A partir de 2024, el Ayuntamiento de Birmingham es una de las autoridades locales que se enfrentan a una crisis financiera. Se recortan los servicios locales y se aumentan los impuestos municipales. Nada de esto es una buena noticia para las comunidades y los residentes que dependen de estos servicios, ni para aquellos hogares que luchan con pagos de facturas cada vez mayores. En Birmingham, los problemas financieros que enfrenta se ven agravados por la falta de implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y HCM (gestión del capital humano) basado en la nube de Oracle. Estos reemplazan una implementación de SAP altamente personalizada que se implementó originalmente en 1999. Como muchos clientes de SAP a largo plazo, el ayuntamiento tenía una opción: colaborar con SAP para elaborar un plan de migración al último sistema ERP en la nube S/4Hana, o pasar a una plataforma completamente diferente. Eligió este último y seleccionó a Evosys para implementar un nuevo sistema Oracle Cloud ERP y HCM. Desde que entró en funcionamiento en 2022, el sistema Oracle ha requerido una corrección manual para solucionar problemas contables. El informe financiero del consejo para 2024 muestra un presupuesto de 5,3 millones de libras esterlinas para soporte continuo e intervención manual en el problemático sistema Oracle. ¿Qué vino antes de Oracle Cloud? A finales de la década de 1990, el Ayuntamiento de Birmingham inició la implementación de un sistema SAP para transformar los servicios del gobierno local. Alguna vez se afirmó que era la implementación de SAP de una autoridad local más grande del mundo y, en 2010, el consejo se embarcó en una importante revisión de TI, que requirió que las aplicaciones de SAP reemplazaran una cantidad significativa de sistemas internos. Esta implementación incluyó un cambio a un modelo de prestación de servicios compartidos y un nuevo modelo de conjunto de aplicaciones integradas basado en el conjunto de software SAP para respaldar el proceso de gestión del desempeño operativo, financiero y de adquisiciones del consejo. La implementación se completó a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con un informe ejecutivo. En ese momento, había expectativas de que proporcionaría beneficios empresariales a Birmingham de 100 millones de libras esterlinas en ahorros y un aumento del 15% en la productividad durante un período de cinco años. La Universidad de la Ciudad de Birmingham también participó, colaborando con SAP en un curso de maestría en Gestión de Sistemas Empresariales, diseñado en torno a la certificación SAP. En ese momento, el líder adjunto del Ayuntamiento de Birmingham, Paul Tilsley, dijo: “Este será un recurso local invaluable para apoyar el desarrollo de nuestra economía digital y reforzar la profundidad de las habilidades en TIC necesarias para respaldar los servicios públicos locales modernos. También creo que este es un plan para futuras colaboraciones entre las empresas, el mundo académico y el sector público”. Las cuentas del consejo para 2016/17 muestran que se reservaron £5,5 millones para actualizaciones técnicas y de software del sistema SAP entre 2016/17 y 2018/19. Estas actualizaciones se justificaron para garantizar que el sistema se mantuviera actualizado y alineado con la dirección estratégica del consejo y la reducción de los servicios de apoyo. Cómo se preparó Birmingham para la migración de ERP En 2018, Birmingham decidió revisar sus requisitos futuros en materia de finanzas, adquisiciones, recursos humanos y sistemas de nómina. Contrató a Socitm Advisory como parte del proceso para ayudarle a adquirir un nuevo sistema ERP basado en la nube. El contrato se adjudicó a Insight Direct (UK) Ltd, en asociación con Evosys, sobre la base de que ambos entregarían lo que el Informe al Gabinete del Ayuntamiento de Birmingham en 2021 describió como “una nueva solución” basada en Oracle Cloud ERP. El proyecto parece ser una nueva implementación. Birmingham reconoció los riesgos de adaptar el nuevo software empresarial en lugar de adoptar las mejores prácticas integradas en los nuevos sistemas Oracle que estaba implementando. También reconoció que los problemas regulatorios en el gobierno lógico significarían que los datos del antiguo sistema SAP tendrían que estar disponibles para auditores externos, lo que potencialmente significaría que tendría que mantener el viejo sistema funcionando por mucho más tiempo una vez que Oracle entrara en funcionamiento. Entre los beneficios comerciales de migrar a la nube está que las operaciones diarias y los problemas técnicos son administrados por el proveedor de la nube, lo que significaba que Birmingham necesitaría un equipo de administradores de SAP. El caso de negocio financiero para la actualización, a partir de 2021, mostró que el sistema SAP, administrado por Capita, le costaba al ayuntamiento 5,1 millones de libras esterlinas al año. Durante los nueve años comprendidos entre 2022/2023 y 2031/2032, esto equivaldría a 46 millones de libras esterlinas. Durante el mismo período, el sistema Oracle debía ahorrar £ 563 000 en 2022/23 y £ 788 000 en 2023/2024, y los ahorros se acumularían durante los nueve años hasta £ 10,9 millones. Hay informes que sugieren que el consejo había planeado originalmente cambiar sus procesos comerciales existentes para adaptarlos al nuevo sistema Oracle. Pero se cambió y se personalizó Oracle para respaldar los procesos comerciales existentes de Birmingham. Los problemas que enfrenta la implementación de Oracle Cloud Este cambio de énfasis desde la adopción de los procesos de negocios de Oracle listos para usar habría requerido una transformación del negocio, adaptando el sistema Oracle a los procesos de negocios existentes del consejo. Se cree que esta decisión afectó gravemente la capacidad del consejo para implementar adecuadamente el sistema Oracle y provocó retrasos y costos adicionales. Oracle finalmente entró en funcionamiento en 2022, pero el consejo ha enfrentado problemas de configuración desde su implementación. En abril de 2023, el líder del concejo municipal, John Cotton, concedió una entrevista al Birmingham Mail, en la que describió el “desastroso” sistema Oracle que ha dejado a los contribuyentes con una factura de 100 millones de libras esterlinas. El reemplazo de ERP y HCM, que originalmente estaba previsto que costaría alrededor de £ 19 millones, ahora le ha costado al consejo más de £ 100 millones. Desde que entró en funcionamiento, el sistema Oracle ha estado plagado de problemas. Por ejemplo, el Ayuntamiento de Birmingham ha necesitado estabilizar y mejorar las operaciones del software. En particular, el sistema ERP registró transacciones incorrectamente, lo que significó que se requirió mucho trabajo manual para mantener la precisión del sistema financiero del consejo. También hubo retrasos en la implementación de módulos del sistema que habrían permitido a los responsables del presupuesto ver y pronosticar su gasto presupuestario más fácilmente. A principios de 2024, el consejo informó que se necesitarían 45 millones de libras adicionales para solucionar los problemas, además de los 85 millones de libras que ya había gastado. Esta incapacidad de obtener datos financieros precisos provocó un retraso adicional de seis meses en el cierre de las cuentas del año anterior, ya que el equipo de finanzas tuvo que ajustar manualmente las imprecisiones. Su informe financiero de 2024 mostró que el consejo experimentó un deterioro de las deudas incobrables de 12,5 millones de libras esterlinas. Si bien este déficit se debe, en parte, a la crisis del costo de vida, el informe afirma que “los problemas con la implementación del sistema de recursos humanos y finanzas ERP de Oracle también retrasaron las medidas de aplicación de la ley. ¿Qué salió mal con Oracle Cloud de Birmingham? El informe del Ayuntamiento de Birmingham al Gabinete de 2021 analizó los problemas que enfrentó el ayuntamiento al implementar el nuevo sistema Oracle Cloud ERP en ese momento. El informe ilustra los desafíos que supone migrar de una versión anterior de un sistema ERP a un producto rival. Destaca los problemas de rotación de personal, que afectaron el nivel de conocimiento disponible de Oracle, y muestra deficiencias en los procesos de ejecución del programa, lo que resultó en una revisión de aseguramiento dirigida por Ernst & Young que exigió cambios en la gobernanza. También señala los retrasos en la fecha de entrada en funcionamiento de Oracle. Esto significó que el consejo necesitaba migrar el antiguo sistema SAP a hardware y software más nuevos, y pagar £1,1 millones adicionales a SAP para mantenimiento y soporte continuos. En general, parecería que el consejo subestimó el trabajo necesario para implementar el nuevo sistema Oracle de la forma que quería.

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