Comenta esta historiaComentarAgregar a tus historias guardadasGuardar¿Tienes dificultades para usar Microsoft Outlook?No estás solo. A pesar de ser uno de los sistemas de correo electrónico corporativo más utilizados, muchos trabajadores lo encuentran confuso y frustrante. Tal vez pierda regularmente correos electrónicos importantes de su jefe. Quizás se vea inundado de invitaciones a reuniones en momentos en los que planeaba concentrarse. O tal vez deseaba que sus correos electrónicos llegaran cuando realmente tuviera tiempo para prestarles atención. Un poco de esfuerzo y un par de cambios pueden ahorrarle tiempo y tranquilidad. «Se puede personalizar para que haga sólo las cosas que usted desea», afirmó Faithe Wempen, autora de «Outlook for Dummies». Consejos y trucos que le ayudarán a controlar mejor su correo electrónico de Outlook. (Nota: las opciones pueden variar según su versión de Outlook). A veces, una conversación de correo electrónico en particular puede tener prioridad. Para asegurarse de que su bandeja de entrada no se lo trague, Outlook le permite fijar mensajes para que permanezcan en la parte superior. Siempre puedes desanclarlo cuando hayas terminado y tu bandeja de entrada volverá a enumerar tus correos electrónicos en orden cronológico. Para anclar, pasa el cursor sobre el correo electrónico en tu bandeja de entrada y haz clic en el ícono de la chincheta, que aparecerá en negrita al hacer clic. Para desanclarlo, simplemente haga clic nuevamente. «Asegúrese de no perder correos electrónicos», dijo Ryan Day, director de marketing de productos de Outlook. “Utilice el PIN a su favor”. Nunca se pierda un mensaje de su jefe. Es posible que haya ciertos remitentes, como su jefe, de quienes nunca querrá perderse un correo electrónico. En ese caso, es posible que desee formatear los correos electrónicos para que se destaquen. Los usuarios que no usan Mac y los que usan dispositivos móviles pueden cambiar el color, el tamaño y el estilo de la fuente de los correos electrónicos de remitentes específicos yendo a ver, luego ver configuración y formato condicional. Allí, puede agregar una regla, configurar sus opciones de visualización y luego establecer la condición. En este caso, la condición sería cualquier correo electrónico de su jefe. Los usuarios de la versión de Outlook para Mac pueden establecer reglas de manera similar para su jefe, pero no pueden personalizar fuentes para remitentes entrantes específicos. En su lugar, utilice una regla para hacer que los correos electrónicos de su jefe se muestren automáticamente en una categoría específica. Por ejemplo, podría hacer que todos los correos electrónicos de su jefe aparezcan con una categorización roja al lado. Outlook también ha creado un acceso directo a las reglas con un botón llamado Barrido, que aparece en la barra de menú en algunas versiones de Outlook. Barrido le permite crear una regla para el tipo de correo electrónico que está viendo actualmente. Las reglas también pueden ayudarle a organizar mejor su correo electrónico, enviando algunos a carpetas específicas en lugar de saturar su bandeja de entrada, por ejemplo. Su calendario de Outlook tiene un par de opciones ingeniosas que incluyen configurar el horario de su jornada laboral y la configuración de privacidad para ayudarlo a mantener el control de lo que otros pueden hacer. ver sobre su día y disponibilidad. En algunas versiones de Outlook, puede configurar su horario de trabajo y ubicación yendo a su calendario, haciendo clic en la pestaña de archivo, opciones, luego calendario y alternando el horario de trabajo. «Si alguien está mirando su calendario para programar una reunión, no estará disponible fuera de su horario laboral”, dijo Wempen. También es posible que, sin darse cuenta, esté permitiendo que sus colegas vean que tiene una cita de depilación brasileña a las 3 p.m. según la configuración que haya cambiado. Para configurar la configuración de privacidad de su calendario, vaya a la pestaña de la carpeta, seleccione las propiedades del calendario y luego la pestaña de permisos. En una Mac, irás a tu calendario, luego a archivo, carpeta y permisos. Esto le permite establecer qué detalles permite que otros vean. Realice un seguimiento de su día creando una lista de tareas pendientes verificable y enviando recordatorios, aconseja Wempen. Para crear una lista de tareas pendientes, busque Mi día, que puede estar en su barra de navegación o en un menú extendido en su calendario. Allí, puede crear tareas para usted e incluso arrastrar y soltar correos electrónicos en la lista para recordarse que debe realizar un seguimiento. Las versiones comerciales de Outlook le permiten asignar tareas a otras personas. Algunas versiones de Outlook también le permiten agregar recordatorios programados a los correos electrónicos marcados para usted o su destinatario. De esta manera, recibirá una notificación que le recordará a usted o a su destinatario que envíen un correo electrónico específico. Utilice respuestas escritas previamente Si descubre que a menudo tiene que usar la misma respuesta para diferentes remitentes, ahórrese algo de tiempo y escriba previamente esos correos electrónicos. Puede crear una plantilla en algunas versiones de Outlook abriendo un nuevo correo electrónico, escribiendo su respuesta predeterminada y luego haciendo clic en archivo, guardar como plantilla. Los usuarios que no utilizan Mac pueden acceder a la plantilla haciendo clic en nuevos elementos, más elementos y luego seleccionando el formulario. Luego, en «buscar», haga clic en plantillas de usuario y busque su correo electrónico guardado. Los usuarios de Mac pueden hacer clic en archivo, nuevo y luego en correo desde la plantilla. También puede crear firmas personalizadas de manera similar si desea tener varias opciones rápidas sobre cómo firmar sus correos electrónicos. . Simplemente abra un nuevo correo electrónico y haga clic en firmas para editarlo. Rechazar reuniones automáticamente A veces puede ser una buena idea rechazar todas las reuniones, dijo Wempen. Tal vez esté de vacaciones o le hayan asignado un proyecto externo. Puede cambiar su configuración para aceptar automáticamente o, en este caso, rechazar reuniones, yendo a sus opciones en la pestaña del calendario. Lamentablemente, esta función no está disponible para usuarios de Mac. Y recuerde, si cambia la configuración para rechazar reuniones automáticamente, deberá desactivarla manualmente cuando esté listo para regresar. Abstenerse de enviar inmediatamente Hay un par de razones por las que es posible que desee que su correo electrónico se detenga antes de enviarlo, y Outlook le ofrece un par de formas de hacer esto. Puede agregar un retraso predeterminado a todos sus correos electrónicos salientes, un consejo denominado «salvador de carrera» por Mike Tholfsen, gerente principal de productos del grupo de Microsoft Education, quien comparte consejos a través de YouTube y TikTok. Esto le brinda la opción de retrasar y cancelar un correo electrónico antes de enviarlo, lo que le brinda tiempo para detectar errores o reconsiderar un correo electrónico acalorado que escribió. Algunos usuarios pueden agregar un retraso predeterminado creando una regla para diferir la entrega por una cantidad específica de minutos. Otros usuarios pueden crear un breve retraso deshacer el envío en la configuración. Programar envío le permite establecer una hora futura para enviar su correo electrónico. Entonces, si escribe un correo electrónico antes o después del horario laboral, programarlo para enviarlo al comienzo del día laboral puede ayudar a evitar que se pierda en el buzón del destinatario. También se considera una buena etiqueta, ya que ayuda a evitar crear pánico innecesario. «Es una forma de mostrar cortesía a las personas», dijo Day sobre la opción. Hay varias formas de bloquear la distracción del correo electrónico más allá de no abrirlo nunca. Algunas versiones de Outlook ofrecen opciones como tiempo de concentración, que le permite bloquear automáticamente partes de su calendario para trabajar cabeza abajo. También puede seleccionar ignorar para un correo electrónico o una conversación, lo que envía automáticamente ese correo electrónico y sus respuestas a la papelera. Puede posponer un correo electrónico y especificar cuándo prefiere recibirlo, lo que eliminará el correo electrónico de su bandeja de entrada y lo reenviará a la hora especificada. Y puedes desactivar todas tus notificaciones para que no te interrumpan pings o notificaciones visuales. “Es nuestro objetivo… [that] entras y sales… rápidamente”, dijo Day. “No queremos [users] vivir sus vidas en Outlook”.

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