La gestión de activos de software (SAM, por sus siglas en inglés) ha evolucionado desde un simple registro administrativo hasta una gestión más compleja de licencias y contratos que integra tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y la IA generativa (GenAI). Las implementaciones exitosas de SAM permiten ahorrar costos de licencia, mejorar el cumplimiento y reducir los ajustes. También mejoran la utilización del software, lo que permite a las empresas obtener más valor de las inversiones existentes, eliminar aplicaciones no utilizadas, no deseadas o que no se adaptan a la arquitectura y mejorar las relaciones con los proveedores mediante una mejor gestión de contratos. La mayoría de las prácticas y herramientas de SAM existen desde hace mucho tiempo y SAM sigue desempeñando un papel importante en todo el ciclo de adquisición de software. Las empresas ahora utilizan los procesos de SAM no solo para respaldar eventos puntuales, auditorías de software o renovaciones de contratos, sino también para lograr una gestión de costos y una optimización tecnológica efectivas. El seguimiento de las licencias en la nube, el registro de contratos, la gestión y vinculación de activos y la comprensión de los derechos siguen siendo áreas en las que los proveedores de SAM deben centrarse. En la encuesta de operaciones de tecnología moderna de Forrester de 2023, solo el 37 % de todos los profesionales digitales y de TI (el 43 % en las empresas) coincidieron en que el software de su organización está bien controlado y gestionado por un equipo de SAM. TI tiene muchos desafíos, incluido el desarrollo de nuevos sistemas y la resolución de incidentes de alta prioridad. Pero en términos de un proceso que debe ser consistente y repetible, SAM es complejo y desafiante, y pocas empresas sienten que lo dominan por completo. La cuestión aparentemente simple de si un título de software determinado está instalado en un dispositivo está llena de complejidades y trampas. Reconciliar este hecho técnico difícil de establecer con el derecho contractual a utilizar el software es difícil. Una importante propuesta de valor de SAM es que reduce el riesgo operativo al reducir la probabilidad de auditorías de software desfavorables y ajustes masivos inesperados. Esta es una propuesta de valor más débil que la generación de ingresos o la reducción de costos, lo que convierte a SAM en un objetivo atractivo para la reducción de costos. Complejidad de SAM Los expertos en la materia no son fáciles de encontrar y, a menudo, deben recibir formación interna: son valiosos y, por lo tanto, están sujetos a la caza furtiva. A modo de ejemplo, una gran empresa con más de 5000 empleados encargó a un equipo de SAM de solo tres personas que generara un informe semanal de cumplimiento de todo el departamento y lo enviara a los líderes del departamento. El dilema de la empresa: por un lado, necesitaba más recursos para poder garantizar una contabilidad precisa de cada aplicación, su uso real y el cumplimiento; por otro lado, las preocupaciones por la optimización de costos llevaron a planes para externalizar la función SAM o involucrar a trabajadores a tiempo parcial para los informes de SAM. Otra área de complejidad es que la proliferación de soluciones de software como servicio (SaaS) accesibles a través de navegadores web inicialmente causó algunas interrupciones para los proveedores de SAM. La concesión de licencias en la nube es menos una cuestión de licencias y cumplimiento y más un desafío de optimización y uso. La mayoría de los proveedores de SAM utilizan intermediarios de seguridad de acceso a la nube de inicio de sesión único estándar o complementos de navegador para registrar y administrar los contratos y el uso de SaaS. Los proveedores de SAM también pueden tener interfaces de programación de aplicaciones (API) estándar que se integran con la mayoría de los principales proveedores de SaaS para extraer datos de licencias y contratos. También vale la pena señalar que el software libre y de código abierto tiene su propio conjunto de desafíos relacionados con la redistribución y la comercialización. Esto hace que sea fundamental para las empresas registrar cualquier software de código abierto, especialmente el software que viene con una Licencia Pública General Affero de GNU. Cambio en la estrategia de SAM El enfoque de la gestión de activos de TI (ITAM) y SAM se ha alejado de las auditorías de software y el cumplimiento de la licencia. Ahora se centra más en la gestión del uso; la gestión de la seguridad y el riesgo contractual; y la optimización de costos, gastos y valor comercial. Con el rigor de proceso y la utilización de herramientas adecuados, Forrester cree que las empresas pueden obtener más valor comercial de las herramientas SAM. Uno de sus usos es en la gestión de proveedores. Las herramientas SAM pueden proporcionar a los equipos de gestión de proveedores información sobre el uso de los activos, la ubicación y los datos de rendimiento para negociar acuerdos con proveedores de software, hardware y servicios. También ayudan a afinar los acuerdos y negociar mejores acuerdos al identificar áreas para optimizar, expandir o eliminar. Las herramientas SAM también impulsan la optimización de costos de uso de software y mitigan el riesgo de pagar costos de ajuste. Si bien la recuperación de software a menudo impulsa las implementaciones de SAM, el uso adecuado de los activos de software y las licencias que emanan de SAM mitiga otros riesgos. Estos incluyen riesgos de incumplimiento por instalaciones de software no autorizadas, límites de licencia excedidos o el uso de software sin las licencias adecuadas; riesgos financieros por sanciones por incumplimiento o pago de suscripciones o licencias de software innecesarias; y riesgos de seguridad por el uso de software sin soporte, que puede conducir a ataques cibernéticos o violaciones de datos. El papel de la IA en SAM A medida que los entornos se vuelven más complejos, con la nube, la computación de borde y cuántica creando «confusión de activos» y las estructuras de licencias cambiando continuamente, se vuelve aún más importante tener un enfoque de gestión de activos integrado e implementar tecnologías innovadoras como GenAI y la automatización para mejorar la eficiencia operativa y reducir la carga manual, el riesgo y el costo. Si bien los proveedores aún no han lanzado nuevas funcionalidades, están desarrollando activamente varias capacidades de ML y GenAI. Forrester cree que GenAI facilitará la gestión del ciclo de vida del contrato al automatizar los pasos de gestión del contrato, como la redacción, la negociación, la aprobación, la ejecución y el monitoreo. Los administradores de activos podrán utilizar GenAI para crear y modificar contratos rápidamente y satisfacer sus necesidades específicas, al tiempo que cumplen con las políticas organizacionales y los requisitos regulatorios. El aprendizaje automático también se puede implementar para el monitoreo del cumplimiento y la evaluación de riesgos. Las herramientas de ML pueden examinar los contratos para identificar riesgos de cumplimiento, predecir violaciones de licencias, detectar usos no autorizados de software y optimizar las decisiones de adquisición de licencias. Al correlacionar automáticamente los datos de uso de software con los derechos y los términos de la licencia, los algoritmos de ML pueden ayudar a las organizaciones a prepararse para las auditorías, identificar posibles brechas de cumplimiento y proporcionar evidencia para respaldar los esfuerzos de conciliación de licencias. Los algoritmos de detección de anomalías impulsados ​​por ML también pueden identificar instalaciones, usos o intentos de acceso no autorizados de software. Todas las principales plataformas de gestión de servicios empresariales que admiten ITAM (ServiceNow, BMC Helix, Ivanti) ofrecen chatbots. De cara al futuro, Forrester predice que los chatbots impulsados ​​por GenAI proporcionarán recomendaciones cada vez más personalizadas para las decisiones de gestión de activos mediante el análisis de las preferencias de los usuarios, las interacciones históricas y los datos contextuales, y podrán adaptar las respuestas para satisfacer las necesidades individuales de los usuarios, ya sea recomendando licencias de software en función de los patrones de uso o sugiriendo estrategias de inversión basadas en perfiles de riesgo. Este artículo se basa en el informe de Forrester Why you must rethink your software asset management practices de Biswajeet Mahapatra y Charles Betz, con contribuciones de Carlos Casanova, Janet Worthington, Julie Mohr, Glenn O’Donnell, Arjun Kalra y Bill Nagel. Biswajeet Mahapatra es analista principal de Forrester y se centra en iniciativas que ayudan a los CIO a acelerar su proceso de transformación digital.