La implementación de SAP puede garantizar la eficiencia y una rápida escalabilidad para su organización. El 80% del total de clientes de SAP son pequeñas y medianas empresas que tienen sólo una década de antigüedad en la industria. Aparte de esto, el 77% de las transacciones de ingresos totales en el mundo se realizan a través del sistema SAP. Pero cuando se trata del procesamiento de la implementación de SAP, ahí es donde las empresas deben ser un poco cautelosas a la hora de crear una implementación estratégica que conduzca a una adopción exitosa. En este blog, vamos a hablar de ocho pasos cruciales que toda organización debe seguir cronológicamente para adaptar SAP Business One en su espacio de trabajo con éxito; Siga estos pasos para obtener el máximo rendimiento de la solución ERP. Paso 1: – Planificación Encontrar la solución SAP Business One adecuada y luego implementarla en su negocio llevará tiempo. Como resultado, cuando inicia el proceso de implementación de SAP, primero busca el ERP que se adapte a sus necesidades comerciales. Además de esto, es importante crear un presupuesto realista antes de seguir adelante. Pero tenga en cuenta que es posible que necesite algunas modificaciones a medida que se acumulen más módulos de SAP. La implementación de SAP puede tardar desde 6 meses hasta un año completo. Por lo tanto, es importante elaborar un plan de gestión de cambios de diseño para agilizar todo el cambio. Paso 2: – Encontrar los miembros adecuados del equipo Cuando busca nuevos miembros para el equipo, necesita conocer las cualidades y capacidades individuales que poseen. Al mismo tiempo, debes asegurarte de que sus personalidades coincidan, lo que les facilitará trabajar juntos en el proyecto. Recuerde, todos deben invertir su tiempo en la implementación del ERP y deben poder trabajar en una amplia gama de roles, departamentos e incluso ciertos conjuntos de habilidades. Se incluye un gran equipo de proyecto ERP. Un líder Un líder de proyecto 2 representantes de cada departamento que utilizará los sistemas ERP después de su implementación. Además, el equipo de gestión debe actualizarse en cada paso porque son ellos los que aportan la inversión para todos los recursos adicionales que impulsarán la implementación hacia el éxito. Paso 3: – Construir una excelente comunicación El equipo que está trabajando en la implementación del ERP debe proporcionar los objetivos a la gerencia y a otros miembros del personal. Esto incluye el alcance, los objetivos, por qué se debe iniciar el proyecto y cuál es el resultado una vez finalizado el proyecto. Lo que esto significa es que debe sentarse con los miembros del equipo, hacerles preguntas y escuchar las respuestas que les den. Una de las cosas que podría hacer es realizar una encuesta en toda la empresa junto con algunas entrevistas individuales de aquellas personas cuyo trabajo se verá más afectado por la implementación del ERP. Es bastante común en la implementación de ERP que los equipos de productos individuales solo se concentren en su parte del proyecto. Lo que significa que solo comunicarán lo que sea mejor para su equipo. Por lo tanto, es una buena idea celebrar reuniones del equipo del proyecto una vez por semana para compartir información sobre el progreso y algunos cambios que se producirán en las próximas semanas después de la implementación de SAP. Paso 4: – Elegir el sistema ERP Después de haber realizado la encuesta y comprendido las necesidades de cada equipo de producto, ahora es el momento de seleccionar el sistema ERP para la integración. Aquí, tendrá que investigar y evaluar varias soluciones ERP para descubrir cuál se adapta mejor a los requisitos y objetivos de su negocio. Al seleccionar las soluciones ERP, debe tener en cuenta lo siguiente: – Compruebe si la solución puede cumplir con los requisitos funcionales específicos de su organización. ¿La solución ERP se puede integrar fácilmente con sus sistemas y modelos de datos actuales? ¿Es la solución ERP lo suficientemente escalable como para agregar más módulos a medida que se expande el negocio? ¿El proveedor de la solución ERP tiene buena reputación y brinda soporte adecuado en tiempos de crisis y mantenimiento? ¿Cuánto tiempo llevará implementar completamente la solución ERP? Paso 5: – Diseño y desarrollo La fase de diseño se lleva a cabo después de haber alcanzado los requisitos descarrilados y una comprensión de los flujos de trabajo para los cuales está implementando la solución ERP. Aquí tendrás que diseñar flujos de trabajo mejores y más eficientes junto con otros procesos. Además de esto, si está utilizando una solución ERP única, deberá comprar e instalar el hardware y el software para ejecutar el programa correctamente. Por otro lado, mientras todo esto sucede, el equipo de desarrollo de software necesita comenzar a trabajar en el material de capacitación para ayudar a los usuarios a familiarizarse con el nuevo sistema. La migración de datos es otro gran paso, ya que requiere extraer, transformar y cargar los datos de varios sistemas con diferentes formatos. El equipo del proyecto debe elaborar un cronograma para migrar los datos para evitar una migración generalizada de los datos históricos. Paso 6: – Probar el ERP Una vez completada la implementación del ERP, debe probar el sistema para determinar su funcionalidad y precisión de los datos. Esto también incluye probar cada aplicación y proceso del sistema presente. Además de esto, su equipo también necesita verificar los datos migrados y ver si la transferencia de datos está completa o no. Su equipo debe considerar este paso como un control de calidad y, en este caso, su tarea es descubrir tantos fallos y errores como sea posible. Esto no significa que el programa sea defectuoso; simplemente significa que aún no se han realizado ciertas configuraciones. La fase de prueba de la implementación de SAP se vuelve más vital cuando la empresa realiza un nivel significativo de personalización. Asegúrese de haber iniciado las pruebas para todas las interfaces de usuario y, desde el lado del proveedor, se le proporcionarán pruebas de funcionalidad, rendimiento e integración. Paso 7: – Capacitar al equipo Con la nueva tecnología implementada, seguramente habrá algunos problemas al principio. Pero esto se puede solucionar organizando la formación de los diferentes equipos en función de su trabajo. Asimismo, es mejor brindar capacitación práctica adicional al principio para ayudar a los equipos a comprender el sistema. Si ha seguido los pasos que hemos mencionado y se ha comunicado con el equipo con suficiente antelación, estamos seguros de que verá positividad y entusiasmo acerca de la nueva solución ERP. Paso 8: – Mantenimiento y soporte continuos Una vez que el sistema ERP finalmente esté en funcionamiento, la empresa debe formar un proceso con el proveedor para el mantenimiento y soporte continuos del sistema. En esto, debe incluir comprobaciones de mantenimiento, actualizar el software con los últimos parches de seguridad y solucionar cualquier tipo de problema que pueda surgir durante el uso. Conclusión La implementación de SAP Business One en su negocio puede optimizar las operaciones y permitirle tener una ventaja competitiva en la industria. En Embee sabemos que el proceso de implementación de SAP es bastante complejo. Por lo tanto, nos encargamos de la implementación de SAP por usted siguiendo todos los pasos necesarios que mencionamos anteriormente en este blog. Los esfuerzos que invertiremos en la implementación de SAP serán beneficiosos para usted en los próximos años, junto con una mayor eficiencia y optimización del flujo de trabajo.

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