. Verás una página con miniaturas de plantillas. Howard Wen / IDG Ahorre tiempo comenzando con una plantilla de gestión de proyectos y luego adaptándola a las necesidades de su proyecto. (Haga clic en cualquier imagen de esta historia para ampliarla). En la página «Galería de plantillas», desplácese hacia abajo hasta que vea el encabezado «Gestión de proyectos». Hay cuatro plantillas para elegir: diagrama de Gantt, cronograma del proyecto, seguimiento del proyecto y cronograma de marketing de eventos. Haga clic en una miniatura para iniciar una nueva hoja de cálculo usando esa plantilla. La plantilla «Seguimiento de proyectos», por ejemplo, incluye áreas donde puede realizar un seguimiento de una o más etapas de un proyecto. Dentro de cada proyecto o etapa, puede ingresar tareas específicas necesarias para completar el proyecto, junto con un estado, prioridad, fecha de inicio y finalización, asignado, horas estimadas y más para cada tarea. Howard Wen / IDG La plantilla de seguimiento de proyectos le brinda a su equipo una ventaja rápida para realizar un seguimiento de todas las tareas para completar un proyecto. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo para comenzar a ajustarla para su propio proyecto. Para cambiar cualquier campo de texto: simplemente selecciónelo y comience a escribir. Para cambiar un campo de fecha: escriba una nueva fecha o haga doble clic para que aparezca un minicalendario donde puede seleccionar una fecha. Para seleccionar una opción diferente de un menú desplegable lista: las listas desplegables tienen una pequeña flecha hacia abajo a la derecha de la celda. Haga doble clic en la celda (o haga clic en su flecha hacia abajo) para ver otras opciones para elegir. Seleccione una de las opciones y aparecerá en la celda. (Más información sobre los menús desplegables en un momento). Para eliminar columnas o filas que no necesita: seleccione la columna o fila, haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar columna o Eliminar fila. Para agregar una columna o fila: Haga lo mismo y seleccione Insertar 1 columna a la izquierda, Insertar 1 columna a la derecha, Insertar 1 fila arriba o Insertar 1 fila abajo. De esta manera, puede modificar la plantilla para que se adapte perfectamente a su proyecto.2 . Crear o personalizar listas desplegables Puede crear un menú desplegable que enumere números o palabras específicos que haya ingresado como opciones preestablecidas. O, si está trabajando desde una plantilla que ya incluye listas desplegables, puede agregar, editar o eliminar opciones en cualquier menú desplegable. En una hoja de cálculo de gestión de proyectos, es útil tener un menú desplegable de estado para cada tarea, con opciones como En espera, Aún no iniciado, En progreso y Completo, como en la plantilla «Seguimiento de proyectos» que vimos anteriormente. Puede mejorar estos menús desplegables con colores de fondo que indiquen el estado de un vistazo. Las listas desplegables de Howard Wen / IDG brindan una excelente manera para que su equipo realice un seguimiento del estado de varias tareas que forman parte de un proyecto. No entraremos aquí en todos los detalles sobre cómo crear una lista desplegable desde cero. Consulte nuestro tutorial sobre el uso de listas desplegables en Google Sheets para obtener instrucciones completas. En su lugar, nos centraremos en editar una lista desplegable existente, incluida la adición de colores de fondo. Para editar una lista desplegable: haga clic en la pequeña flecha hacia abajo en el borde derecho de la celda que contiene la lista, luego haga clic en el ícono de lápiz en la parte inferior de el menú que aparece. La barra lateral «Reglas de validación de datos» se abre a la derecha de su hoja de cálculo y muestra las reglas para este menú desplegable. Howard Wen / IDG Puede editar las opciones que aparecen en un menú desplegable o cambiar sus colores de fondo. Cada opción que aparece en el menú desplegable está en un cuadro de texto separado en la barra lateral. Puede editar cualquier elemento haciendo clic en él y escribiendo texto o números nuevos. Para cambiar el color de un elemento en el menú desplegable, haga clic en el ícono circular a su izquierda y seleccione un color. Si el menú desplegable es uno que usted mismo creó, puede editarlo aún más agregando más opciones o arrastrando y soltando las opciones a reordenarlos. (Consulte nuestro tutorial de menús desplegables para obtener más detalles). Si está trabajando con un menú desplegable que forma parte de una plantilla, no puede agregar ni reorganizar opciones. Para eliminar una lista desplegable de una celda: haga clic en la pequeña flecha hacia abajo en el borde derecho de la celda que contiene la lista, luego haga clic en el ícono de lápiz en el menú. En la parte inferior de la barra lateral «Reglas de validación de datos», haga clic en el botón Eliminar regla. Hay muchas más cosas que puede hacer con los menús desplegables que podrían ser útiles para la gestión de proyectos, como aplicar formato condicional basado en valores. Por ejemplo, podría asignar una escala de colores que va desde el rojo para un proyecto que está completado al 10 % hasta el verde cuando está completado al 100 %. Nuestro tutorial desplegable tiene instrucciones completas.3. Etiqueta a las personas con las que estás trabajando Al escribir el símbolo @ dentro de una celda en Google Sheets se abrirá un panel que enumera algunas personas sugeridas en tus contactos, o puedes escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona para abrirlas. Haga clic en el nombre de la persona y se insertará en la celda como un chip inteligente. Howard Wen / IDG Puede asignar una tarea a un compañero de trabajo insertando un chip inteligente. Cuando pasas el puntero sobre esta celda, aparecerá una mini tarjeta de perfil para ellos. En él, usted y otras personas con las que haya compartido la hoja de cálculo pueden hacer clic en los íconos para enviar un correo electrónico a esta persona, iniciar un mensaje de texto o un chat de video con ella, o agregarla a un evento en su calendario. Esto es particularmente útil en un escenario de gestión de proyectos. , porque puede insertar el chip inteligente de un compañero de trabajo para asignarle una tarea. Si otros colaboradores necesitan obtener más información sobre esa tarea, podrán contactar al asignado directamente desde la hoja de cálculo de seguimiento del proyecto.4. Comparta y colabore en una hoja de cálculo de gestión de proyectos Puede utilizar una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de sus propios proyectos personales, pero el valor real surge cuando varias personas pueden ver y colaborar en una hoja de cálculo para realizar un seguimiento colectivo de un proyecto grupal. Para hacerlo, primero debe compartir la hoja de cálculo con ellos. Cuando esté viendo su hoja de cálculo, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha. O, desde tu página de inicio de Google Drive, haz clic para resaltar la hoja de cálculo que deseas compartir. Luego, hacia la parte superior derecha, haga clic en el ícono Compartir (una silueta de cabeza y hombros con un +). Mediante cualquiera de los métodos, se abrirá un panel Compartir. Howard Wen / IDG Compartiendo una hoja de cálculo con colaboradores. En el cuadro de entrada, ingrese las direcciones de correo electrónico (o nombres en sus Contactos de Google) de las personas con las que desea compartir. De forma predeterminada, las personas que invite a su hoja de cálculo pueden editarla y compartirla con otros. Para cambiar los permisos de acceso de sus invitados: haga clic en Editor a la derecha del cuadro de entrada y elija Visor o Comentarista en el menú desplegable. Los espectadores pueden ver todos los datos de la hoja de cálculo, pero no pueden editarlos ni comentarlos. Los comentaristas pueden adjuntar comentarios a celdas específicas, pero sus comentarios no interferirán con los datos de su hoja de cálculo. Para una hoja de cálculo de gestión de proyectos, lo que más le gusta es que algunos compañeros de trabajo puedan editar la hoja de cálculo, por ejemplo, cambiar el estado. menús desplegables a medida que se completan las tareas y actualiza otros campos con información adicional. Pero permitir que cualquiera que vea la hoja de cálculo cambie todos sus aspectos podría generar caos, por lo que es aconsejable limitar los permisos del Editor a un pequeño grupo de colaboradores principales y luego asignar a cualquier otra persona permisos de Visor o Comentarista. La forma más fácil de asignar permisos diferentes niveles a diferentes grupos de personas es enviar diferentes invitaciones. Primero invite a las personas que desea que tengan el estado de Editor: agregue sus nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro de entrada, escríbales un mensaje y haga clic en Enviar. A continuación, haga clic en el botón Compartir nuevamente, agregue un grupo diferente de nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro de entrada, cambie Editor a Visor o Comentarista, escriba un mensaje. y haga clic en Enviar. Para administrar los permisos de acceso en cualquier momento: cuando esté viendo su hoja de cálculo, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha. O, desde su página de inicio de Google Drive, haga clic para resaltar su hoja de cálculo y haga clic en el ícono de silueta en la cabeza. el panel que se abre enumera todas las personas que tienen acceso a la hoja de cálculo. Haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha del nombre de cualquier persona y, en el menú desplegable que se abre, cambie su acceso a Visor, Comentarista, Editor o Eliminar acceso. Howard Wen / IDG Cambiar los permisos de acceso a una hoja de cálculo de Google. Para obtener más información sobre cómo compartir una hoja de cálculo, incluido cómo evitar que se descargue, imprima o comparta, consulte nuestra hoja de referencia de Google Sheets. Y para obtener detalles sobre cómo colaborar en una hoja de cálculo, incluido cómo es colaborar en tiempo real, consulte «Cómo colaborar en un documento» en nuestra hoja de referencia de Google Drive. Copyright © 2023 IDG Communications, Inc.

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