Microsoft 365 (también conocido como M365) es un potente conjunto de herramientas que mejora la productividad y la colaboración tanto empresarial como personal. Esto es especialmente cierto para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Para aprovechar al máximo M365, es importante optimizarlo; de lo contrario, es posible que solo esté utilizando una fracción de la potencia que tiene. Si está listo para aprovechar al máximo su suscripción empresarial de M365, este artículo lo guiará a través de las configuraciones esenciales para potenciar su uso de Microsoft 365. 1. Optimice el correo electrónico con Outlook Organice mediante reglas Las reglas de correo electrónico ayudan a organizar su correo electrónico y pueden liberarlo del caos de la bandeja de entrada. Cree reglas para mover correos electrónicos a carpetas específicas, reenviarlos a otras personas o marcarlos como leídos. Esto puede reducir el desorden y mantener su bandeja de entrada organizada. Configure la Bandeja de entrada prioritaria La Bandeja de entrada prioritaria lo ayuda a administrar su correo electrónico de manera más eficiente. A algunas personas les encanta, mientras que otras lo odian. Separa los correos electrónicos importantes del resto. Para habilitarlo, vaya a la pestaña Ver en Outlook y seleccione Mostrar Bandeja de entrada prioritaria o, en el nuevo Outlook, visite Ver > Configuración de vista. Esta configuración garantiza que vea los mensajes más importantes primero. Personalice las firmas de correo electrónico Una firma de correo electrónico profesional puede mejorar su marca. Cree firmas para nuevos correos electrónicos y respuestas. Incluya su nombre, puesto, empresa e información de contacto. Haga clic aquí para ver cómo configurar las firmas de Outlook. 2. Mejore la colaboración con Teams Configure canales Los canales en Teams separan las discusiones por tema o proyecto. Cree canales para categorizar diferentes equipos o proyectos. Asigne un nombre al canal y configure su nivel de privacidad. Esto ayuda a mantener las conversaciones enfocadas, organizadas y facilita la búsqueda. Use pestañas para acceder rápidamente a los recursos del equipo Las pestañas en Teams brindan acceso rápido a archivos y aplicaciones importantes. Ya no es necesario enviar documentos por correo electrónico constantemente a miembros del equipo que no pueden encontrarlos. Agregue pestañas para documentos, sitios web o aplicaciones de uso frecuente. Para agregar, haga clic en el ícono más en la parte superior de un canal y seleccione el tipo de pestaña. Esto agiliza los flujos de trabajo y mejora la productividad. Administrar notificaciones Las notificaciones lo mantienen informado, pero pueden ser abrumadoras. Personalícelas yendo a Configuración > Notificaciones. Elija sobre qué actividades desea recibir notificaciones. De esta manera, se mantendrá actualizado sin interrupciones innecesarias. 3. Proteja sus datos Habilite MFA (autenticación multifactor) MFA es una adición esencial y agrega una capa crítica de seguridad a su cuenta para proteger contra el acceso no autorizado. Lea este artículo para configurar MFA M365. Administrar la seguridad de los dispositivos móviles Asegúrese de que todos los dispositivos móviles que acceden a Microsoft 365 sean seguros. Puede hacerlo actualizando a Microsoft 365 Business Premium, ya que incluye Intune, un poderoso administrador de dispositivos de punto final. M365 Business Premium le permite configurar varios protocolos de seguridad para los dispositivos que acceden a sus datos. Configurar políticas DLP (prevención de pérdida de datos) Las políticas DLP ayudan a proteger contra violaciones de datos. Puede crear políticas para identificar y proteger información confidencial. Esto garantiza el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos. Vaya a la página de ayuda de Microsoft Purview para ver cómo configurar políticas. 4. Personaliza SharePoint Organiza tus bibliotecas de documentos Las bibliotecas de documentos en SharePoint ayudan a organizar y administrar archivos. Crea bibliotecas para diferentes departamentos o proyectos. Esto mejora la administración y accesibilidad de archivos. Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo se integra SharePoint con Teams y OneDrive. Establece permisos Controla el acceso a tu sitio de SharePoint con permisos. Asigna permisos según roles y responsabilidades. Esto garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a información confidencial. Usa plantillas de sitio Las plantillas de sitio en SharePoint son excelentes para compartir información. Puedes configurar minisitios web centrados en temas dentro o fuera de tu empresa y usar plantillas para tipos de sitios comunes (como sitios de equipo o sitios de proyecto). 5. Maximiza la productividad con OneDrive Comparte archivos de forma segura Comparte archivos de forma segura con otras personas mediante OneDrive. Selecciona un archivo, haz clic en Compartir y elige las opciones para compartir. Incluso puedes establecer permisos y fechas de vencimiento para vínculos compartidos; esto garantiza que solo los destinatarios previstos puedan acceder a los archivos compartidos durante un período de tiempo determinado. Sincroniza archivos para acceso sin conexión OneDrive te permite sincronizar archivos para acceso sin conexión. Ve a OneDrive, selecciona los archivos o carpetas que deseas sincronizar. Esto garantiza que pueda acceder a archivos importantes cuando esté fuera de casa sin conexión a Internet. Use el historial de versiones El historial de versiones en OneDrive le permite restaurar versiones anteriores de archivos. Esto es vital para la continuidad empresarial y la recuperación de ransomware. Puede ver y restaurar versiones anteriores según sea necesario y ayuda a recuperarse de cambios o eliminaciones accidentales. 6. Aproveche las funciones avanzadas Use Power Automate para la automatización del flujo de trabajo Power Automate ayuda a automatizar tareas repetitivas. Vaya al sitio web oficial de Microsoft Power Automate para obtener más información y comenzar a crear flujos para flujos de trabajo comunes. Use plantillas o cree flujos personalizados. Esto ahorra tiempo y puede reducir una gran cantidad de trabajo manual y repetitivo. Analice datos con Power BI Power BI proporciona potentes herramientas de análisis y visualización de datos. Conecte Power BI a sus fuentes de datos de Microsoft 365 y cree informes y paneles interactivos. Esto lo ayuda a obtener información y tomar decisiones informadas. Agregue Copilot para M365 Copilot es el motor de inteligencia artificial generativa de Microsoft y puede reducir drásticamente el tiempo que lleva todo tipo de tareas. Por ejemplo, cree una presentación de PowerPoint a partir de un mensaje o haga que Copilot genere tareas basadas en una reunión de Teams. Obtenga más información sobre Copilot aquí. Póngase en contacto con un experto en optimización y soporte de M365 El uso de estas configuraciones esenciales puede maximizar su experiencia con Microsoft 365. Esto puede generar una mejor seguridad, eficiencia y colaboración. ¿Quiere una exploración más detallada de estas configuraciones y cómo usarlas? Considere comunicarse con nuestro equipo de Microsoft 365. Estaremos encantados de ayudarlo a optimizar y administrar sus herramientas y aprovechar todos los beneficios. Comuníquese hoy mismo y hablemos sobre cómo potenciar su uso de M365 y aprovechar al máximo la plataforma.