Si se hace correctamente, la transmisión de faxes puede ser una poderosa herramienta de marketing y comunicación. Estas son algunas de las razones: Entrega garantizada y altas tasas de apertura: a diferencia de los correos electrónicos que pueden perderse en las carpetas de spam o no leerse, los faxes se entregan directamente a la máquina del destinatario. Para llegar a audiencias específicas: el fax todavía es ampliamente utilizado por grupos demográficos de mayor edad y por personas en industrias como la atención médica y las finanzas. Avisos legales y entrega de documentos: el fax sigue siendo un método válido y aceptado para enviar documentos legales, contratos u otras notificaciones importantes. Para ciertos casos de uso, la transmisión por fax es una forma más confiable de enviar el mensaje, pero es necesario saber cómo hacerlo legalmente. El fax está muy regulado y las multas por “fax no deseado” son elevadas; esto no es como el correo electrónico en el que puedes simplemente disparar. Transmisión masiva de faxes: tradicional versus nube Antes de Internet, el envío de faxes era una de las formas más rápidas y confiables de hacer llegar información a alguien. Las empresas enviaron por fax avisos, formularios y comunicaciones confidenciales porque era una transmisión casi instantánea. Pero no pudieron hacerlo a escala. Cada máquina de fax estaba conectada a una línea fija y a un módem de acceso telefónico. El remitente tenía que introducir manualmente los números de fax del destinatario o utilizar una lista preprogramada y transmitir el documento página por página. Este proceso consumía mucho tiempo, era propenso a errores como líneas ocupadas y fallas de transmisión, y carecía de funciones como programación, seguimiento o informes detallados. Hoy en día, las empresas pueden transmitir faxes a través de Internet, desde un teléfono celular, en cualquier momento y en cualquier lugar; todo lo que se requiere es una conexión a Internet estable. Simplemente seleccionan destinatarios de una lista de contactos o cargan una lista, envían o programan faxes y listo. El nuevo enfoque es mucho más conveniente y el envío de faxes basado en la nube se integra con herramientas como CRM y viene con herramientas integradas de seguimiento y cumplimiento. Después de optimizar los procesos de fax en la nube, los costos bajan. La comunicación por Internet es generalmente más barata que enviar faxes a través de líneas telefónicas, especialmente para transmisiones de fax. La transmisión de fax es legal, el fax no deseado no lo es. Para utilizar esta poderosa herramienta legalmente, necesita conocer la diferencia entre “fax no deseado” y faxes legales. Enviar faxes no solicitados o no deseados es ilegal y puede causarle problemas. Regulaciones como la Ley de Protección al Consumidor Telefónico (TCPA), la Ley de Prevención de Fax Basura de 2005 y la Ley Can-Spam de 2003 (algunas de las mismas regulaciones que rigen el uso del correo electrónico) describen cómo utilizar el fax legalmente. Hay mucho que cubrir en cada acto, por lo que solo describiremos los puntos más importantes a seguir: Obtenga un consentimiento por escrito verificable: obtenga un permiso de suscripción explícito antes de enviar cualquier fax de marketing. Esto significa un formulario en papel firmado por el destinatario, una confirmación por correo electrónico con un enlace de suscripción claro u otro método verificable. Sea transparente: indique claramente su nombre, dirección, número de teléfono y el propósito del fax en el encabezado de la transmisión. No utilice líneas de asunto o contenido engañosos para engañar a los destinatarios para que lean su fax. Ofrezca una opción de exclusión voluntaria clara y sencilla: incluya una opción de exclusión voluntaria destacada en cada fax, que explique cómo cancelar la suscripción a mensajes futuros. Asegúrese de que sea fácil de entender y ejecutar a través de un número de teléfono, un enlace a un sitio web o un correo electrónico de respuesta. Mantenga listas precisas de no enviar faxes: compare periódicamente su lista con los registros de no enviar faxes estándar de la industria y elimine de inmediato a cualquiera que opte por no participar. Mantenga registros detallados: mantenga un registro de cada transmisión de fax, incluido el contenido, la lista de destinatarios, la documentación de suscripción y la confirmación de entrega. Estos registros pueden salvarle la vida si alguna vez enfrenta desafíos legales. Las regulaciones pueden evolucionar, así que manténgase actualizado sobre los últimos requisitos de la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) para proteger su negocio. Tipos de servicios de transmisión de faxes Ahora que comprende el marco legal, exploremos sus dos opciones para enviar faxes en masa: usar un sistema de transmisión dedicado o usar los servicios integrados de su VoIP. Sistemas de transmisión de fax dedicados La mayoría de los buenos servicios de fax en línea admiten la transmisión de fax y vienen con valiosas funciones de soporte, como gestión de documentos, programación, seguimiento y herramientas de cumplimiento. Comprar uno de estos podría ser una buena opción si está satisfecho con su configuración tecnológica pero necesita una mejor manera de enviar faxes. Los sistemas de fax dedicados ofrecen funciones especializadas, como: Orientación y personalización avanzadas. Gestión de exclusión voluntaria. Integración de la lista No enviar faxes. Registros de transmisión detallados. Estas características mantienen la transmisión de fax cumpliendo con la ley pertinente y son esenciales para empresas con una mayor carga regulatoria, como la atención médica o los servicios legales. Además, la infraestructura dedicada puede manejar grandes volúmenes para garantizar que sus faxes lleguen a sus destinos a tiempo. Servicios telefónicos VoIP para transmisión de fax Muchos, pero no todos, los servicios telefónicos VoIP le permiten enviar faxes y, a menudo, carecen de las características y funcionalidades de los sistemas de transmisión de fax dedicados. Esto podría dificultar el envío masivo de faxes o el cumplimiento de las normas sobre fax. Es posible enviar faxes a través de VoIP, pero no es confiable. Normalmente, los proveedores de VoIP ofrecen envío de faxes como un servicio complementario porque es literalmente un servicio diferente que se ejecuta en una infraestructura separada. Si ya utiliza VoIP, verifique si su proveedor ofrece un servicio de fax integrado. RingCentral, por ejemplo, incluye fax en sus planes Advanced y Ultra, por lo que no se necesita una suscripción por separado. También tiene un plan de fax independiente que admite hasta 3000 faxes por usuario al mes. Otra opción es Nextiva, que ofrece una solución de fax en línea llamada vFax. Esta aplicación independiente le permite enviar y recibir faxes a través de su computadora o conectarse a una máquina de fax. VER: Nuestra revisión de Nextiva, revisión de RingCentral y comparación de Nextiva vs RingCentral para obtener más información. ¿Qué configuración de fax es la adecuada para usted? Si sólo envía faxes ocasionalmente o envía campañas de bajo volumen, una solución VoIP sencilla podría ser suficiente. Sin embargo, un servicio de transmisión de fax dedicado es el claro ganador para campañas específicas de gran volumen con requisitos de cumplimiento. Investigue sobre los requisitos de cumplimiento de la industria y analice los costos para determinar cuál es mejor.