En nuestro mundo cada vez más digital, los datos se han convertido en el elemento vital de las empresas y organizaciones. Ya sea que sea una empresa de contabilidad que maneja datos financieros y fiscales o dependa de un proveedor de servicios administrados (MSP/MSSP) para salvaguardar su información confidencial, la seguridad de los datos es primordial. Una sola filtración de datos puede tener consecuencias graves, incluidas pérdidas financieras y daños a su reputación. En este blog, exploraremos los aspectos críticos de la gestión de datos tanto para las empresas de contabilidad como para los proveedores de servicios gestionados, ayudándole a evaluar si sus datos se están gestionando correctamente. Evaluación de las normas de cumplimiento de la gestión de datos de su contador público certificado Una de las primeras consideraciones al evaluar las soluciones y prácticas de gestión de datos de su empresa de contabilidad es el cumplimiento de las normas pertinentes. Dependiendo de su ubicación y la naturaleza de su negocio, pueden aplicarse varias regulaciones. Por ejemplo, los Controles de Sistemas y Organización (SOC) para firmas de contabilidad, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa y la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) para datos de atención médica imponen requisitos estrictos sobre el manejo de datos. Es esencial hacerle a su firma de contabilidad las siguientes preguntas: ¿Su firma mantiene activamente el cumplimiento de estas regulaciones? ¿Pueden proporcionar documentación de sus esfuerzos de cumplimiento? Garantizar que su empresa de contabilidad cumpla con estas regulaciones, incluso cuando se modifiquen, es fundamental porque el cumplimiento ayuda a proteger sus datos del acceso no autorizado y garantiza que se manejen con cuidado. Prácticas de seguridad de datos Las medidas de seguridad de datos son la columna vertebral de la gestión de datos. Las empresas de contabilidad deben emplear prácticas de seguridad sólidas para salvaguardar la información financiera y fiscal confidencial. A continuación se detallan algunos aspectos clave a considerar: Control de Acceso: Infórmese sobre las medidas implementadas para controlar el acceso a sus datos. ¿Se otorgan derechos de acceso según la necesidad de saber? ¿Cómo se monitorea y audita el acceso? ¿Los datos están involucrados en alguna herramienta de gestión que utilice inteligencia artificial? Cifrado: asegúrese de que los datos estén cifrados durante la transmisión y el almacenamiento. El cifrado agrega una capa adicional de protección a su información confidencial. Planes de respuesta a incidentes: pregunte sobre el plan de respuesta a incidentes de la empresa. ¿Cómo manejan las violaciones de datos o los incidentes de seguridad? Un plan bien definido puede mitigar el impacto de una infracción y proteger sus datos. Hacer estas preguntas le ayudará a conocer mejor los protocolos de seguridad que tiene su empresa de contabilidad y su compromiso de proteger sus datos. Almacenamiento y copia de seguridad de datos Dónde y cómo se almacenan sus datos es otro aspecto crítico de la gestión de datos. El almacenamiento seguro de datos y las copias de seguridad periódicas son esenciales para garantizar la disponibilidad y recuperación de los datos en caso de incidentes inesperados. Ubicación de almacenamiento: descubra dónde se almacenan sus datos. ¿Es local o en la nube? Cada opción viene con su propio conjunto de consideraciones de seguridad. Medidas de Seguridad: Infórmese sobre las medidas de seguridad vigentes en el lugar de almacenamiento. Se deben implementar protocolos de seguridad sólidos para proteger sus datos. Frecuencia de copia de seguridad: comprenda la frecuencia con la que se realizan las copias de seguridad y dónde se almacenan los datos de la copia de seguridad. Las copias de seguridad periódicas son cruciales para evitar la pérdida de datos. Al hacer estas preguntas, tendrá una idea más clara de cómo su empresa de contabilidad gestiona el almacenamiento y las copias de seguridad de los datos, garantizando la disponibilidad e integridad de su información. Evaluación de los requisitos de cumplimiento de la gestión de datos de su MSP/MSSP Para las empresas que dependen de los MSP para manejar datos confidenciales, el cumplimiento de las regulaciones pertinentes es igualmente importante. Dependiendo de su industria, pueden aplicarse estándares como el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS), HIPAA y el Marco de ciberseguridad del NIST. Para evaluar las prácticas de la plataforma de gestión de datos de su MSP/MSSP, haga las siguientes preguntas: ¿A qué estándares de cumplimiento se adhiere su MSP/MSSP? ¿Cómo demuestran su cumplimiento? Garantizar que su MSP/MSSP cumpla con estos estándares es vital para proteger sus datos confidenciales contra filtraciones y mantener la confianza con sus clientes. Puede visitar otro de nuestros blogs si está pensando en cambiar de MSP por uno que se adapte mejor a sus necesidades. Infraestructura de ciberseguridad La infraestructura de ciberseguridad de su MSP/MSSP juega un papel crucial en la protección de datos. Éstos son algunos aspectos clave a considerar: Firewalls: pregunte sobre el tipo de firewalls existentes y cómo están configurados para proteger sus datos de amenazas externas. Sistemas de detección de intrusiones: ¿Su proveedor tiene sistemas de detección de intrusiones para monitorear accesos no autorizados y actividades inusuales? Protección de endpoints: ¿Cómo se protegen los endpoints, como dispositivos y servidores, contra malware y otras amenazas? Comprender las herramientas y tecnologías de ciberseguridad empleadas por su MSP/MSSP es esencial para evaluar su capacidad para proteger sus datos confidenciales y no conformarse con el uso de sistemas heredados. Detección y respuesta de amenazas Las capacidades proactivas de detección de amenazas y respuesta a incidentes son esenciales para cualquier MSP/MSSP. La detección eficaz de amenazas puede prevenir violaciones de seguridad, mientras que un plan de respuesta a incidentes bien definido puede mitigar el impacto cuando se produce una violación. Haga a su MSP/MSSP las siguientes preguntas: ¿Tienen un equipo de seguridad dedicado responsable de monitorear las amenazas? ¿Cuál es su proceso para identificar y responder a amenazas a la seguridad? ¿Cómo se le notifica en caso de un posible incidente de seguridad? Tener claridad sobre estos aspectos le ayudará a evaluar la preparación de su MSP/MSSP para manejar amenazas de seguridad y proteger sus datos. En Nerds Support siempre nos mantenemos actualizados con las últimas tecnologías y estrategias de piratería. Aquí hay un breve video sobre una nueva estrategia en la que están participando los ciberdelincuentes. Incidentes de violación de datos: lecciones de riesgo Para subrayar la gravedad de los riesgos asociados con una gestión inadecuada de datos, profundicemos en cuatro incidentes recientes de violación de datos, cada uno de los cuales arroja luz sobre diferentes aspectos. de fallos en la seguridad de los datos. DarkBeam: un oscuro presagio En el ámbito de la seguridad de los datos, incluso los esfuerzos bien intencionados pueden salir mal, como lo ejemplificó el incidente de DarkBeam. DarkBeam, una empresa de protección de riesgos digitales, se encontró en un giro irónico cuando accidentalmente expuso una importante base de datos. Si bien los datos expuestos consistían principalmente en registros compilados por DarkBeam para alertar a los clientes sobre incidentes de seguridad que afectan su información personal, subrayaron la vulnerabilidad de los datos incluso en manos de quienes se dedican a salvaguardarlos. El incidente sirve como un claro recordatorio de que incluso las organizaciones más diligentes pueden contribuir inadvertidamente a la exposición de los datos, lo que enfatiza la necesidad de prácticas de seguridad estrictas y auditorías periódicas. ICMR: Datos médicos bajo asedio La filtración de datos del Consejo Indio de Investigación Médica (ICMR) sirve como un crudo recordatorio de la vulnerabilidad de los datos médicos y personales. En este incidente, se informó que los datos personales de 815 millones de residentes indios, incluida información confidencial como nombres, direcciones, números de pasaporte y números de Aadhaar, fueron extraídos de la base de datos de pruebas Covid del ICMR. La violación no sólo expuso una gran cantidad de información personal sino que también generó preocupaciones sobre la seguridad de los datos médicos. Subraya la necesidad crítica de medidas estrictas de protección de datos, especialmente en organizaciones de atención médica que manejan información confidencial de pacientes y cumplen con HIPAA. Harding, Shymanski & Company: Consecuencias fiscales Las empresas contables poseen una gran cantidad de datos financieros y fiscales, lo que las convierte en objetivos atractivos para los ciberdelincuentes. La filtración de datos de Harding, Shymanski & Company ejemplifica las posibles consecuencias de una gestión laxa de los datos. La infracción se produjo cuando las credenciales de un empleado se vieron comprometidas, lo que provocó la presentación de declaraciones de impuestos fraudulentas en nombre de ciertos clientes. Se expuso información confidencial, incluidos nombres, números de Seguro Social y detalles de cuentas bancarias. Este incidente subraya la importancia de prácticas estrictas de seguridad de datos y la necesidad de medidas proactivas para evitar el acceso no autorizado a datos financieros y fiscales. Ya sea que se trate de exposición involuntaria de datos, exposición de datos de propiedad, violaciones de datos médicos o compromisos de datos financieros, el hilo común es la importancia crítica de prácticas sólidas de seguridad de datos, el cumplimiento de las regulaciones y medidas proactivas para proteger la información confidencial. Las consecuencias de una gestión inadecuada de los datos pueden ser graves y afectar tanto a personas como a empresas y organizaciones. ¡No se conforme con menos con sus datos! Los datos son el alma de los procesos empresariales modernos y su seguridad debería ser una máxima prioridad. Ya sea que confíe su información confidencial a una firma de contabilidad o confíe en un MSP o MSSP, evaluar cómo se administran sus datos es crucial. Desde el cumplimiento normativo hasta las prácticas de seguridad de los datos y las estrategias de respaldo, comprender estos aspectos es esencial para salvaguardar sus datos y tomar decisiones comerciales inteligentes, especialmente en la temporada de impuestos. Recuerde, la seguridad de los datos es una responsabilidad compartida. Si bien sus proveedores de servicios desempeñan un papel crucial en la protección de su información, usted también tiene un papel que desempeñar. Estas son algunas conclusiones clave: Haga preguntas: no dude en preguntar a sus proveedores de servicios sobre sus prácticas de gestión de datos, medidas de seguridad y esfuerzos de cumplimiento. La transparencia es clave para generar confianza. Manténgase informado: manténgase informado sobre las regulaciones y estándares de protección de datos relevantes que se aplican a su industria. Este conocimiento le ayudará a responsabilizar a sus proveedores de servicios. Sea proactivo: cualquiera puede sufrir violaciones de datos, pero ser proactivo puede ayudar a minimizar los riesgos. Evalúe periódicamente las prácticas de seguridad de datos de sus proveedores de servicios y, si es necesario, busque orientación profesional. Busque orientación profesional: si tiene inquietudes o dudas sobre las prácticas de sus proveedores de gestión de datos, considere buscar orientación de profesionales de ciberseguridad o expertos legales que se especialicen en privacidad de datos. En un mundo donde las violaciones de datos son una amenaza constante, tomar estas medidas puede marcar la diferencia entre la gestión segura de los datos y las posibles consecuencias de una violación. Recuerde, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus datos están en juego, y es esencial garantizar que se administren correctamente. Proteger sus datos no se trata sólo de cumplimiento; se trata de salvaguardar el futuro de su negocio y mantener la confianza de sus clientes y clientes. Manténgase alerta, haga las preguntas correctas y tome las medidas necesarias para proteger sus valiosos datos. Al final, su compromiso con la seguridad de los datos no solo protegerá a su organización sino que también demostrará su dedicación a la gestión responsable de los datos, que es la piedra angular de la confianza en la era digital actual. Si está listo para dar el siguiente paso para proteger sus datos y garantizar que se administren correctamente, comuníquese con Nerds Support, su socio confiable en excelencia en la gestión de datos.

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