Toda institución financiera de cualquier tamaño debe cumplir con las leyes y regulaciones locales. Estas salvaguardas se implementan para proteger contra actividades ilegales y hacer cumplir una mentalidad responsable para los profesionales financieros. Después de todo, estas instituciones tratan con dinero, por lo que necesitan una política de seguridad estricta e integral para garantizar que no les pase nada a las ganancias obtenidas con tanto esfuerzo. Uno de esos conjuntos de reglas es la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA), que entró en vigencia en 1999. Aunque seguir la ley GLBA requiere el aporte de expertos, es importante comprender lo que significa y cómo encaminar su negocio en el camino. al cumplimiento. ¿Qué es GLBA? La Ley Gramm-Leach-Bliley es una ley del gobierno de los Estados Unidos que no solo reformó la industria profesional financiera sino que también aclaró las reglas de las prácticas de privacidad financiera del consumidor. Los bancos, prestamistas y cobradores de deudas tienen acceso a los registros financieros de cada cliente, y la ley GLBA garantiza que los datos no estén disponibles públicamente. Las instituciones financieras deben ser transparentes en cuanto a sus prácticas de intercambio de información y ofrecer a los clientes la opción de “optar por no participar”. Estas restricciones existen para proteger a los consumidores de amenazas a su bienestar financiero. Los datos robados podrían dar lugar a delitos graves como fraude y robo de identidad. La confianza de los consumidores se desintegraría y la institución financiera responsable podría enfrentarse a multas de hasta 100.000 dólares por infracción e incluso penas de cárcel para los responsables. ¿Qué es la información no pública? La información personal no pública (NPI) se refiere a la información recopilada por instituciones financieras que no debe ponerse a disposición del público. Cualquier información que un cliente proporcione a una institución financiera es confidencial, desde solicitudes hasta transacciones. Las únicas excepciones son cuando dicha información esté legalmente disponible al público o si el cliente consiente directamente en revelar cierta información. Ejemplos de información disponible públicamente incluyen registros de agencias federales, estatales y locales, como hipotecas, o información disponible públicamente en línea con el consentimiento del cliente. El camino más seguro para cualquier institución financiera es asumir que toda la información proporcionada es NPI. Incluso los números de teléfono pueden no estar listados, o los nombres y direcciones están ocultos por ley para evitar el acceso no autorizado. Además, la Regla de Salvaguardias de la Comisión Federal de Comercio (FTC), que forma parte de la GLBA, exige que las instituciones financieras desarrollen, implementen y mantengan un programa integral de seguridad de la información para proteger la información de los clientes. Esta regla requiere que las instituciones evalúen los riesgos para la información del cliente y garanticen que existan salvaguardas adecuadas para proteger estos datos. El cumplimiento de la Regla de Salvaguardias de la FTC es crucial para prevenir el acceso no autorizado y garantizar la confidencialidad y seguridad de NPI. ¿Cuáles son los requisitos básicos? Con una comprensión más profunda de GLBA, es hora de profundizar en lo que las instituciones de servicios financieros deben hacer para garantizar el cumplimiento de GLBA. Es importante tener en cuenta que el artículo simplificó estos requisitos con fines educativos. Aunque toda la información a compartir es precisa, se necesita una lectura exhaustiva de los requisitos de la GLBA para garantizar su total cumplimiento. Siempre consulte a un abogado financiero o experto en seguridad cuando aplique estos requisitos y prácticas de cumplimiento de GLBA. Proporcionar a los clientes un aviso claro sobre los requisitos de privacidad Las instituciones deben proporcionar un aviso de política de privacidad claro y visible a sus clientes. Este aviso debe explicar qué información se recopila, su uso y quién recibe la información del cliente. También debe describir los derechos del cliente con respecto a su información personal. Asegúrese de que los clientes conozcan su derecho a “optar por no participar” Desde la primera transacción, las instituciones financieras deben informar a los clientes de su derecho a optar por no compartir su información personal no pública con terceros no afiliados. Las instituciones deben proporcionar un proceso simple y accesible para que los clientes ejerzan este derecho. Establecer un programa integral de seguridad de la información Las instituciones financieras deben poder protegerse contra violaciones de seguridad. La institución financiera debe contratar a un profesional calificado para crear un programa sólido de seguridad de la información para proteger los datos de los clientes de amenazas y vulnerabilidades. Integre salvaguardias contra amenazas a nivel administrativo, técnico y físico en las políticas del programa de seguridad. Realice evaluaciones de riesgos y pruebas de seguridad periódicas. Si bien existen muchas amenazas a los datos financieros, el fraude es uno de los problemas más comunes debido a los descuidos de seguridad. La prevención del fraude en las instituciones financieras requiere una medida de seguridad proactiva, y para eso sirven exactamente las evaluaciones de gestión de riesgos. Las evaluaciones periódicas de riesgos son esenciales para identificar posibles vulnerabilidades en los sistemas de información de la institución antes de que se conviertan en pasivos. Además, las pruebas periódicas de seguridad de las salvaguardias realizadas en respuesta a los riesgos potenciales encontrados durante la evaluación garantizan su eficacia. Capacite al personal sobre prácticas adecuadas de seguridad de datos Capacite a todos los empleados sobre la importancia de la seguridad de los datos y las prácticas específicas que deben seguir para proteger la información de los clientes. Implemente prácticas de seguridad de datos directamente en la política del lugar de trabajo para garantizar el cumplimiento. Realizar seminarios para informar al personal sobre la importancia de la seguridad de los datos. Recuerde, incluso las puertas más fuertes pueden quedar abiertas por una sola persona. Supervisar periódicamente a los socios externos Las instituciones financieras deben garantizar que los proveedores de servicios externos también cumplan con los requisitos de la GLBA. Es necesario un seguimiento periódico y la debida diligencia para verificar que los terceros tengan las medidas de seguridad adecuadas. Incluso si el tercero es culpable de una posible infracción, la culpa seguirá recayendo en la institución por confiarle al proveedor datos confidenciales. A continuación se ofrecen algunos consejos para mantener una gestión adecuada de los proveedores. Mantenga actualizados los programas de seguridad Revise los programas de seguridad de la información y actualícelos periódicamente para abordar nuevas amenazas contra la seguridad de los datos. Los piratas informáticos y otros actores maliciosos siempre encuentran formas de eludir los programas de seguridad. Es responsabilidad de la institución financiera mantenerse actualizada contra las amenazas a la seguridad. Cree un plan de recuperación Desarrollar un plan de recuperación es crucial para responder a una violación de seguridad. Este plan debe describir los pasos para contener y mitigar el impacto de una infracción y recuperar cualquier información comprometida. Recuerde, incluso gigantes tecnológicos como Sony y Microsoft han sido víctimas de violaciones de seguridad, así que siempre tenga un plan para el peor de los casos. Presentar Informes Anuales a la Junta Directiva Finalmente, el responsable del programa de seguridad deberá enviar informes anuales a la junta directiva. Además de garantizar el cumplimiento, los datos contenidos podrían proporcionar información para una protección de datos más eficaz. La Junta Directiva tiene el poder y, por tanto, la responsabilidad de implementar cambios masivos en las políticas de una institución. ¿Necesita un socio que le ayude? Asociarse con un proveedor de servicios de seguridad administrado (MSSP) como Nerds Support puede simplificar enormemente las complejidades de mantener el cumplimiento de GLBA para las empresas financieras y contables. Pueden ofrecer orientación experta y medidas de soporte tales como: Realizar evaluaciones de riesgos exhaustivas para identificar vulnerabilidades en sus sistemas de información, garantizando que se implementen medidas de seguridad personalizadas. Implementar programas de seguridad integrales que abarquen salvaguardias administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos de los clientes contra accesos no autorizados e infracciones. Los servicios de monitoreo continuo las 24 horas del día, los 7 días de la semana y de respuesta a incidentes en tiempo real garantizan que cualquier actividad sospechosa se identifique y mitigue rápidamente, lo que reduce el riesgo de violaciones de datos e incumplimiento. Amplios programas de concientización y capacitación del personal para fomentar una cultura consciente de la seguridad, garantizando que todos los empleados comprendan sus funciones en la protección de la información confidencial. Gestionar y monitorear proveedores externos para garantizar que cumplan con los requisitos GLBA, mitigando los riesgos asociados con el manejo de datos de terceros. Las auditorías y actualizaciones de seguridad periódicas mantienen sus medidas de seguridad actualizadas y efectivas contra las amenazas en evolución. Además, un MSSP como Nerds Support ayuda a desarrollar e implementar planes de recuperación y respuesta a incidentes adaptados a las necesidades de su empresa, garantizando una recuperación rápida y una interrupción operativa mínima en caso de una infracción. Al aprovechar la experiencia y los recursos de un MSSP como Nerds Support, su empresa puede lograr y mantener el cumplimiento de GLBA, proteger la información del cliente y salvaguardar su reputación. ¿Está preparado para el cumplimiento de GLBA? Garantizar el cumplimiento de la GLBA es crucial para todas las instituciones financieras, incluidas las empresas de contabilidad y impuestos. La Ley Gramm-Leach-Bliley exige estrictas medidas de privacidad y protección de datos para proteger la información financiera del consumidor. Las instituciones financieras deben proporcionar avisos de privacidad claros, ofrecer opciones de exclusión voluntaria para compartir datos e implementar programas sólidos de seguridad de la información. Las evaluaciones periódicas de riesgos, la capacitación del personal y el monitoreo de terceros son esenciales para identificar y mitigar las vulnerabilidades. Las instituciones deben mantener actualizados los programas de seguridad para contrarrestar nuevas amenazas y establecer un plan de recuperación para abordar las violaciones de datos. Los informes anuales al consejo directivo garantizan el cumplimiento y la mejora continua. El cumplimiento adecuado de la GLBA no sólo protege la información confidencial sino que también mejora la reputación y la integridad operativa de la institución. ¿Listo para los siguientes pasos? Puede asociarse con un MSSP como Nerds Support, que puede proporcionar la experiencia y los recursos necesarios. Comuníquese con Nerds Support para una consulta gratuita y vea si sus medidas de seguridad cumplen con los estándares de la industria.