Un registro de nómina es una forma conveniente de realizar un seguimiento de toda la información relevante de nómina en una ubicación única y centralizada. Mantener registros de nómina precisos y oportunos facilita el cálculo de impuestos y mantiene el cumplimiento de todas las leyes federales, estatales y locales necesarias. Si nunca antes ha realizado un registro de nómina, cubrimos lo que necesita saber al respecto. Empleados de Paycor por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresa (5000+) Micro (0-49 empleados), Pequeña (50- 249 empleados), mediano (250-999 empleados) Micro, pequeño, mediano Funciones API, impresión de cheques, administración/compartición de documentos y más ¿Qué es un registro de nómina? Un registro de nómina es un registro de la información de pago de salario de cada empleado para cada fecha y período de pago. También incluye información de todos los empleados en cada período de tiempo determinado, para que pueda ver fácilmente los totales generales. Parte de la información incluida en un registro de nómina incluye salario bruto, deducciones, pagos de bonificaciones, pagos de horas extras, retención de impuestos, pago neto y pagos de beneficios. Por lo general, no incluye los impuestos pagados por los empleadores, pero puede incluir impuestos de desempleo federales y estatales. Los registros de nómina pueden adoptar muchas formas, desde hojas de cálculo de Excel hasta un libro de registro de nómina físico que se completa a mano. Algunos software de contabilidad, como ADP, ofrecen la opción de generar automáticamente un informe de registro de nómina, lo cual es muy conveniente. Sin embargo, no lo confunda con otros informes que tienen nombres similares: un registro de nómina no es lo mismo que un informe detallado de nómina, un informe del historial de cheques de pago o un talón de pago de los empleados. Estructura del registro de nómina Cada registro de nómina debe incluir generalmente la siguiente información: Nombre de cada empleado. Período de pago. Fecha de pago. Horas regulares trabajadas por cada empleado. Horas extras trabajadas por cada empleado, en su caso. El salario neto de cada empleado. La tasa de pago de cada empleado. El salario bruto de cada empleado. Impuestos federales, estatales y locales retenidos. Parte del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare. Cualquier otra deducción aplicable (como beneficios). Contribuciones a beneficios del empleador, si corresponde. Detalles de pago neto (cheque en papel, depósito directo, tarjeta de pago, etc.). El registro de nómina también debe incluir los totales de cada partida. Tenga en cuenta que las leyes de mantenimiento de registros de nómina varían según la jurisdicción, así que asegúrese de consultar todas las leyes federales, estatales y locales pertinentes al crear su estructura de registro de nómina. Ejemplo de registro de nómina Un ejemplo de entrada de registro de nómina en ADP. Imagen: ADP. Beneficios de un registro de nómina Mantener un registro de nómina bien documentado ofrece muchas ventajas para su negocio. Estas son algunas de las cosas que puede hacer con un registro de nómina: Centralizar todas las fechas de nómina relevantes en un solo lugar. Lleve un registro de las horas y los salarios pagados. Calcule cuánto efectivo se requiere para cubrir la nómina. Pronosticar los costos de horas extras para períodos de pago futuros. Revise los costos salientes para toda la organización o por empleado. Pagos presupuestarios de impuestos para cada período de pago. Realice un seguimiento de las deducciones y retenciones de los empleados. Proporcionar datos de nómina y otra información a los proveedores de seguros y compensación laboral. Registre el tiempo de licencia de los empleados. Conciliar los gastos de nómina con el libro mayor. Validar transacciones de depósito directo. Complete los pagos de impuestos trimestrales de su empresa utilizando el Formulario 941. Mantenga registros de nómina precisos y que cumplan con las normas. Más cobertura de nómina Pasos para crear un registro de nómina Crear un registro de nómina no es un proceso complicado, pero es necesario seguir un proceso determinado para garantizar que cada entrada del registro sea precisa y completa. Estos son los pasos que debe seguir para crear un registro de nómina: Calcule la frecuencia de los períodos de nómina. Dado que necesita crear un registro de nómina para cada día de pago, necesita conocer una lista de las próximas fechas de ejecución de nómina. Reúna todos los documentos e información necesarios. Esto incluye su número de identificación de empleador (EIN), identificación fiscal estatal y local, formularios W-4 federales y estatales, información de tarjeta de tiempo y datos de compensación de cada empleado. Si está agregando nuevos empleados a la nómina, también necesitará su formulario I-9 y su solicitud de empleo. Llene el registro. Tome la información que recopiló en el paso dos y úsela para completar su registro de nómina, luego calcule el salario bruto de cada empleado. Si está utilizando un software de nómina como ADP, automáticamente extraerá la mayoría de estos datos de otras áreas del software y hará los cálculos por usted. Determinar impuestos y deducciones. Utilice los W-4 para calcular cuánto necesita restar de impuestos y deducciones para cada empleado. Calcule el salario neto de cada empleado. Reste la cantidad total de impuestos y deducciones del salario bruto del empleado para calcular su salario neto (también conocido como salario neto). Revisar la entrada del registro de nómina. Verifique nuevamente la entrada de pago de cada empleado en busca de errores y resuélvalos antes de pasar a la siguiente entrada del registro de nómina. Mejores prácticas para usar y mantener un registro de nómina Proteger datos confidenciales Los registros de nómina contienen datos extremadamente confidenciales sobre las finanzas de su empresa y la información personal de los empleados. Por este motivo, debe tomar medidas para mantener seguros sus registros de nómina y restringir el acceso sólo a un puñado de personal autorizado. Por motivos de seguridad, recomendamos mantenerse alejado de los registros físicos o de las hojas de cálculo de Excel y, en su lugar, optar por un software de contabilidad con funciones como la autenticación de dos factores. Actualice el registro con frecuencia Cada vez que cree un registro de nómina, verifíquelo en busca de cambios y errores. Es necesario realizar ajustes por aumentos o disminuciones salariales, cambios en las deducciones y fluctuaciones de las horas trabajadas, sólo por dar algunos ejemplos. Manténgase actualizado con el cumplimiento Las leyes de nómina pueden cambiar a nivel federal, estatal y local en cualquier momento. Manténgase actualizado con los últimos cambios en su jurisdicción y actualice sus registros de nómina para reflejar los cambios tan pronto como entren en vigor. Conserve los registros de nómina El IRS exige que las empresas conserven los registros de nómina, incluidos los registros de nómina, durante al menos cuatro años. Asegúrese de almacenar de forma segura sus registros de nómina durante este período de tiempo en un lugar donde estén a salvo del acceso no autorizado. ¿Qué significa acreditar el registro de nómina? Probar un registro de nómina significa verificar que todos sus cálculos sean correctos y que los datos de su nómina sean exactos. Debe asegurarse de que los ingresos totales de cada empleado sean iguales a su salario neto menos la suma total de todas sus deducciones. ¿Cuál es la diferencia entre un diario de nómina y un registro de nómina? Si bien registran información salarial, un registro de nómina no es lo mismo que un diario de nómina. Un registro de nómina desglosa la información por empleado, mientras que un diario de nómina resume las cifras de nómina de toda la empresa. Se utiliza un registro de nómina para conciliar la nómina y verificar su exactitud, mientras que un diario de nómina se utiliza para preparar estados financieros.

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