Microsoft 365 Services comprende una plataforma integral realizada para hacer que las operaciones comerciales sean más seguras y efectivas. El correo electrónico, la creación de documentos y el almacenamiento de archivos se encuentran entre los usos más comunes para ello, pero es capaz de mucho más. Muchas de sus características pueden ahorrarle tiempo y dinero a su negocio. De hecho, ¡algunas de estas herramientas ocultas podrían ahorrarle miles cada año sin que usted lo sepa! Examinemos algunas de las características más beneficiosas pero subutilizadas de Microsoft Business que podrían afectar significativamente el desempeño financiero de su empresa. Equipos de Microsoft: Beyond Meetings Microsoft Teams con frecuencia se considera simplemente una herramienta de chat y reunión virtual. Pero en realidad, es un centro integral para la colaboración que puede requerir una serie de otras herramientas que su empresa puede estar utilizando. Cómo los grupos reducen los costos: comunicación centralizada: al administrar todas las comunicaciones del equipo en una ubicación, incluidos el chat, las llamadas telefónicas y las videoconferencias, puede eliminar la necesidad de múltiples herramientas. Colaboración de documentos: los equipos se integra fácilmente con Word, Excel y PowerPoint, lo que permite a su equipo colaborar en documentos en tiempo real. ¡No más cadenas de correo electrónico confusas o problemas de versión de archivo! Su equipo trabajará de manera más productiva y no tendrá que pagar suscripciones de software adicionales si usa equipos como su herramienta de comunicación principal. Automatice las tareas repetidas con Power Automate Puede automatizar tareas repetitivas con Power Automate (anteriormente Microsoft Flow). Los flujos de trabajo se pueden configurar, por ejemplo, para transferir archivos entre aplicaciones, enviar correos electrónicos automáticamente o incluso recopilar datos de varias fuentes. La forma en que la potencia automatiza reduce los costos procesos más rápidos: su equipo puede ahorrar tiempo al automatizar tareas como generar informes o enviar correos electrónicos solicitando la aprobación. Menos errores: debido a que es menos probable que los procedimientos automatizados sean propensos a errores humanos, puede evitar los gastos asociados con la corrección de errores. Power Automate puede reducir los gastos optimizando sus flujos de trabajo si su empresa pasa mucho tiempo en tareas repetitivas. Defensor de Microsoft: la ciberseguridad de seguridad de primer nivel es una gran preocupación para todas las empresas, pero muchos aún dependen del software de seguridad de terceros. Microsoft Defender, incluido con Microsoft 365, ofrece seguridad de primer nivel para proteger sus datos y sistemas de los ataques cibernéticos. Cómo Microsoft Defender ahorra dinero: Protección avanzada de amenazas: puede detectar amenazas antes de causar cualquier daño, lo que significa menos violaciones de datos costosas o ataques cibernéticos. Características de seguridad incorporadas: no necesita comprar software adicional para mantener su negocio seguro. El defensor lo maneja todo, ahorrándole el costo de las herramientas de seguridad de terceros. Microsoft Defender ayuda a proteger su negocio sin la necesidad de servicios de seguridad costosos. OneDrive para negocios: el almacenamiento seguro en la nube Onedrive para negocios es una herramienta de almacenamiento en la nube que le permite almacenar y acceder a sus archivos desde cualquier lugar, de forma segura. Muchas empresas lo usan como una alternativa a los servidores de archivos tradicionales, y tiene algunas características excelentes que pueden ayudar a ahorrar dinero. Cómo OneDrive ahorra dinero: no hay necesidad de servidores físicos: con OneDrive, no hay necesidad de invertir en un almacenamiento costoso en el sitio o preocuparse por mantener servidores. Copia de seguridad automática: los archivos se respaldan automáticamente, por lo que no perderá datos importantes y no tendrá que gastar dinero en servicios de recuperación. Fácil de compartir y colaborar: puede compartir fácilmente archivos con su equipo y colaborar en tiempo real sin necesidad de herramientas de intercambio de archivos de terceros. Al mover su almacenamiento a la nube con OneDrive, elimina el costo de los servidores físicos y reduce los gastos de gestión de TI. Microsoft Bookings: Simplify Scheduling Microsoft Bookings es una herramienta que le ayuda a administrar citas y reuniones sin los correos electrónicos o llamadas telefónicas de ida y vuelta. Si su negocio requiere una programación frecuente con los clientes, esta herramienta puede ahorrar mucho tiempo a su equipo. Cómo Microsoft Bookings ahorra dinero: Programación automatizada: los clientes pueden reservar sus propias citas en línea, liberando a su equipo para responder llamadas telefónicas y responder a los correos electrónicos. Integración con Outlook: las reservas se sincronizan automáticamente con su calendario de Outlook para evitar la doble reserva y asegura que no se pierda ninguna reunión. Notificaciones de recordatorio: envía recordatorios a los clientes antes de sus citas, lo que ayuda a reducir las cancelaciones de no shows y de última hora. Microsoft Bookings es una forma simple pero poderosa de reducir el tiempo dedicado a la programación, mejorando tanto su servicio al cliente como en los resultados. Excel y Power BI: Smarter Data Management Microsoft Excel ya se usa ampliamente para rastrear y analizar datos, pero tiene funciones aún más avanzadas que pueden ayudar a su negocio. Cuando se combina con Power BI, Excel puede convertir sus datos en informes y paneles fáciles de entender que pueden impulsar la toma de decisiones inteligentes. Cómo Excel y Power BI ahorran dinero: decisiones informadas: con un mejor acceso a los datos de su empresa, puede tomar decisiones que mejoren la eficiencia y reduzcan los costos innecesarios. Análisis asequible: Power BI es una forma de bajo costo de obtener ideas comerciales detalladas, sin el alto precio de otras herramientas de inteligencia empresarial. Informes automatizados: puede configurar informes automatizados, lo que significa menos entrada de datos manuales y más tiempo para centrarse en el crecimiento. Al desbloquear todo el potencial de Excel y Power BI, puede obtener los datos que necesita para tomar decisiones comerciales mejores y rentables. Outlook and Exchange: Administre su correo electrónico de manera eficiente, la mayoría de las empresas confían en Outlook para el correo electrónico, pero sus características van más allá de simplemente enviar y recibir mensajes. Si usa Microsoft Exchange, puede hacer que su administración de correo electrónico sea aún más eficiente. Cómo Outlook e Exchange ahorran dinero: mejor organización: calendarios, contactos y listas de tareas compartidas significan que todos en su equipo están en la misma página y se pierde menos tiempo. Seguridad incorporada: Outlook y Exchange proporcionan características de seguridad de correo electrónico robustas, reduciendo el riesgo de ataques de phishing y otras amenazas que podrían conducir a violaciones de datos costosos. Con las características de Exchange, puede evitar pagar las herramientas de administración de correo electrónico separadas al tiempo que mejora la eficiencia de su correo electrónico. Conclusión: Maximice su inversión de Microsoft 365, muchas empresas usan Microsoft 365 para sus herramientas básicas como Word, Excel y equipos. Pero como puede ver, hay muchas otras características poderosas ocultas dentro de la plataforma que pueden ayudarlo a ahorrar dinero y administrar su negocio de manera más eficiente. Al aprovechar al máximo los servicios de Microsoft 365, puede optimizar sus operaciones, mejorar la seguridad y automatizar tareas que requieren mucho tiempo, todo lo cual ayuda a reducir los costos y aumentar su rentabilidad. En Flyonit, nos especializamos en ayudar a las empresas a desbloquear todo el potencial de Microsoft 365 Business. Nuestro equipo puede guiarlo a través de las funciones avanzadas y ayudarlo a optimizar su entorno Microsoft 365 para obtener el máximo ahorro. ¡Contáctenos hoy para aprender cómo podemos ayudar a su negocio a ahorrar miles cada año con Microsoft 365! Contáctenos ahora