Un puente de conferencia es una solución perfecta para empresas que necesitan reunir a muchas personas en la misma llamada. La mayoría de los sistemas telefónicos modernos pueden configurar este tipo de llamada con muy poco esfuerzo. Los participantes marcan un único número de teléfono desde cualquier lugar del mundo para unirse a su puente de conferencia. Estas llamadas se pueden proteger con un código de identificación de conferencia que evita que personas no autorizadas se unan. Incluso si nunca antes ha configurado un puente de conferencia, es probable que su sistema telefónico pueda hacerlo, ya sea que tenga una línea fija o VoIP. Es fácil, pero hay algunas cosas que hacen tropezar a los anfitriones y participantes primerizos. Cómo configurar un puente de conferencia en segundos Estamos ilustrando cómo configurar un puente de conferencia con Nextiva, un popular servicio telefónico VoIP. Si aún no tiene un sistema telefónico VoIP, consulte mi revisión de Nextiva para ver si es adecuado para usted. Los pasos exactos serán un poco diferentes si estás usando otro producto, pero los pasos fundamentales serán más o menos los mismos: ¡realmente no es tan complicado! Una nota rápida: los pasos a continuación eran válidos cuando publiqué este artículo, pero las aplicaciones evolucionan y cambian con el tiempo. 1. Crear un puente de conferencia El primer paso es crear un nuevo puente de conferencia con el número de teléfono que las personas usarán para llamar. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, solo los administradores tienen permiso para crear nuevos puentes de conferencia en Nextiva. Este también es el valor predeterminado en muchos otros sistemas telefónicos. Una vez que haya iniciado sesión en el panel de Nextiva, siga estos pasos para crear un nuevo puente de conferencia: En el menú superior, navegue hasta Funciones > Conferencias. Haga clic en Puente de conferencia+. Agregue un nombre descriptivo para su puente. Seleccione un número de conferencia del menú desplegable. Configure una notificación cuando las personas que llaman se unan o se vayan (opcional). Haga clic en el botón Guardar. Ahora debería ver los detalles de la audioconferencia, incluido el número de teléfono, la extensión, el ID de la conferencia y el PIN del moderador. Nota: Debe tener un número de conferencia de ubicación para crear un puente de conferencia personal en Nextiva. Puede crear un número de conferencia de ubicación accediendo al panel principal y navegando Ubicaciones > Funciones > Conferencias. 2. Invite a los participantes del puente de conferencia Una vez que haya creado un puente de conferencia, debe asegurarse de que todos los participantes tengan la información que necesitan para unirse. Esto es lo que debe incluir en su mensaje de invitación a los participantes: Número de teléfono. Extensión. Identificación de la conferencia. En Nextiva, la identificación de la conferencia es un código de acceso de seis dígitos que las personas que llaman necesitan para unirse. ¡Definitivamente no olvides enviar eso! No ocultes esta información en un correo electrónico; haz que sea lo más fácil posible para que la gente la encuentre. Cualquiera que llegue tarde a su conferencia telefónica agradecerá no haber tenido que investigar. Realizar su primera reunión con un puente de conferencia El uso de un puente de conferencia es generalmente simple y fácil de usar. Los usuarios sólo necesitan marcar un número de teléfono o hacer clic en un enlace para unirse a la llamada. Dicho esto, la tecnología no siempre funciona según lo planeado. A continuación se ofrecen algunos consejos para asegurarse de que todo salga bien. Pruebe su puente de conferencia Antes de la primera reunión real, es una buena idea revisar la configuración predeterminada del puente de conferencia y realizar una prueba para asegurarse de que todo funcione como se espera. Durante la llamada de prueba, usted verifica si la calidad del audio y otras funciones funcionan con un estándar aceptable. Si tiene videoconferencias integradas, pizarras u otras funciones interactivas, también debe probarlas. Esto le permite identificar y rectificar problemas potenciales o problemas de red. Es mejor abordar todo esto ahora que intentar solucionar los problemas de su puente de conferencia mientras las personas intentan iniciar sesión en la reunión. Comprender los problemas comunes del puente de conferencia Es posible que encuentre problemas y que algunos participantes tengan problemas para unirse a la reunión de la conferencia. La mayoría suelen ser problemas técnicos que se pueden resolver con bastante facilidad. Estos son algunos de los problemas más comunes y consejos para resolverlos: Conexión a Internet inestable: si está utilizando un sistema telefónico VoIP, todos los participantes en la llamada necesitan una conexión a Internet estable. VoIP no requiere mucho ancho de banda, pero incluso los retrasos menores causan problemas importantes en una conversación en tiempo real. Los usuarios que experimentan retrasos o audio entrecortado pueden tener suerte al acercarse a su enrutador o conectarse directamente. Problemas de almacenamiento en caché: si las personas que llaman no pueden iniciar sesión, puede pedirles que borre las cookies y el caché de su navegador y luego lo reinicien cuando hayan terminado. Esto puede ayudar a aquellos cuyas computadoras almacenan en buffer, se retrasan o cargan a paso de tortuga. Sistema operativo y/o navegador desactualizados: si utilizan sistemas operativos o versiones de navegador más antiguos o desactualizados, pídales que lo actualicen a la versión compatible con la aplicación de puente de conferencia actual. Si este es un problema recurrente, considere pedirle a las personas que se aseguren de que su sistema operativo/navegador esté actualizado como parte del mensaje de invitación al puente de su conferencia. La identificación de la conferencia no funciona: los asistentes pueden encontrar mensajes de error al intentar llamar al puente con su identificación de la conferencia. Este error puede ocurrir si recientemente asignó un número de servicio a un puente de conferencia recién creado o si un asistente intenta unirse con una identificación para una conferencia diferente. Si nada de eso ayudó, o la calidad de la llamada no es la que esperaba, existen algunos problemas de VoIP más comunes con soluciones fáciles. Y si las llamadas siguen teniendo problemas, comuníquese con su proveedor de VoIP. Realizar una conferencia telefónica en 2024 no debería ser una gran tarea para su sistema telefónico. Cómo iniciar una llamada de conferencia Inicie la llamada a tiempo. Es respetuoso con los asistentes y anima a cualquiera que se registre tarde a llegar a tiempo a la siguiente llamada. Si empiezas tarde constantemente, nadie intentará llegar a tiempo. Asegúrese de decirle a la gente que la llamada se está grabando. Esto es importante. En algunos estados y jurisdicciones, debes informar a tu audiencia si están siendo grabadas. En lugar de preocuparse por las leyes estatales, es mejor incluir un descargo de responsabilidad estándar de que la llamada se está grabando si planea hacerlo. Otra práctica recomendada que recomendamos es pedir a todos los participantes que silencien sus micrófonos a menos que estén hablando. Como anfitrión, podrás silenciar a las personas si es necesario. Puede parecer de mala educación, pero incluso un poco de ruido de fondo puede interferir con la calidad de la llamada. Asegúrese de que las discusiones no se desvíen de la agenda del tema para mantener todo en orden durante la reunión y no exceder el tiempo asignado. Observe una buena etiqueta en la reunión. Si es posible, recomendamos finalizar el orden de los discursos y compartirlo con todos los participantes antes de la reunión. Esto ayudará a mantener el rumbo y garantizará que cubra la totalidad de su agenda. Anime a todos a anunciarse cuando se unan a la llamada. En conferencias telefónicas extremadamente grandes, esto puede no ser recomendable, pero para llamadas más pequeñas o con relativamente pocos oradores, generalmente es una buena idea. Sea un buen ejemplo de etiqueta siendo cortés, silenciando el micrófono cuando no esté hablando y articulando claramente sus palabras. Termina lo que necesitas decir y pasa a lo siguiente. Tenga cuidado con los participantes que abusan de su tiempo. Como anfitrión, sepa cuándo intervenir y mantener el flujo de la reunión. Si demasiados oradores se alargan, se pierde la oportunidad de escuchar preguntas u obtener comentarios. Sea firme con los oradores conversadores sin ser grosero. Esta es una de las grandes diferencias entre la etiqueta de las videoconferencias de solo audio y las de solo audio. En una videollamada, hay todo tipo de señales visuales que las personas captarán. Cuando se trata sólo de voz, hay que ser directo con las personas que no paran de hablar.