Instalar un sistema VoIP para tu empresa es un poco más complicado que el que puedes tener en casa. La instalación de VoIP residencial es plug-and-play: todo lo que tienes que hacer es configurar tu adaptador, conectar tus dispositivos y comenzar a llamar. Para una configuración de VoIP corporativa, hay más factores a considerar a medida que manejas la implementación. Pero hay varias formas de hacer que el proceso parezca sencillo, incluso si no tienes soporte de TI interno. Consejo 1: elige VoIP alojado Actualmente, hay tres tipos de implementación de VoIP disponibles: VoIP alojado: también llamado VoIP basado en la nube, esto significa que tu proveedor de VoIP mantiene, actualiza y protege toda la infraestructura de tu sistema telefónico (menos los dispositivos físicos que tienes en tu posesión). Todo lo que tu equipo tiene que hacer es iniciar sesión en el sistema desde un navegador web o una aplicación para usarlo. VoIP local: esto es todo lo contrario. Alojas, mantienes y proteges todo el sistema, desde los servidores de datos y los puntos de conexión hasta las actualizaciones de software. Si bien esto es excelente para empresas con requisitos especiales de cumplimiento y seguridad, es muy costoso y requiere muchos recursos. Con tantos proveedores de VoIP alojados increíbles, rara vez recomiendo esta opción. VoIP híbrido: a veces, ni lo uno ni lo otro son posibles o no son rentables. Muchas empresas ya han invertido decenas o cientos de miles de dólares en su propia infraestructura, dependen en gran medida de la seguridad de su sistema heredado o tienen algunos usuarios que necesitan funciones más modernas. En estos casos, las empresas pueden mantener algunos componentes mientras obtienen el resto de su proveedor de VoIP. Entre estas opciones, el VoIP alojado es el más fácil de implementar. No tendrá que preocuparse por el software, el espacio del servidor, las redundancias o las actualizaciones. Además, recibirá ayuda del proveedor en el camino, lo que lo convierte en una excelente opción para las empresas que no tienen sus propios expertos en TI. Antes de comenzar a comparar precios, le recomiendo que verifique la potencia de su conexión a Internet. El ancho de banda, la velocidad y la limitación afectarán la calidad de las llamadas y la cantidad de llamadas que puede realizar en un momento dado. Si su Internet no es lo suficientemente fuerte, le sugiero que actualice o agregue una red separada solo para su sistema VoIP. Use GetVoIP para una prueba de velocidad de VoIP gratuita. Imagen: GetVoIP Una vez que haya elegido un proveedor de VoIP, podrá comprar un nuevo número de teléfono o portar su número existente sin costo. La portabilidad de un número puede llevar algunas semanas, por lo que deberá continuar usando su sistema existente hasta que se complete el proceso. Consejo 2: Obtenga teléfonos preaprovisionados Puede comprar nuevos teléfonos de escritorio de cualquier proveedor, siempre que sean compatibles con su nuevo sistema. Pero la forma más fácil es obtenerlos directamente de su proveedor de VoIP. Ellos configurarán todo para usted, incluida la dirección de control de acceso al medio (MAC) de cada teléfono. Este es un código de 12 dígitos asignado a cada dispositivo que le permite acceder a Internet a través de su red. También los incluirán en la lista blanca para usted, por lo que cada dispositivo estará listo para funcionar desde el primer momento. No se requieren configuraciones complejas ni autorizaciones. Para una instalación rápida de VoIP, elija el teléfono IP 7800 de Cisco. Imagen: Cisco Muchas empresas no necesitan teléfonos de escritorio en absoluto. Las capacidades de softphone permiten que cualquier persona que haya iniciado sesión haga o reciba llamadas directamente desde su computadora o dispositivo móvil. Seguir esta ruta hace que la implementación sea aún más fácil, pero no siempre es una opción. Alternativamente, también puede comprar dispositivos reacondicionados o usados ​​para ahorrar un poco de dinero. Consejo 3: Priorice la estabilidad de la red La calidad de las llamadas VoIP depende de mucho más que solo la velocidad de Internet. La mayoría de las llamadas VoIP requieren solo 0,15 megabits por segundo; las conexiones a Internet domésticas típicas tienen velocidades de alrededor de 3 Mbps, que es alrededor de 20 veces más rápido de lo que necesita. La estabilidad de la red suele ser la verdadera culpable de los ecos, los retrasos y las llamadas entrecortadas. Por lo tanto, es una buena idea verificar esto antes de que su equipo comience a usar su nuevo sistema. A continuación, se muestran algunos problemas comunes de estabilidad de la red que puede necesitar solucionar. Calidad de servicio Básicamente, esto significa aprovechar su ancho de banda para priorizar las llamadas VoIP. Con un poco de ajuste, puede configurar su enrutador para priorizar el tráfico VoIP y dejar otras actividades, como descargas o navegar por la web, en un segundo plano. Para llevarlo un paso más allá, algunos enrutadores permiten priorizar el tráfico de dispositivos individuales. Latencia Este es el tiempo que tardan los paquetes de datos en viajar desde su origen (quien esté hablando) hasta su destino (la persona del otro lado). Una latencia alta significa un alto retraso, lo que resulta en conversaciones dolorosas y frustrantes. 150 milisegundos es un buen estándar para evitar interrupciones y respuestas notablemente lentas de su sistema. Jitter Esto se refiere al retraso de los paquetes de datos recibidos en una red. Una vez que un paquete de datos ha llegado a su destino, el jitter se refiere a cualquier retraso que tenga la red receptora en descomprimirlo. Una de las formas más efectivas de combatir el jitter es a través de una conexión Ethernet. Alternativamente, las señales Wi-Fi fuertes también ayudarán. Consejo 4: Trate la seguridad como un requisito Los espías y los piratas informáticos con malas intenciones son más comunes que nunca, por lo que la seguridad es un componente esencial de su configuración, no una ocurrencia de último momento. El cifrado es una de las mejores formas de mantener seguro su sistema, pero no es una configuración predeterminada para muchos sistemas VoIP. Esto es particularmente cierto si va a optar por una implementación local o híbrida. Con VoIP alojado en la nube, debería poder solicitarlo o activarlo usted mismo si aún no está activado. Busque un sistema que utilice TLS 1.3 como mínimo. Además del cifrado, también debe considerar: Configuración del firewall: cada vez que se realiza una llamada, la conexión entre usted y el dispositivo receptor se denomina Protocolo de inicio de sesión. Configurar un firewall garantizará que el tráfico SIP pueda pasar mientras bloquea el acceso no autorizado al sistema; esto garantiza que las partes conectadas sean las únicas que escuchen. Instalación de una red privada virtual: muchas empresas aprovechan una VPN, especialmente si sus empleados trabajan desde casa o tienen requisitos de seguridad estrictos. Autenticación de dos factores: configurar una 2FA simple es una de las formas más efectivas de proteger las cuentas de usuario en todos los ámbitos. Consejo 5: Opte por equipos de alta calidad Desde teléfonos de escritorio hasta auriculares, invertir en hardware de primer nivel vale la pena. No solo tendrá menos problemas de longevidad, sino que también obtendrá más funcionalidad y podrá aprovechar al máximo su nuevo sistema. No todo el mundo necesita teléfonos de primera línea, pero vale la pena el costo adicional para aquellos que sí los necesitan. Lo mismo ocurre con los auriculares, adaptadores y dispositivos para salas de conferencias. Pagar más por adelantado por la calidad puede terminar costando menos a largo plazo, ya que no tendrá que reemplazarlos más adelante. Tenga en cuenta el tipo de trabajo que realiza su equipo y las funciones que pueden requerir a diario al tomar sus decisiones de compra. Por ejemplo, si los representantes pasan muchas horas usando auriculares, asegúrese de elegir un producto que sea duradero y cómodo para un uso prolongado. O, si su centro de llamadas opera con un modelo de hot desking, necesitará teléfonos que admitan el inicio de sesión desde cualquier dispositivo. Es mejor asegurarse de que el equipo cumpla con todos sus requisitos desde el principio, porque de lo contrario podría perder tiempo y dinero actualizándolo. Más sobre VoIP Consejo 6: Personaliza tu sistema VoIP Desde automatizaciones simples y optimizadas hasta automatizaciones complejas, atajos y flujos de trabajo, vale la pena el esfuerzo adicional para personalizar tu sistema VoIP antes de implementarlo. Aquí hay algunas características estándar que vale la pena considerar al principio: Reenvío de llamadas: Esto te permite redirigir llamadas a un número diferente. Digamos que alguien llama a tu empresa fuera del horario laboral: puedes configurarlo para que suene el teléfono del propietario para asegurarte de que nada quede sin respuesta. Distribución automática de llamadas: Esto enruta las llamadas detrás de escena para facilitar la vida de todos. Un sistema ACD analiza todo lo que sabe sobre la persona que llama y decide a quién debe ir la llamada. Funciona particularmente bien cuando se conecta con tu software CRM. No molestar: ¿No quieres interrupciones? Puedes activar esto para pausar temporalmente las notificaciones de llamadas. Incluso puede redirigir esas llamadas a otra persona. Respuesta de voz interactiva: Si alguna vez has seguido un mensaje de voz para presionar un número para dirigir tu llamada, has interactuado con un sistema IVR. Esto permite que las personas que llaman se enruten a sí mismas según lo que necesiten. Puede funcionar en conjunto con ACD para liberar agentes y llevar a las personas que llaman a donde quieren ir lo más rápido posible. Consejo 7: Tómese el tiempo para capacitar a su equipo Muchas personas de su equipo pueden descubrir cómo usar su nuevo sistema por sí solas. Esto es genial, pero también puede generar inconsistencias en el servicio, lo que causa más problemas más adelante. Aproveche todos los recursos que tiene su proveedor de VoIP para incorporar personas a un nuevo sistema. Muchos tienen módulos y materiales de capacitación disponibles en línea y, si se trata de una implementación lo suficientemente grande, incluso pueden ofrecer un representante de la empresa dedicado para capacitar a los empleados. Algunos también ofrecen tutoriales en la aplicación para productos de softphone. Recomiendo encarecidamente al menos una sesión de capacitación para todos, para que todos reciban las mismas instrucciones e información sobre los flujos de trabajo esperados. Organizar un seminario dedicado con llamadas de prueba también les da a las personas menos expertas en tecnología la oportunidad de hacer preguntas, probarlo por su cuenta y aprender lo que necesitan en un entorno seguro. Consejo 8: preinstala aplicaciones en los dispositivos de trabajo Incluso si usas teléfonos de escritorio, instalar la aplicación en el dispositivo móvil o computadora de trabajo de cada usuario les brinda otra vía para usar el sistema. También les dará a aquellos que sean capaces la opción de configurar sus propios ajustes sin necesidad de atar los recursos del equipo de TI. Es importante preinstalar estas aplicaciones antes de que se ponga en uso el sistema VoIP, de modo que haya tiempo para abordar cualquier problema o pregunta sobre la funcionalidad. Una vez instaladas, los usuarios podrán hacer o recibir llamadas desde cualquier lugar, lo que abre más posibilidades para el trabajo remoto o las operaciones de emergencia. Consejo 9: aprovecha otras integraciones de software Las integraciones conectan tu sistema VoIP con las otras herramientas comerciales que tu equipo usa todos los días. Veo que muchas empresas las ignoran porque piensan que las integraciones serían difíciles de configurar. Sin embargo, la mayoría de los proveedores de VoIP tienen funciones de integración de un solo clic que hacen que la instalación sea realmente fácil. Los sistemas VoIP pueden integrarse con soluciones CRM, herramientas de colaboración y software de programación. Si tienes un desarrollador en el personal, puedes aprovechar las API para conexiones personalizadas y una experiencia de usuario aún mejor. Consejo adicional: controle su presupuesto. La VoIP es conocida por sus tarifas ocultas, que incluyen impuestos, tarifas de cumplimiento y gastos basados ​​en el uso. No es raro que su primera factura sea una completa sorpresa y que las facturas posteriores varíen de un mes a otro. También debe pensar en los costos de actualizar su Internet, instalar VPN, uso internacional, dispositivos, adaptadores y más. Le recomiendo que lea esta guía de precios de VoIP para obtener una descripción general completa de qué esperar y cómo presupuestar un sistema de VoIP.