Un módem de fax es un dispositivo que permite a las computadoras enviar y recibir documentos de fax a través de una línea telefónica. Convierte los datos digitales como un PDF en señales analógicas como pitidos y tonos, que permiten que los datos se transmitan a través de la red telefónica pública conmutada (PSTN) y se reciban en una máquina de fax tradicional. Una vez que la máquina de fax tradicional recibe las señales analógicas, convertirá la señal en los datos necesarios para imprimir las páginas enviadas por fax. Las máquinas de fax modernas y las impresoras multifunción suelen guardar los faxes como archivos digitales, lo que permite a los empleados acceder a los faxes desde sus computadoras y teléfonos móviles. Si todo esto le parece un poco anticuado, puede utilizar un servicio de fax en línea que se encarga de toda la codificación y transmisión. Esto es lo que recomendamos. El fax en línea es legítimo y legalmente vinculante: no obtiene puntos de bonificación por enviar señales analógicas a través de cables de cobre. ¿Ya tengo un módem fax? Algunos dispositivos vienen con módems de fax incorporados, especialmente las computadoras portátiles e impresoras multifunción más antiguas. Para ver si su computadora portátil o impresora tiene un módem de fax, observe los puertos del dispositivo. Si hay un puerto RJ-11, es probable que tenga un módem de fax. Un puerto RJ-11 se adapta a una línea telefónica y, a menudo, está etiquetado como «Teléfono» o «Línea». También puede consultar las especificaciones de su sistema si es una Mac, o su Administrador de dispositivos si es una computadora con Windows. Si ve un módem de fax en cualquiera de esos lugares, lo más probable es que su computadora portátil tenga uno. ¿Necesito un módem de fax si tengo VoIP? La respuesta corta es sí. Necesita un módem de fax porque la transmisión de fax a través de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) no es confiable. Puede funcionar, pero como la gente suele enviar por fax documentos importantes, no quieren dejarlo al azar. Muchos proveedores de servicios telefónicos VoIP también ofrecen una función de fax, pero a menudo es una función adicional. E incluso cuando los servicios de fax están incluidos con VoIP, estos servicios funcionan con tecnología diferente. Entonces, si tiene VoIP y no está seguro de si puede o no enviar faxes, consulte con su proveedor: es posible que los servicios de fax ya estén incluidos o estén disponibles como un servicio adicional. En algunos casos, los proveedores de VoIP no ofrecen ningún fax, en cuyo caso deberá adquirir un servicio de fax independiente. Aquí hay un desglose de los costos del sistema telefónico VoIP y lo que debe saber antes de firmar un contrato de VoIP. Tipos de módems de fax Aunque existen muchos tipos diferentes de módems de fax, por lo general se dividen en módems de fax internos y módems de fax externos. Los módems de fax internos son tarjetas de expansión que se instalan dentro de una computadora, generalmente una que está conectada a una ranura PCI o PCIe en la placa base. Alguna vez fueron bastante comunes en computadoras de escritorio más antiguas, pero ocasionalmente puedes encontrar uno en una computadora de escritorio o portátil más nueva. Más comunes hoy en día son los módems de fax externos, que son dispositivos independientes que se conectan a una computadora a través de un puerto USB o un puerto serie, también llamado puerto RS-232. Parecen pequeñas cajas que se conectan a su computadora para que el tráfico de fax pueda dirigirse a través de ellas. La mayoría de los módems de fax externos estándar cuestan entre 30 y 45 dólares y vienen con funciones básicas para enviar faxes sencillos desde su computadora. En algunos casos, estos módems pueden agregar un medio adicional de acceso a Internet a su computadora, lo que puede resultar útil si necesita utilizar una conexión por cable. Los módems de fax de nivel empresarial suelen funcionar con más de un dispositivo y son capaces de manejar velocidades de datos mucho más altas que los módems de fax estándar. Las empresas todavía utilizan el fax porque funciona. Tal vez tengan un montón de equipos viejos que van a utilizar hasta que se acaben. A veces, sus proveedores o clientes dependen del fax, por lo que las empresas mantienen una máquina de fax a mano. Muy a menudo, el fax lo utilizan organizaciones de sectores altamente regulados. Por ejemplo, hospitales, bancos, despachos de abogados y empresas de servicios financieros todavía utilizan el fax, aunque muchas organizaciones han abandonado las impresoras multifunción y han trasladado el fax por completo a la nube. Uso de un módem de fax El uso de un módem de fax suele ser bastante sencillo. Primero, conecte el módem de fax conectándolo a su computadora, conecte la línea telefónica y asegúrese de que los controladores estén actualizados. A continuación, tome el documento que desea enviar por fax y abra su software de fax. En una máquina con Windows, normalmente será Fax y Escáner de Windows. Cuando esté listo, ingrese el número de fax de la persona a la que desea enviar el fax y adjunte el documento. La forma exacta de hacerlo depende del software que esté utilizando, pero normalmente seleccionará el documento del sistema de archivos de su computadora o lo arrastrará y soltará en el programa. El último paso es presionar enviar y esperar a que el software de fax le muestre una confirmación. Cómo evitar por completo el uso de un módem de fax Si bien los módems de fax aún pueden hacer el trabajo, existen muchas alternativas que son mucho menos costosas que comprar un dispositivo externo. Es posible que su biblioteca local tenga una máquina de fax o una impresora multifunción que pueda utilizar. Si hay una tienda UPS u otro tipo de imprenta en tu ciudad, definitivamente pueden ayudarte. Pero la alternativa más sencilla, económica y rápida es utilizar un servicio de fax en línea. Si sólo tienes que enviar unas pocas páginas, normalmente podrás hacerlo de forma gratuita. Los servicios de fax en línea realizan la misma codificación y transmisión que un módem de fax de la vieja escuela, pero todo el proceso se realiza en la nube. Del lado del usuario, es como enviar un correo electrónico, excepto que escribe un número de teléfono en lugar de una dirección de correo electrónico. Una vez que se registre en un servicio de fax en línea, podrá enviar y recibir faxes desde su computadora portátil, teléfono o computadora. La mejor parte es que todos sus faxes se almacenarán digitalmente para facilitar el acceso; nunca tendrá que imprimir un solo fax si no lo desea. Pasando de los módems de fax tradicionales El uso de un servicio de fax en línea tiene varias ventajas, siendo la principal la comodidad. Puede enviar y recibir faxes desde cualquier lugar donde tenga Internet, sin tener que preocuparse por estar en la oficina o encontrar una máquina de fax que funcione. Los servicios de fax en línea también suelen ser muy económicos y la mayoría ofrece tarifas mensuales fijas o precios de pago por uso. Esto tiende a ser mucho más práctico que una máquina de fax tradicional, principalmente porque no requiere comprar papel ni tóner ni actualizar su máquina cada pocos años. Además, dado que una opción digital elimina la necesidad de imprimir y realizar un seguimiento de los faxes físicos, la gestión de documentos es mucho más sencilla. Todos los faxes que envíe y reciba se pueden almacenar en la nube, lo que facilita la organización y recuperación de archivos. Desde una perspectiva empresarial, los servicios de fax en línea pueden ser una excelente manera de ampliar su tecnología de comunicaciones sin tener que agregar un montón de equipos nuevos y costosos a su oficina. Incluso las organizaciones que están sujetas a estrictos requisitos de privacidad y seguridad pueden utilizar el fax. Tenga en cuenta que no todos los servicios de fax en línea cumplen con estos requisitos reglamentarios. Si su organización está sujeta a la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA), por ejemplo, debe asegurarse de que el proveedor esté dispuesto a firmar un Acuerdo de Socio Comercial (BAA), aplique controles de acceso basados ​​en roles (RBAC), etc. en. Si su organización está sujeta a dichas leyes, los servicios seguros de fax en línea son imprescindibles. SRFax, eFax e iFax son buenos ejemplos de servicios de fax en línea que han hecho un esfuerzo adicional para ayudar a sus clientes a garantizar que todas las comunicaciones por fax sean seguras, privadas y confiables.