El cliente es un fabricante líder de confitería, que opera tres instalaciones de fabricación de última generación en Uttarakhand, Haryana y Tamil Nadu, la compañía produce marcas populares que incluyen chupas de Chupa, Mentos, Center Fresh, Center Fruit, Alpenliebe y Chlormint para mercados nacionales e internacionales. Con su sede corporativa en Gurugram y capacidad de producción de aproximadamente 48,000 toneladas anuales en su instalación de Rudrapur más grande solo, mantiene los más altos estándares de calidad. Como fabricante global con complejas operaciones de cadena de suministro, se centran en modernizar sus procesos de gestión de materiales para mejorar la eficiencia operativa, garantizar el cumplimiento y mejorar la visibilidad en sus múltiples instalaciones de fabricación y almacén. Desafíos que enfrentan los sistemas de seguimiento manual fragmentado por el cliente: la compañía se basó en gran medida en hojas de cálculo y documentación en papel para el seguimiento de los movimientos de materiales, tanto transferencias intra-ubicadas como relacionadas con los proveedores. Ineficiencias de aprobación jerárquica: los procesos de envío de materiales se retrasaron debido a los flujos de trabajo de aprobación complejos que requirieron coordinación manual entre múltiples partes interesadas, incluidos iniciadores, revisores, aprobadores, receptores, guardianes y jefes de finanzas. Brechas de cumplimiento y visibilidad: el cliente enfrentó un seguimiento inadecuado de cumplimiento y carecía de visibilidad en tiempo real en el estado de pase de puerta en sus más de 10 ubicaciones. Esto creó desafíos para la preparación de la auditoría y dificultó mantener los estándares de informes centralizados necesarios para sus diversas certificaciones de calidad. Problemas de gestión de bienes retornables: la ausencia de recordatorios oportunos para bienes retornables condujo a demoras frecuentes, pérdidas y disputas con los proveedores. Sin sistemas de seguimiento automatizados, materiales enviados para reparación, inspección o servicios a menudo exceden los plazos de devolución, lo que afectan la gestión de inventario y el control de costos. Solución ofrecida por el software Emloe para abordar estos desafíos operativos, el cliente se asoció con Embee, un socio de confianza de Microsoft en la nube, para implementar un sistema integral de gestión de pase de puerta digital basado en la plataforma de energía Microsoft. La solución fue diseñada e implementada para admitir cuatro tipos de pases de puerta (RGP y NRGP interno/externo) con funciones avanzadas de automatización y cumplimiento. Microsoft Products & Services Used Microsoft Power Apps: Front-end user interface for web and mobile access across all locations Microsoft Power Automate: Automated workflows for approvals, email alerts, and notifications SharePoint Online: Backend database and storage for structured data and access control Microsoft Outlook: Integrated email system for sending approval/rejection/return reminders Microsoft 365: Seamless integration with existing infrastructure and Active Directory Key Características de la solución Control de acceso basado en roles: el sistema proporciona acceso intuitivo basado en roles para siete tipos de usuarios distintos: iniciador, revisor, aprobador, receptor, guardián de puerta, administrador y cabeza de finanzas. Cada rol tiene permisos y flujos de trabajo específicos adaptados a sus responsabilidades en el proceso de movimiento del material. Flujos de trabajo de aprobación de nivel multinivel: flujos de aprobación avanzada con la capacidad de manejar múltiples aprobadores al mismo nivel, asegurando la autorización adecuada mientras mantiene la eficiencia del proceso. El sistema enruta automáticamente las solicitudes según el tipo de material, el valor y el destino. Generación de pase de puerta automatizado: los pases de puerta se generan con metadatos llenos automáticos, incluidos PAN, GST, detalles de ubicación y direcciones de proveedores, reduciendo los errores de entrada de datos manuales y garantizando la consistencia en todas las ubicaciones. Paneles en tiempo real: los paneles completos muestran el estado de solicitud de la solicitud por tipo, ubicación y aprobador, proporcionando a los interesados visibilidad instantánea en toda la tubería de movimiento del material. Sistema de recordatorio inteligente: el material automatizado devuelve recordatorios con seguimiento vencido y registros de auditoría completos para garantizar que los artículos retornables se rastreen y devuelvan a tiempo, reduciendo las pérdidas y mejorando las relaciones de los proveedores. Autenticación digital: las versiones de impresión habilitadas para auto-firma para los pases de puerta final con características de autenticación para garantizar la integridad del documento y el cumplimiento de los requisitos de auditoría. Arquitectura técnica La solución aprovecha las capacidades de bajo código de Microsoft Power Platform al tiempo que se integra a la perfección con su infraestructura existente de Microsoft 365 y Active Directory. SharePoint Online sirve como la base de datos de backend, asegurando el almacenamiento de datos seguro y el control de acceso, mientras que los flujos de trabajo de potencia manejan la lógica y las notificaciones comerciales complejas. El diseño amigable para dispositivos móviles permite a los trabajadores y gerentes de campo acceder al sistema desde cualquier dispositivo, asegurando la continuidad operativa en todas las ubicaciones de fabricación y almacén. Fase de planificación y descubrimiento del viaje de implementación Se realizó una sesión de descubrimiento detallada para comprender los requisitos específicos en todas las ubicaciones de fabricación, que involucran a las partes interesadas clave. La evaluación reveló la complejidad de los escenarios de movimiento material y la necesidad de una solución flexible y escalable. Desarrollo e implementación Después de la fase de descubrimiento, el software de envasado creó un prototipo utilizando aplicaciones de energía que demostraron las capacidades de la solución y convencieron al cliente de la viabilidad del enfoque. El modelo de desarrollo ágil permitió la iteración rápida y la incorporación de retroalimentación de las partes interesadas. La solución se desarrolló e implementó dentro de las 8 semanas posteriores a la finalización de los requisitos, mostrando la eficiencia de las capacidades de desarrollo de bajo código de Microsoft Power Platform. La implementación incluyó: Configuración de controles de acceso basados en roles integrados con el desarrollo de Active Directory de flujos de trabajo automatizados para los cuatro tipos de pases de compuerta creación de paneles en tiempo real e integración de capacidades de informes con sistemas de correo electrónico existentes para notificaciones optimización móviles para el acceso a campo de acceso a los usuarios de los usuarios de los usuarios de los usuarios de los usuarios que se realizan en los usuarios de los usuarios de los usuarios de la nueva ubicación. La interfaz intuitiva de aplicaciones de potencia minimizó la curva de aprendizaje, mientras que los flujos de trabajo automatizados redujeron la complejidad de la coordinación manual. Impacto de la solución Desde que implementó el sistema de gestión de pases de puerta digital basado en la plataforma de Microsoft Power, el cliente ha logrado mejoras notables en todas las métricas operativas clave. Reducción del 35% en el tiempo de respuesta de aprobación: los flujos de trabajo de aprobación de niveles múltiples automatizados han acelerado significativamente el proceso de despacho de material, la eficiencia operativa mejorada y los retrasos reducidos que previamente afectaron los horarios de producción. Transparencia del 100% en más de 10 ubicaciones: la solución proporciona una visibilidad completa en los procesos de envío y retorno de materiales en todas las instalaciones de fabricación y almacén, lo que permite una mejor coordinación y toma de decisiones. Más de 200 solicitudes mensuales de pase de puerta administradas digitalmente: el sistema procesa con éxito más de 200 solicitudes de aprobación de puerta por mes, todas gestionadas digitalmente con flujos de trabajo automatizados, eliminando los cuellos de botella en papel anteriores. Reducción del 80-85% en los errores manuales: la entrada de datos automatizadas y las características de validación han eliminado prácticamente errores manuales relacionados con la puerta, precisión mejorada y reducción de reducción. Tasa de éxito de seguimiento de retorno del 90%: recordatorios de correo electrónico diarios y seguimiento automatizado aseguran que más del 90% de los artículos retornables se rastreen y se devuelvan a tiempo, reduciendo significativamente las pérdidas de materiales y las disputas de proveedores. Iniciativas de automatización adicionales El éxito del sistema de gestión de pases de puerta ha abierto puertas para proyectos adicionales de automatización de bajo código/sin código en toda la organización, incluidos procesos de control de calidad, programación de mantenimiento e informes de cumplimiento.