Los incautos pueden gastar de más cuando gestionan entornos de TI heterogéneos que incorporan software local, aplicaciones en la nube y software como servicio (SaaS), aunque la gestión de activos de software (SAM) sigue adaptándose y evolucionando más allá de las simples auditorías de inventario. Según Kumaravel Ramakrishnan, director de marketing de gestión de servicios de TI (ITSM) en ManageEngine, que desarrolla varias ofertas de gestión de TI, SAM sigue siendo una «zona gris» que requiere experiencia para resolverla, aunque la SAM aislada de hace unos años se integra cada vez más con la gestión de servicios contextuales y las herramientas de gestión de servicios empresariales. SAM se utiliza a menudo en las instalaciones para mejorar el control en tiempo real de las implementaciones de software, el uso de licencias y el estado de cumplimiento. Ofrece una forma de llevar información de servicios que antes no estaba disponible a herramientas que proporcionan gestión de cambios o configuración. El control del uso del software con una herramienta SAM ayuda a reducir los costes al realizar un seguimiento de las licencias y el uso del software. «Ha ido más allá de la gestión de licencias local tradicional hacia la gestión de aplicaciones SaaS donde existen modelos de licencias y desafíos muy singulares», dice Ramakrishnan. Lo ideal sería que las suscripciones SaaS se gestionaran evaluando la funcionalidad que las personas necesitan para hacer su trabajo. Las herramientas que gestionan las suscripciones SaaS deberían poder gestionar todos los productos SaaS y las funciones complementarias que utiliza una organización en un solo lugar, con flujos de trabajo automatizados para respaldar la aprobación de licencias, la adquisición, la implementación, la conciliación o las comprobaciones de cumplimiento. “Eso reduce la intervención manual y los errores humanos, y se obtiene un mejor nivel de gestión, seguimiento y administración”, afirma Ramakrishnan. “Las herramientas SAM pueden implementar procesos automatizados para jubilaciones y desmantelamiento, de modo que cuando un empleado deja una organización, hay un conjunto de procesos que se aplican automáticamente”. Sin embargo, los entornos híbridos y heterogéneos hacen que el panorama sea “un poco complicado”, y los procesos o las prácticas pueden ayudar “muy poco” en este sentido, afirma, y ​​añade: “¿Qué productos tienen licencia de la nube? ¿Cuáles se ejecutan como instalaciones en el propio entorno de una empresa con sus propias licencias? A menudo no está claro cuáles están en las instalaciones, cuáles en la nube y cuáles existen en una o más formas”. Ramakrishnan también destaca la importancia de realizar un seguimiento de los servicios de suscripción que se ejecutan en la infraestructura de TI corporativa que no están basados ​​en el usuario. “En gran medida, estos [areas] “La IA se ha vuelto compleja y diversa”, afirma. “Si tienes las herramientas adecuadas, deberías poder implementarla”. [artificial intelligence].” Cómo abordar SAM Eric Helmer, director de tecnología (CTO) del proveedor de servicios Rimini Street, dice que evitar el gasto excesivo en SAM depende de garantizar que los cambios coincidan con los resultados comerciales deseados. A su vez, cualquier orientación solicitada debe referirse a casos de uso específicos. “Muchos proveedores incentivan tantos cambios como sea posible, tal vez abandonando los activos de software locales y reimplementándolos como SaaS”, dice. “Entonces te das cuenta de que solo te llevaste un año de datos y aún tienes 20 años de datos en el sistema antiguo. Puede salirse completamente de control”. ¿Confías en un modelo tradicional de compra de activos, depreciando ese activo durante su vida útil y luego retirándolo a través de algún tipo de política? ¿Qué sucede con ese activo cuando o si pasas a un modelo arrendado? ¿Qué sucede con los gastos operativos frente a los gastos de capital? ¿Qué pasa con las implicaciones fiscales, la localización de datos y las consideraciones de cumplimiento en las implementaciones de software? “Hay muchas consideraciones”, dice Helmer. “La gente busca asesoramiento agnóstico, pero los grandes integradores de sistemas y conglomerados suelen estar interesados ​​en esos proyectos más grandes, que quizás no necesites o quieras”. Comienza con los activos existentes. ¿Pueden lograrse los resultados de tu negocio con el software que tienes hoy? Tal vez no necesites una interrupción de 50 millones de dólares durante un año. Tal vez no necesites implementar un gran paquete que seguirá generando costos de soporte y mantenimiento. La habilitación empresarial puede no implicar una nueva implementación o compra, ya que las organizaciones pueden no darse cuenta de todas las capacidades o el potencial de los activos que ya tienen. “Muchas personas solo están usando una fracción de las características o funcionalidades a las que tienen derecho, que han comprado”, dice Helmer. “Oracle y SAP [offer] Helmer señala la adquisición de VMware-Broadcom como un ejemplo de cómo la dependencia de un proveedor puede obligar a las organizaciones a suscripciones más caras. Un único proveedor puede ofrecer la tradicional “una sola garganta para ahogar” cuando las cosas van mal, pero no tener flexibilidad o agilidad puede resultar más costoso. “Gartner llama a esto una estrategia componible”, dice Helmer. “Las opciones disponibles significan que puedes encontrar soluciones que se adapten mejor. Mucha gente traslada los recursos humanos a Workday o la gestión de las relaciones con los clientes a Salesforce”. Comprenda sus objetivos Los analistas de Gartner Jaswant Kalay y Yolanda Harris coinciden en que se necesita suficiente reflexión y planificación para reducir el potencial gasto excesivo. A pesar de que las herramientas SAM evolucionan, puede ser un error asumir que pueden funcionar “de inmediato”, integrándose sin problemas o requiriendo poca intervención manual. Comprenda sus objetivos a corto, mediano y largo plazo: lo que desea de las herramientas SAM en relación con el caso de negocio y cuándo el esfuerzo manual ya no es sostenible a medida que aumenta la complejidad de la pila de software, instan. “Las organizaciones pueden sobrestimar las capacidades de las herramientas SAM”, advierten los analistas. “Desarrolle casos de uso claros y específicos. Considere las entradas de datos necesarias para que las herramientas SAM funcionen de manera efectiva y las necesidades comerciales que los datos SAM deben satisfacer”. Identifique algunos proveedores, posibles tipos de herramientas o integraciones de datos y analice las brechas entre ellos, así como cualquier cambio en los modelos de entrega de las instalaciones locales a SaaS frente a la propia transición a la nube de la organización para garantizar una adaptación no solo hoy, sino en el futuro, y no confíe únicamente en las afirmaciones de marketing de los proveedores en este sentido. Las partes interesadas involucradas deben provenir de toda la organización, yendo más allá de TI, abastecimiento y compras hasta seguridad, arquitectura empresarial, finanzas, riesgo y más allá. Preste mucha atención a los requisitos de las partes interesadas, incluidos sus desafíos actuales, y comunique beneficios creíbles de SAM para cada división o departamento. Las afirmaciones deben ser realistas y alcanzables, sobre todo porque respaldar el éxito de la herramienta SAM puede requerir datos específicos de las partes interesadas individuales, con casos de uso priorizados con demostraciones en profundidad o pruebas de concepto, añaden. Steve Ponting, director de Software AG, señala que la mayoría de las empresas han aumentado su pila tecnológica, lo que a menudo termina con redundancias o tecnologías superpuestas. “Descubrimos que entre la pandemia de Covid y 2023, las aplicaciones SaaS han crecido a aproximadamente 1.061 aplicaciones dentro de la empresa. Eso va a causar enormes problemas de interoperabilidad, seguridad y datos”, dice. Lograr visibilidad y control sobre todo esto significa ir más allá de las aplicaciones de monitoreo y gestión. ¿Quién financia qué? ¿Las compras centralizadas o las adquisiciones por parte del marketing agregan aplicaciones para resolver un problema particular que tienen? ¿Qué pasa con la TI en la sombra, cuyo uso puede no estar documentado formalmente en ningún lugar o por nadie? “Puedes terminar con funciones aisladas en cada región geográfica”, dice Ponting. “Entonces tampoco te estás beneficiando de las economías de escala. Si tienes seis aplicaciones diferentes, ¿cómo empiezas a reunir todos esos datos, estructurarlos todos, deduplicarlos todos? Es un caos. “La respuesta no será ‘simplemente moverlo todo a la nube’. Esto solo puede tener sentido si se necesita elasticidad a lo largo del tiempo y también hay que tener en cuenta los costes de tránsito de datos. Mientras tanto, la externalización de la infraestructura conlleva sus propios riesgos, como ocurrió con el problema de actualización de CrowdStrike para las organizaciones basadas en Windows a nivel mundial el 19 de julio. Piense en los servicios empresariales críticos, qué genera ingresos, cómo podría verse afectado por una interrupción o una interrupción y cuáles son los sistemas centrales en relación con eso. Un SAM óptimo le ayuda a trabajar a partir de lo que tiene, dibujando un panorama más detallado para la «gestión estratégica de la cartera» y brindando más oportunidades para la optimización de costos. «Desea poder modernizar y aprovechar las nuevas capacidades», dice Ponting. La complejidad puede ser un hecho Simon Morris, vicepresidente de consultoría de soluciones en ServiceNow, subraya que con entornos heterogéneos la «verdadera pregunta» es cómo gestionar la complejidad. «Siempre vamos a tener que operar con el kit heredado local. Y los modelos de lenguaje grandes comunes [LLMs] Podría ser prohibitivo [to implement] “También en la nube”, afirma. Morris recomienda “una plataforma de plataformas”, que conecte y gestione la diversidad y las fuentes de datos, facilitando la visibilidad más allá de inventariar activos o “crear una gran base de datos”. “Impulsar la acción sobre los datos, reducir los costos y mejorar la experiencia. La fragmentación es mala para las personas que intentan hacer su trabajo”, afirma. “Eleva los datos de los silos para que puedas ponerlos a trabajar adecuadamente”. Después de la propiedad y las personas, los activos son los que impulsan el costo y la forma de los balances, por lo que es crucial comenzar por considerar los resultados comerciales deseados, pasar a preparar a las personas para el cambio y hacer “alianzas más inteligentes”. “Si comienza con la tecnología, comprando una solución, nunca obtendrá una transformación comercial sustancial”, advierte Morris. Dicho esto, el gasto excesivo se puede descubrir en cualquier lugar, no solo en áreas como licencias o tránsito de datos, incluida la compra excesiva de tecnología, comprar cuando podría reutilizar o comprar demasiado pronto. Evitar gastar demasiado en SAM significa tener en cuenta consideraciones sobre todo el ciclo de vida de TI y de los empleados. “El primer desperdicio es que la gente busca un resultado comercial y espera que se le entregue el software, pero no puede alcanzarlo”, afirma Morris. “La oportunidad está en el flujo de caja y en la solución de problemas para que la gente sea productiva antes”. Steve Schmidt, vicepresidente de gestión de productos de Flexera, que recientemente adquirió Snow Software, empresa centrada en la gestión de activos, coincide en que existe una verdadera falta de visibilidad del patrimonio de TI en general. “Incluso entre los equipos que trabajan en esto, muchos dicen que no tienen una visibilidad completa”, afirma. Flexera ha encuestado a profesionales avanzados de ITAM que creen que entre el 20% y el 30% del gasto se desperdicia, añade, incluidas las cargas de trabajo de software de alto valor que ahora están en la nube, un punto ciego histórico de los equipos de FinOps y SAM. Elija las áreas de mayor gasto u oportunidad y piense en términos de capas: sobre su visibilidad y, luego, sobre los conocimientos de optimización relacionados que se pueden desarrollar y aprovechar. No olvide tampoco la seguridad y la gestión financiera cuando se trata del potencial de optimización de costos de SAM, aconseja Schmidt. Lo que sí está claro, según los expertos con los que ha hablado Computer Weekly, es que las métricas sobre el uso de SaaS son clave para gestionar los costes. Según Kalay y Harris de Gartner, puede haber hasta un 25% de desperdicio de SaaS, en términos de suscripciones no utilizadas. Los datos de Gartner muestran que el gasto en SaaS ha aumentado un 15% anual. Gestionar el potencial desperdicio de SaaS requiere una buena comprensión del uso del software y de SaaS por parte de las distintas partes interesadas de una organización. Todo esto forma parte de un proceso de SAM que se actualiza periódicamente para tener en cuenta cómo cambia el uso del software y de SaaS con el tiempo, lo que ayuda a las organizaciones a maximizar el valor de sus licencias de software y tarifas de SaaS.