El seguro de compensación para trabajadores es obligatorio para la mayoría de los empleadores en la mayoría de los estados, pero eso no significa que sea imposible reducir los costos de la prima de compensación. En esta guía, comenzamos explicando por qué es importante el seguro de compensación para trabajadores y cómo se calcula. Luego, profundizamos en las siete formas principales en que puede reducir las primas del seguro de compensación para trabajadores y al mismo tiempo proteger a su empresa de la responsabilidad y brindarles a sus trabajadores la cobertura que necesitan. Socios destacados: Software de recursos humanos Importancia del seguro de compensación para trabajadores El seguro de compensación para trabajadores no sólo es obligatorio en la mayoría de los estados; también protege a su empresa de responsabilidad. Específicamente, la mayoría de los planes de compensación para trabajadores protegen a su empresa de ser demandada por empleados que resultan lesionados en el trabajo. También brinda protección y atención a los empleados que sufren lesiones en el trabajo y reemplaza los salarios perdidos. Tener un buen seguro de compensación para trabajadores brinda tranquilidad tanto a los empleadores como a los empleados. Para obtener más información, consulte nuestra guía que explica cómo funciona el seguro de compensación para trabajadores. Cómo se calculan las primas de compensación para trabajadores El costo de las primas de compensación para trabajadores se basa en el riesgo de lesiones en la industria de la empresa. Cuanto mayor sea el riesgo de lesión, mayor será la prima de compensación laboral. Si bien a la mayoría de los empleados se les asigna el mismo código de clasificación, existen algunas excepciones. Por ejemplo, a un empleado de oficina de una empresa de construcción que solo se encarga del trabajo administrativo se le puede asignar un código diferente al de la empresa de construcción en general. Si los contratistas independientes no están autoasegurados, también deberán clasificarse con precisión. Más cobertura de nómina En un plan tradicional de compensación para trabajadores, los pagos estimados de una suma global se realizan al comienzo de cada año. Para calcular estas primas se realizan estimaciones de la nómina total para cada clasificación de trabajadores. Luego, la tasa para cada clasificación se multiplica por el total de nómina estimado y luego se multiplica por 100 para obtener la cifra final. El cálculo es el siguiente: Tarifa del operador x Nómina (por $100) = Prima. Ciertos factores pueden aumentar o disminuir esta cifra de prima final. Por ejemplo, algunos planes de compensación para trabajadores ofrecen ajustes, como créditos (reducciones de primas) para planes de seguridad laboral. Por el contrario, las empresas con un historial de muchos accidentes y reclamaciones de compensación laboral pueden esperar pagar una prima más alta. Dado que es difícil estimar con precisión la nómina para todo el año por adelantado, los estados y las compañías de seguros exigen auditorías después de que expire la póliza (generalmente al final del año calendario). Si pagaron de más, a las empresas se les reembolsará el dinero sobrante. Si pagaron menos, las empresas deben pagar la diferencia. 7 estrategias efectivas para reducir los costos de las primas de compensación 1. Revisar la nómina y las clasificaciones de los trabajadores Clasificar incorrectamente a los trabajadores no solo aumenta la responsabilidad de su empresa; También puede aumentar las primas de compensación para trabajadores. Tomemos nuestro ejemplo anterior: si el trabajador administrativo se clasifica incorrectamente como trabajador de la construcción, su prima de seguro será más alta de lo necesario. Antes de renovar cualquier póliza de compensación para trabajadores, verifique todas las clasificaciones de nómina y trabajadores para asegurarse de que estén lo más actualizadas posible. 2. Cambie a un sistema de reparto A menos que su empresa esté ubicada en Washington, Wyoming, Dakota del Norte u Ohio, tiene la opción de cambiar a un sistema de compensación para trabajadores de reparto. En lugar de pagar una suma global por adelantado y luego ajustar retroactivamente la cantidad si es necesario, los sistemas de pago por uso permiten a su empresa realizar un pago de compensación laboral más pequeño cada vez que ejecuta la nómina. Elegir un software que implemente la compensación laboral y la nómina facilita basar los cálculos en la plantilla en tiempo real, distribuir los pagos a lo largo del tiempo y evitar pagos excesivos. Para obtener más información, consulte nuestro artículo que explica cómo integrar su seguro de compensación para trabajadores con su programa de nómina. 3. Implemente un programa de seguridad en el lugar de trabajo Los programas de seguridad en el lugar de trabajo reducen las primas de compensación para trabajadores al disminuir los accidentes en el lugar de trabajo y los costos médicos y de seguros relacionados. Algunas compañías de seguros incluso otorgan créditos o reducciones de primas a cambio de tener programas de seguridad en el lugar de trabajo que cumplan o superen ciertos estándares. Si aún no lo ha hecho, consulte con su compañía de seguros sobre los créditos de primas. 4. Verifique nuevamente el seguro de subcontratistas Una cosa que inflará sus primas es pagar el seguro de compensación laboral para subcontratistas que ya tienen sus propias pólizas vigentes. Cada vez que incorpore a un nuevo subcontratista, confirme el estado de su política de compensación para trabajadores. También debe consultar periódicamente con los subcontratistas existentes para ver si el estado de su política de compensación para trabajadores ha cambiado. 5. Realice una autoauditoría ante la compañía de seguros Dentro de los 30 a 60 días posteriores a la finalización de la póliza de compensación para trabajadores, la compañía de seguros realizará una auditoría de sus documentos de seguro y nómina para verificar que sus clasificaciones y pagos sean correctos. Sin embargo, recomendamos realizar sus propias auditorías durante la vigencia de la póliza para buscar actualizaciones incorrectas en la nómina, aumentos inexplicables en las facturas de primas y otros errores que pueden aumentar sus primas. De esa manera, puede abordarlos de manera proactiva en lugar de esperar a resolver todo retroactivamente después de que expire la póliza. 6. Considere contratar a un experto en compensación laboral El seguro de compensación laboral puede ser un tema complejo de gestionar y no todos los departamentos de recursos humanos tienen la experiencia interna para hacerlo. Contratar a un consultor de compensación laboral o un servicio de PEO como Rippling puede ayudar a su empresa a realizar una auditoría, implementar un programa de seguridad y reducir sus primas. Si bien estos consultores y servicios de OPE pueden costar más por adelantado, a menudo le ahorrarán dinero a su empresa a largo plazo al reducir las primas de su seguro. ¿Necesita ayuda para administrar la compensación laboral? Los servicios PEO de Rippling pueden garantizar que su compensación laboral esté configurada y optimizada para su negocio. También puede obtener opciones de pago por uso si su estado lo permite, lo que facilita la distribución de sus pagos y el control de sus finanzas mensuales. 7. Busque una nueva póliza Si ha realizado todos los cambios enumerados anteriormente y todavía tiene dificultades con las altas primas de compensación para trabajadores, podría ser el momento de buscar una nueva póliza. Le sugerimos comenzar este proceso al menos varios meses antes de que expire su póliza actual para darle tiempo suficiente para comparar precios. Es posible que descubra que otra compañía de seguros puede ofrecerle una mejor tarifa por la misma cobertura.
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El seguro de compensación para trabajadores es un programa de seguro obligatorio por el estado. Paga los gastos médicos, salarios perdidos y otros costos si uno de sus empleados se lesiona o enferma como resultado de su trabajo. Dependiendo del estado en el que opere su empresa, es posible que pueda elegir planes de compensación para trabajadores de pago por uso que se integren con su sistema de software de nómina. Estos planes calculan su prima basándose en datos de nómina en tiempo real, lo que garantiza que sus pagos sean lo más precisos posible. A continuación, explicaremos qué son los planes de pago por uso, qué empresas pueden acceder a ellos y cómo funcionan con su programa de nómina. Integre la nómina y la compensación laboral con la nómina de Paychex. Los pagos globales de compensación laboral pueden afectar su flujo de caja. Los planes de compensación para trabajadores de pago por uso de Paychex se integran perfectamente con la nómina, lo que garantiza que las primas de compensación para trabajadores sean lo más precisas posible. Saltar a: Los dos tipos de seguro de compensación para trabajadores La compensación para trabajadores es obligatoria para la mayoría de las empresas, la mayor parte del tiempo, en todos los estados excepto Texas. En cuatro estados, las empresas deben adquirir un plan de seguro de compensación para trabajadores aprobado a través del propio estado. (Estos estados “monopolísticos” incluyen Washington, Wyoming, Dakota del Norte y Ohio). En los estados restantes, así como en Washington, DC, muchos empleadores pueden elegir entre dos tipos de pagos de seguro: planes de seguro de compensación para trabajadores tradicionales y planes de pago. planes de compensación para trabajadores sobre la marcha. Planes tradicionales de compensación para trabajadores Con un plan tradicional (que generalmente se puede comprar a través del estado o de una aseguradora privada), los propietarios de negocios realizan pagos de primas estimadas en una suma global al comienzo del año. Las primas del seguro de compensación para trabajadores se basan en una variedad de factores, incluida la cantidad de trabajadores en su nómina. Dado que las cifras de nómina a menudo fluctúan a lo largo del año, los pagos iniciales de las primas reflejan el tamaño que usted cree que tendrá su fuerza laboral. Al final de cada año, su compañía de seguros realizará una auditoría para calcular el costo real de su seguro de compensación para trabajadores basándose en datos reales de nómina. Si pagó de más, su compañía de seguros le reembolsará. Si pagó menos, será responsable de pagar la diferencia, generalmente como una suma global. Planes de compensación para trabajadores de reparto Si trabaja en un estado no monopólico, es probable que tenga acceso a planes de seguro de compensación para trabajadores de reparto. Estos planes se integran con el software de nómina y calculan los costos de las primas en función de la plantilla y la información de pago en tiempo real. En lugar de realizar pagos globales estimados más grandes, realizará un pago menor cada vez que ejecute la nómina. Dependiendo de su calendario de nómina, esto podría significar realizar depósitos mensuales, semanales, quincenales o quincenales. Beneficios de integrar la compensación laboral con la nómina Beneficios Pagos de primas más precisos. Flujo de caja mejorado. Auditorías de fin de año más sencillas. Pagos de primas automatizados. Los pagos más precisos mejoran el flujo de caja. Con la compensación laboral de reparto, no tiene que preocuparse por pagar de más o de menos por el seguro durante todo el año. Dado que las primas se calculan en función de datos en tiempo real, pagará la cantidad exacta correcta por la compensación laboral y no tendrá que preocuparse por compensar ninguna diferencia al final del año. Gracias a esta precisión mejorada, no tendrá que luchar para realizar un pago global si debe dinero del seguro al final del año. Y como no paga de más por el seguro, debería haber mejorado el flujo de caja a lo largo del año, sin mencionar información más precisa sobre la situación financiera de su empresa. Las auditorías de fin de año son menos complicadas. Si realiza pagos estimados de compensación laboral, su compañía de seguros realizará una auditoría de nómina anual para garantizar que haya pagado el monto correcto de la prima durante todo el año. Como cualquier otra auditoría, una auditoría de compensación laboral consume su tiempo de trabajo. Puede ser complicado reunir y enviar los documentos requeridos, y una vez finalizada la auditoría, tendrá que rehacer su presupuesto para encontrar el dinero extra para realizar un pago o acomodar su reembolso. Es posible que su compañía de seguros de pago por uso no requiera una auditoría de fin de año, pero si la requiere, realizar pagos precisos garantiza que sea lo más simple e indoloro posible. Las primas se pueden pagar automáticamente Dependiendo del proveedor de nómina que elija, su software de nómina debería automatizar la mayoría de los aspectos de la nómina, incluido el pago de las primas de compensación laboral. Debería poder configurar su software de nómina para deducir los montos de las primas de su cuenta bancaria comercial y depositarlos en su compañía de seguros a tiempo. Obstáculos para integrar la compensación laboral con la nómina Obstáculos No disponible en todos los estados. No todas las compañías de seguros trabajan con todos los programas de software de nómina. Se pueden aplicar tarifas de integración. Es posible que los planes de pago por uso no estén disponibles en su estado. Si su empresa opera en Washington, Wyoming, Dakota del Norte u Ohio, no tiene la opción de elegir entre trabajadores tradicionales y de pago por uso. ‘planes de compensación, que pueden dificultar la disputa sobre la compensación laboral si usted es propietario de una empresa en varios estados. Es posible que su compañía de seguros de compensación para trabajadores no se integre con su software de nómina. Si desea pagar las primas de compensación para trabajadores con cada ejecución de nómina, deberá elegir un proveedor de seguros de compensación para trabajadores con planes que se integren con su proveedor de nómina preferido. Por ejemplo, Intuit QuickBooks Payroll se asocia con Next (anteriormente AP Intego) para ofrecer un seguro de compensación para trabajadores. Puede integrar un plan de compensación para trabajadores de Next existente con una nueva suscripción de QuickBooks Payroll, pero no puede integrar planes de ninguna otra compañía de seguros con QuickBooks Payroll. Algunos proveedores de nómina cobran tarifas de integración. Muchas empresas de software de nómina, como Gusto y OnPay, incluyen la integración de compensación laboral de forma gratuita. Otros, como QuickBooks Online Payroll, cobran una tarifa mensual por sincronizar el software de nómina y compensación de trabajadores. Cómo integrar la compensación laboral con la nómina Los pasos exactos que debe seguir para integrar la compensación laboral con la nómina dependen de su proveedor de software de nómina. Sin embargo, en términos generales, siga estos pasos para configurar la compensación laboral de reparto dentro de su programa de nómina. 1. Obtenga una cotización de seguro de compensación para trabajadores Si su programa de nómina admite compensación para trabajadores de reparto, generalmente puede solicitar una cotización de compensación para trabajadores directamente a través del software. Dependiendo del programa, es posible que reciba una cotización del único proveedor de seguros con el que trabaja su compañía de nómina, o puede trabajar con un corredor que lo ayudará a comparar cotizaciones de los principales proveedores. Con QuickBooks, por ejemplo, puede solicitar una cotización gratuita de compensación laboral a Next, la compañía de seguros con la que Intuit está asociada. Paychex, por otro lado, cuenta con agentes de seguros autorizados internos. Solicitar una cotización gratuita de compensación para trabajadores a través del sitio web de Paychex inicia el proceso de conectarlo con un agente. A partir de ahí, podrá buscar entre docenas de compañías de seguros de compensación laboral para encontrar un programa que funcione para usted. 2. Aceptar una cotización Una vez que tenga una cotización con la que se sienta bien, debería poder aceptarla directamente a través del software de nómina que esté utilizando. Comuníquese con el equipo de servicio al cliente de su empresa de nómina o hable directamente con la compañía de seguros de compensación para trabajadores que haya elegido para obtener orientación más específica. En algunos casos, es posible que pueda sincronizar su plan de compensación para trabajadores existente con un nuevo programa de software de nómina. Por ejemplo, si tenía un plan de compensación para trabajadores de Next a través de otro proveedor de nómina y ahora se está cambiando a QuickBooks Payroll, puede sincronizar su póliza actual con su nueva cuenta de QuickBooks. 3. Ejecute la nómina Una vez que haya encontrado y se haya inscrito en un plan de compensación para trabajadores que le guste, su trabajo básicamente estará hecho. Dado que su aseguradora y su proveedor de nómina ya están asociados, no necesita tomar más medidas para integrar los dos procesos: la ejecución de la nómina debería generar automáticamente un monto de prima preciso. También debería poder configurar pagos automáticos de primas recurrentes. Preguntas frecuentes ¿Necesito un seguro de compensación para trabajadores? Sí. A menos que su empresa tenga su sede en Texas, que no exige compensación laboral para la mayoría de las empresas, es probable que su estado le exija comprar una póliza de seguro de compensación laboral. Las empresas en Texas que tienen contratos con varias entidades gubernamentales también deben comprar un seguro de compensación para trabajadores. Además, aunque la compensación laboral no es obligatoria en el estado, la compensación laboral lo protege tanto a usted como a sus empleados. Su empresa en Texas probablemente se beneficiará al invertir en una buena póliza de compensación para trabajadores. El seguro de compensación para trabajadores también es obligatorio para la mayoría de las empresas en Washington, DC ¿Qué es una compensación para trabajadores de reparto? Una póliza de compensación para trabajadores de pago por uso le permite calcular y realizar pagos de primas de seguro cada vez que ejecuta la nómina. Estos pagos más pequeños pueden ser más fáciles de presupuestar para las empresas que el pago inicial estimado de la prima requerido con los programas tradicionales de seguro de compensación para trabajadores. ¿Cómo configuro la compensación laboral con la nómina? La mayoría de los mejores proveedores de nómina ofrecen integración de compensación laboral de pago por uso. Ofrecen soluciones internas de compensación para trabajadores, operan como corretaje o se integran con pólizas de seguro existentes. Para configurar la compensación laboral con nómina, solicite una cotización de seguro de compensación laboral a través de su software de nómina (o a través del sitio del proveedor de software). Una vez que haya aceptado una cotización, el software debería guiarlo a través de la integración de la compensación laboral con la nómina. El proceso debería ser extremadamente sencillo, pero si tiene problemas, no dude en ponerse en contacto con el equipo de atención al cliente de su solución de nómina. Lea a continuación: ¿Qué documentos de nómina necesita para pagar a los empleados? (TechRepublic) Soluciones de nómina destacadas 1 Multiplier Technologies Visite el sitio web Con Multiplier, pague cualquier número de empleados globales fácilmente en múltiples monedas. Elimine la molestia de mantener proveedores individuales por país. Genera una única factura y paga a equipos internacionales en minutos. Tenga un panel consolidado para administrar la nómina global desde una sola ventana. Obtenga más información sobre Multiplier Technologies 2 Deel Visite el sitio web El conjunto completo de herramientas de recursos humanos de Deel permite a las empresas gestionar todo el ciclo de vida de los empleados, desde el reclutamiento hasta la incorporación y más, en 150 países. Todo ello desde una única interfaz fácil de usar. US and Global Payroll le permite pagar a cualquier tipo de trabajador en más de 100 países y en los 50 estados, en cualquier moneda que elija. Y con más de 200 expertos legales internos y entidades en más de 120 países, usar Deel significa que siempre cumplirá con las regulaciones locales. Más información sobre Deel