¿Qué es un sistema CRM? El software CRM es una plataforma de ventas y marketing que alberga y rastrea toda la información de clientes potenciales y clientes de una empresa. Estas soluciones están diseñadas para ayudar a administrar procesos y flujos de trabajo de ventas completos, desde la generación de clientes potenciales hasta el cierre de negocios. El proceso de incorporación y configuración puede ser comprensiblemente intimidante, por lo que hemos elaborado esta guía para principiantes para comprender los conceptos básicos del uso de una herramienta CRM. Hay muchos elementos que influyen en determinar qué información necesita para comenzar a usar un CRM, como su experiencia técnica, la industria, si está configurando un nuevo CRM por primera vez o si está transfiriendo datos de uno existente. Estos siete pasos deberían ayudarlo a visualizar cómo usar progresivamente un CRM para capitalizar todos los beneficios que puede brindar. 1 monday CRM Empleados por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+) Cualquier tamaño de empresa Cualquier tamaño de empresa Características Calendario, Herramientas de colaboración, Gestión de contactos y más 3 HubSpot CRM Empleados por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+) Micro (0-49 Empleados), Pequeña (50-249 Empleados), Mediana (250-999 Empleados), Grande (1000-4999 Empleados) Micro, Pequeña, Mediana, Grande Cómo usar un CRM Paso 1: Importar datos Lo primero que querrá hacer es transferir todos los datos existentes de hojas, documentos y otros almacenes digitales a la plataforma CRM singular. Los proveedores de CRM ayudan a hacer esto al permitir la migración de datos directamente desde una hoja de cálculo o mediante API e integraciones. Una de las principales ventajas del software CRM es que los datos de los clientes ya no estarán aislados ni almacenados en varias ubicaciones. Si tiene muchos datos dispersos para importar, consulte con su proveedor para ver si ofrece asistencia para la migración. Algunos lo ofrecen de forma gratuita para ciertos niveles de plan, mientras que otros lo ofrecen como un servicio complementario. Aunque puede parecer desorganizado al principio, introducir los datos en la plataforma es el primer paso más importante por razones de seguridad. Una vez que estén en el sistema CRM, puede comenzar a segmentar los datos según sus necesidades. Paso 2: integrar herramientas Un factor importante que utilizo para evaluar a los proveedores de CRM son sus capacidades de integración. Para poder utilizar un CRM en todo su potencial, es importante integrarlo con sus herramientas de marketing y ventas existentes lo antes posible. Esto garantizará que los datos se compartan de forma adecuada durante todo el proceso de transición o configuración. Por ejemplo, un proveedor de correo electrónico, una herramienta de comunicación interna como Slack o un software de facturación deben integrarse de inmediato para un seguimiento suficiente. Asegúrese de elegir un software CRM que se integre con sus herramientas existentes u ofrezca una funcionalidad que pueda reemplazar esas herramientas dentro del sistema CRM. Esto es particularmente importante si emplea una estrategia de marketing y ventas multitáctil que involucra a varios departamentos diferentes. Paso 3: cree un ciclo CRM Debería poder transferir su proceso de ventas existente a la nueva herramienta CRM y comenzar a usarlo de inmediato, pero la etapa de implementación también es una oportunidad para agregar y administrar etapas o estrategias más complejas. Una vez que su proceso y canal de ventas básicos se ingresan en el CRM, puede comenzar a desarrollar un ciclo CRM más específico. Las etapas comunes del ciclo CRM incluyen cómo recopila información y datos del cliente, qué canales de comunicación se utilizan para las interacciones con el cliente y cómo se medirán y evaluarán las métricas de ventas. VER: Obtenga más información sobre los componentes clave de un ciclo CRM. Paso 4: Capacite a los usuarios El precio típico de CRM funciona cobrando a la empresa por usuario en la plataforma. Ya sea que espere solo unos pocos usuarios o unos cientos de usuarios, es importante presentarles el nuevo software CRM con capacitación, recursos y sesiones de intercambio de conocimientos. De esta manera, los representantes de ventas y gerentes se sienten cómodos con la nueva tecnología y pueden actualizar adecuadamente el estado, las ofertas y más. Algunos sistemas CRM ofrecen a los usuarios tutoriales en la aplicación, recursos de capacitación grupal e incluso bases de datos de conocimiento detalladas para las mejores prácticas. Considere realizar varias sesiones de capacitación diferentes según el departamento, el rol o el nivel de habilidad de los empleados que usarán el software CRM. Un beneficio adicional de este paso es que los equipos podrán usar la plataforma CRM para resolver cualquier problema en sus flujos de trabajo, identificar errores en la propia herramienta y reducir el tiempo dedicado a tareas manuales. Paso 5: Automatizar tareas Una característica común de CRM es la capacidad de automatizar tareas de marketing o ventas. Una vez que sus usuarios estén en la herramienta CRM y estén un poco más familiarizados con ella, es hora de crear automatizaciones que puedan facilitar aún más su trabajo. Por ejemplo, si un cliente envía una consulta en línea o completa un formulario en su sitio, se podría activar un correo electrónico de seguimiento para enviarlo a su bandeja de entrada mientras un representante de ventas se prepara para interactuar con ellos. O una vez que se cierra un trato, las automatizaciones podrían activar tareas posteriores a la venta, como la entrada de datos o la programación. Hay innumerables formas de organizar un flujo de trabajo de automatización para conectar los pasos. Es importante comprender que puede haber un poco de prueba y error, por lo que sugeriría probar cualquier automatización a menor escala antes de una implementación más amplia. Muchos software de CRM que admiten la automatización tendrán un límite en la cantidad de usos en un período de tiempo establecido, como por mes o por ciclo de facturación. Es esencial tener una comprensión clara de esos límites para no encontrarse con pausas de trabajo imprevistas o tener que gastar en excesos. Paso 6: Implementar nuevas campañas Una vez que integre herramientas de terceros existentes o nuevas y configure automatizaciones, es hora de comenzar a implementar nuevas campañas. Cuando crea campañas de marketing por correo electrónico, campañas de seguimiento de ventas y flujos de trabajo utilizando una herramienta de CRM, se generan nuevos clientes potenciales automáticamente y se canalizan hacia el software. Esa generación de leads puede desencadenar campañas de nutrición de leads gestionadas por representantes de ventas específicos, que ya tienen todos los datos de los clientes a su alcance. Todo este contexto integrado mejora la experiencia del cliente y ayuda a su equipo a cerrar tratos más rápidamente. Paso 7: analizar los informes de CRM Las capacidades de generación de informes de un CRM tienen mucho valor. Una vez que haya implementado los flujos de trabajo principales en su sistema de CRM y pueda realizar un seguimiento de las transacciones dentro del canal, es importante verificar periódicamente los informes y los análisis de ventas. Estos informes generados automáticamente pueden mostrar el rendimiento individual, del equipo o de la empresa, el seguimiento de los ingresos, el éxito de la campaña y mucho más. Esta información debe usarse para tomar decisiones comerciales sobre cómo utilizar el CRM y desarrollar estrategias de venta. Por ejemplo, si hay altas tasas de clics para una campaña de marketing por correo electrónico, pero no hay una mejora importante en las tasas de conversión, la empresa debe considerar dedicar más tiempo a la nutrición de leads para convertir esos clics interesados en clientes reales. O bien, si ve una alta tasa de conversión en las llamadas realizadas en un momento particular o en un determinado día de la semana, es posible que desee ajustar los horarios del personal para capitalizar esa tendencia. Más sobre CRM ¿Cuáles son los beneficios de usar un CRM? Implementar un software CRM puede beneficiar a su empresa de muchas maneras. Sin importar su intención con el software, ya sea para marketing, ventas o informes, una herramienta CRM actúa como un centro neurálgico para toda la información del cliente. Debido a que el software CRM es escalable, una pequeña empresa puede beneficiarse tanto como una empresa, y el sistema puede adaptarse para satisfacer sus necesidades a medida que el negocio crece. Algunos beneficios clave que vale la pena mencionar son: Integridad de los datos: reduzca o elimine por completo los errores de ingreso de datos o las inconsistencias de las cuentas con sistemas digitales seguros. Orientación de clientes potenciales: cree e implemente campañas de generación de clientes potenciales que se construyen con información respaldada por datos sobre su perfil de cliente ideal. Información avanzada: vea datos valiosos, como el seguimiento del rendimiento o los ingresos, en paneles de control digeribles que ayudan a los tomadores de decisiones a diseñar estrategias de iniciativas de ventas. Comunicación interdepartamental: agilice toda la comunicación entre los equipos de marketing, ventas y soporte, o entre representantes individuales y gerentes en un solo lugar con toda la actividad registrada. Preguntas frecuentes (FAQ) ¿Es fácil de usar CRM? Dado que las plataformas CRM están pensadas para ser utilizadas por representantes de ventas, gerentes, analistas de marketing y más, están diseñadas para ser intuitivas y accesibles para personas con cualquier nivel de habilidad técnica. También es común ver a los proveedores de CRM populares publicitar su plataforma como «sin código», lo que significa que se pueden crear personalizaciones y automatizaciones sin ningún conocimiento especializado. Todo esto puede ayudar a impulsar la facilidad de uso de la herramienta. Además, seguir las mejores prácticas generales puede garantizar que los usuarios trabajen en el software de la manera más eficiente posible. ¿Cuál es la herramienta CRM más fácil de usar? Si bien identificar un CRM fácil de usar puede ser subjetivo, descubrí que Freshsales, Creatio, Less Annoying CRM y Pipedrive han recibido comentarios positivos y reales de los usuarios con respecto a la facilidad de uso. La facilidad de uso debe ser un factor importante a considerar al investigar una solución, pero también lo deben ser las integraciones y las funciones básicas y avanzadas. El costo también es un factor importante que podría priorizarse sobre estos; por ejemplo, los CRM gratuitos suelen ser muy buscados.
Etiqueta: ventas frescas
Mejor CRM para colaboración entre departamentos: Freshsales Mejor para redes sociales y marketing online: Zoho CRM Mejor CRM que ofrece canales visuales: Pipedrive Mejor proveedor de CRM para gestión de proyectos: Insightly Mejor CRM para equipos de ventas empresariales: Salesforce Mejor CRM que ofrece una versión gratuita y sólida: HubSpot El software Enterprise CRM son plataformas de gestión de relaciones con los clientes diseñadas específicamente para organizaciones medianas y grandes. Con el software adecuado, las empresas pueden automatizar una serie de tareas relacionadas con las ventas y el marketing, como el seguimiento de acuerdos, la participación del cliente y la gestión de equipos. Estos proveedores organizan y rastrean la actividad actual y pasada de los clientes a través de flujos de trabajo y canalizaciones personalizados con funciones tecnológicas avanzadas y herramientas de inteligencia artificial. Están destinados a ayudar a equipos, departamentos y empresas enteras a acceder a la misma información actualizada a través de paneles visualmente digeribles. Comparación del mejor software CRM empresarial El mejor software CRM empresarial general ofrece una variedad de funciones principales, como administración de cuentas y contactos, informes y paneles básicos y seguimiento de actividades. Después de crear canales e informes en el software, la información y las actualizaciones de actividades se pueden compartir a través de la funcionalidad de integración del CRM con otras aplicaciones, tanto nativas como de terceros. De esta manera, hay visibilidad de las cuentas y los procesos en todos los equipos y departamentos completos. SoftwareGestión de canalizacionesPaneles de control personalizadosIntegraciones de aplicaciones nativasOpción gratuita de por vidaPrecios (facturados anualmente)Nuevas ventasSíSíLimitadoSíPrecio inicial gratuito. Zoho CRMSíLimitadoSíSíPrecio inicial gratuito. PipedriveSíSíSíNo$14,90 por usuario al mes. InsightlySíLimitadoSíSíPrecio inicial gratuito. SalesforceSíSíSíNo$25 por usuario al mes. HubSpotSíLimitadoSíSíPrecio inicial gratuito. Freshsales: el mejor CRM para la colaboración entre departamentos Nuestra puntuación: 4,3/5 Imagen: Freshsales Freshsales permite que equipos y departamentos enteros colaboren y se comuniquen desde un panel a través de herramientas impulsadas por IA (Figura A). Las herramientas de administración de tareas y las múltiples vistas del panel permiten el acceso universal a la misma información actualizada, solo que organizada de manera específica para cada departamento. Incluso en el nivel gratuito, puede asignar tareas y plazos de proyecto mientras realiza un seguimiento del progreso individual y del equipo. Figura A: Ejemplo de panel de Freshsales. Imagen: Freshsales Pricing CRM gratuito: gratuito para hasta 3 usuarios y ofrece plantillas de correo electrónico, un panel de ventas y más. Crecimiento: $15 por usuario por mes, facturado anualmente, o $18 por usuario cuando se factura mensualmente. Pro: $39 por usuario por mes, facturado anualmente, o $47 por usuario cuando se factura mensualmente. Empresa: $69 por usuario por mes, facturado anualmente, o $83 por usuario cuando se factura mensualmente. Incluye Freddy AI: asistencia impulsada por IA que ayuda a encontrar clientes potenciales, redactar correos electrónicos y brindar información. Panel personalizado: planifique y organice un proceso de ventas completo con tarjetas de arrastrar y soltar. Informes: vea informes gráficos y un panel simple para comprender fácilmente las métricas comerciales. Ventajas Prueba gratuita de 21 días. Robustas herramientas impulsadas por IA. Funciones integradas de teléfono, chat y SMS. Contras Integración limitada con Google. Solo 6 informes por panel. No se ofrecen flujos de trabajo en la versión gratuita. Pipedrive: el mejor CRM que ofrece canales visuales Nuestra puntuación: 4,3/5 Imagen: Pipedrive Pipedrive ofrece una interfaz muy visual de arrastrar y soltar, lo que la hace ideal para reflejar los procesos de ventas y marketing. La creación de estos canales tipo kanban facilita la gestión de nuevos clientes potenciales y clientes existentes desde un solo lugar. Pipedrive es un software intuitivo para que las personas naveguen e identifiquen posibles oportunidades de ventas (Figura C). Figura C: Ejemplo de un canal de ventas de Pipedrive. Imagen: Pipedrive Precios esenciales: $14,90 por usuario por mes, facturado anualmente, o $21,90 por usuario cuando se factura mensualmente. Avanzado: $27,90 por usuario por mes, facturado anualmente, o $37,90 por usuario cuando se factura mensualmente. Profesional: $49,90 por usuario por mes, facturado anualmente, o $59,90 por usuario cuando se factura mensualmente. Energía: $64,90 por usuario por mes, facturado anualmente, o $74,90 por usuario cuando se factura mensualmente. Empresa: $99,00 por usuario por mes, facturado anualmente, o $119 por usuario cuando se factura mensualmente. Incluye asistente de ventas con IA: analiza la actividad de ventas pasada y genera pronósticos de rendimiento con IA. Bandeja de entrada de correo electrónico: integre el proveedor de correo electrónico existente para enviar y recibir mensajes directamente en CRM, además de seguimiento de clics y correo electrónico. Gestión de documentos: acceda a Smart Docs a través de los niveles de pago más altos o selecciónelo como complemento para enviar y realizar un seguimiento de cotizaciones o propuestas. Ventajas Prueba gratuita de 14 días. Soporte 24 horas al día, 7 días a la semana. Niveles pagados asequibles. Contras No hay opción gratuita de por vida. Herramientas de marketing limitadas. Segmentación limitada de leads para ventas. VER: Explora una comparación más detallada de Pipedrive y HubSpot. Insightly: Mejor proveedor de CRM para gestión de proyectos Nuestra puntuación: 4,3/5 Imagen: Insightly Insightly ofrece una sólida funcionalidad de gestión de proyectos a través de un software moderno basado en la nube. Las funciones de ventas, como las carteras de proyectos, las integraciones con aplicaciones de productividad y el seguimiento de hitos, facilitan el seguimiento del ciclo de ventas completo (Figura D). Entonces, una vez que se identifican las oportunidades y luego se convierten en proyectos, ingrese y realice un seguimiento de las actividades posventa desde el mismo canal. Figura D: Proyecto Insightly y rastreador de progreso. Imagen: Insightly Pricing CRM gratuito: gratuito para hasta dos usuarios y 2500 registros. Además: $29 por usuario por mes, facturado anualmente. Profesional: $49 por usuario por mes, facturado anualmente. Empresa: $99 por usuario por mes, facturado anualmente. Características Gestión de clientes potenciales: capture y califique clientes potenciales nuevos y existentes según los detalles de la vivienda con criterios establecidos. Gestión de oportunidades: cree canales personalizados con criaturas de informes para obtener información sobre lo que impulsa el negocio e identificar riesgos potenciales. Automatización de procesos: reduzca las tareas redundantes y escale más rápido con correos electrónicos, recordatorios y etapas de incorporación. Ventajas Más de 1000 integraciones de aplicaciones disponibles. Ofrece facturación mensual. Prueba gratuita de 14 días. Contras La asistencia al usuario tiene un coste adicional. No ofrece programas de certificación. Accede solo a foros comunitarios con planes premium. Salesforce: el mejor CRM para equipos de ventas empresariales Imagen: Salesforce Nuestra puntuación: 4/5 Salesforce ofrece amplias funciones de datos para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones calculadas en lo que respecta a su proceso de ventas. Cree una variedad de informes CRM personalizados que muestren análisis y pronósticos de ventas en tiempo real (Figura E). Las herramientas de comunicación externa e interna y el seguimiento de la actividad de ventas lo convierten en una excelente opción para organizaciones con procesos de ventas complejos. Figura E: Predicción y gestión de ventas de Salesforce. Imagen: Salesforce Pricing Starter Suite: $25 por usuario por mes, facturado anualmente. Profesional: $80 por usuario por mes, facturado anualmente. Empresa: $165 por usuario por mes, facturado anualmente. Ilimitado: $330 por usuario por mes, facturado anualmente. Ilimitado+: $500 por usuario por mes, facturado anualmente. Características Integraciones de aplicaciones: sincronice el CRM con más de 7000 aplicaciones como Mailchimp, DocuSign y Slack. Aplicación móvil: acceda al panel, a los perfiles de contacto y a los datos sin conexión con la aplicación móvil gratuita Salesforce para IOS y Android. Puntuación de clientes potenciales: capture clientes potenciales entrantes desde el sitio web de la organización y califiquelos automáticamente en función de la demografía o el comportamiento. Ventajas Prueba gratuita de 30 días. Más de 7000 integraciones de aplicaciones. Soporte por chat 24 horas al día, 7 días a la semana. Contras No hay opción gratuita de por vida. Opción más cara. Los usuarios han informado de un soporte lento. VER: Para obtener más información, consulte nuestra revisión completa de Salesforce. HubSpot: el mejor CRM que ofrece una sólida versión gratuita Nuestra puntuación: 3,9/5 Imagen: HubSpot La sólida versión gratuita de HubSpot ofrece hasta 2500 usuarios una variedad de herramientas de ventas y marketing. Organice e interactúe con los clientes a través del marcador, el chat en vivo y las herramientas de correo electrónico y administre la actividad dentro de un panel personalizado (Figura F). Sincronice esta información en una variedad de integraciones de terceros. Si eres nuevo en la implementación de un CRM en una empresa o quieres implementar un CRM fácil de usar en toda una organización, HubSpot es una buena opción. Figura F: Herramienta gratuita de programación de clientes de HubSpot Imagen: Precios de HubSpot CRM gratuito: gratuito para hasta 2500 usuarios. Inicial: $20 por 2 usuarios por mes, facturado anualmente, o $30 cuando se factura mensualmente. Profesional: $1600 por 5 usuarios por mes, facturado anualmente, o $1781 cuando se factura mensualmente. Empresa: $5,000 por 10 usuarios por mes, con un compromiso anual. Funciones Gestión de contactos: Integre con Gmail o Outlook para obtener información sobre la bandeja de entrada y segmentación automática de listas. Informes de CRM: vea tipos de informes como ofertas creadas, ingresos mensuales, tráfico del sitio web e interacciones en las redes sociales. Marketing por correo electrónico: programe correos electrónicos con plantillas personalizadas, realice un seguimiento de la actividad y los mensajes abiertos y más. Pros Ofrece una variedad de herramientas gratuitas. Soporte por chat y correo electrónico 24 horas al día, 7 días a la semana. Interfaz de usuario intuitiva. Contras Niveles de soporte más altos y costosos. Sin prueba gratuita. Los complementos comienzan en $25 por mes. VER: Explora una comparación más detallada de Salesforce y HubSpot. Cobertura de big data de lectura obligada ¿Cómo elijo el mejor software CRM empresarial para mi negocio? Esta lista que hemos creado incluye los principales proveedores generales de CRM empresarial del mercado, pero ahora debe limitarlos para encontrar el software que mejor se adapte a sus objetivos comerciales y a su presupuesto. A continuación, considere solicitar cotizaciones o demostraciones de los proveedores que despierten su interés, o regístrese para obtener las versiones gratuitas. De esta manera, puede comenzar a comunicarse directamente con el equipo de ventas del proveedor y comenzar a implementar el software en su proceso de gestión de clientes existente. A continuación se presentan ejemplos de preguntas que puede considerar formular al investigar software CRM: ¿Cuál es la experiencia total en el mercado para su industria? ¿Es el CRM lo suficientemente escalable y detallado para adaptarse al tamaño de su empresa? ¿Están sus servicios dentro de su presupuesto? ¿Ofrece el CRM las funciones principales que necesita, como segmentación de listas o una aplicación móvil? ¿El software CRM se integra con las herramientas que ya tiene en su pila tecnológica? DESCARGAR: Obtenga una comprensión más profunda de cómo CRM puede ayudar a las pequeñas empresas a crecer. Metodología de revisión Calificamos a cada proveedor según una rúbrica con criterios descritos y subcategorías de estándares de la industria CRM. Utilizando esa rúbrica y un algoritmo interno para calcular una calificación general de estrellas, asignamos a cada software CRM un caso de uso ideal. A continuación se muestra un desglose de los criterios de puntuación que seguimos: Costo: ponderado el 25% de la puntuación total. Características principales: Ponderado el 25% de la puntuación total. Personalizaciones: Ponderada el 15% de la puntuación total. Integraciones: Ponderada el 15% de la puntuación total. Facilidad de uso: Ponderado el 10% de la puntuación total. Atención al cliente: Ponderado el 10% de la puntuación total.