Hable con el experto en riesgos y cumplimiento Tom McLeod y le dirá que los empleadores tienen dos responsabilidades principales cuando se trata de sus empleados. La primera es mantenerlos seguros mientras trabajan. ¿La segunda? Pagarles de manera adecuada y precisa. Si bien la salud y la seguridad han mejorado en Australia durante los últimos 30 años, pagar a los empleados de manera adecuada se ha convertido en un gran problema. Se han revelado regularmente incidentes de empleadores que pagan menos a los empleados, lo que ha llevado a nuevas leyes diseñadas para combatir el «robo de salarios» intencional. McLeod, director de riesgos de la empresa de cumplimiento de nóminas Yellow Canary, dijo que el sistema de premios de Australia puede hacer que pagar a los empleados sea complejo. Sin embargo, dijo que cambiar los sistemas de nóminas no solucionará el problema por sí solo y recomendó la validación de nóminas independiente como solución. ¿Qué tan grande es el problema de los pagos insuficientes a los empleados en Australia? Australia ha estado tomando conciencia de su problema de pagos insuficientes durante varios años. Comenzando con un caso que involucraba a 7-Eleven, revelado por primera vez en 2015, McLeod dijo que la conciencia del problema había ido creciendo tanto en la sociedad como en el gobierno, lo que llevó al descubrimiento de más casos. VER: Mejores prácticas para mantener el cumplimiento de la nómina El Defensor del Pueblo para el Trabajo Justo, el regulador responsable de recuperar los salarios impagos, dijo que recuperó 509 millones de dólares australianos (336 millones de dólares estadounidenses) para 251.475 trabajadores en 2022-23. Este fue el segundo año consecutivo en el que se recuperaron más de 500 millones de dólares. Australia experimenta incidentes de pago insuficiente de alto perfil En un incidente reciente, el bufete de abogados australiano Slater & Gordon informó por sí mismo a Fair Work después de descubrir un problema de 300.000 dólares australianos (198.000 dólares estadounidenses) con la tasa a la que se acumularon las licencias para algunos empleados actuales y anteriores que se tomaron licencias con la mitad del salario entre finales de 2011 y mediados de 2023. Esto queda eclipsado por la crisis de pago insuficiente de las universidades. El Sindicato Nacional de Educación Terciaria dice que 30 universidades han confirmado AUD $203 millones (US $134 millones) en pagos insuficientes, con otros AUD $168 millones (US $111 millones) reservados por nueve universidades por presuntos pagos insuficientes. La lista de pagos insuficientes históricos incluye al gigante de supermercados Woolworths, que pagó a miles de empleados 300 millones de dólares (US $198 millones) de menos, y a la aerolínea Qantas, que aceptó un compromiso ejecutable en 2020 para devolver a los empleados 7,1 millones de dólares australianos (US $4,7 millones). Los pagos excesivos también se descubrieron cuando se realizaron auditorías de nóminas Los empleadores en Australia también pagan regularmente en exceso a los empleados. Aunque no sea tan costoso para las empresas a largo plazo como los pagos insuficientes, la Asociación Australiana de Nóminas ha dicho que ha descubierto pagos excesivos en el 70% de sus controles de cumplimiento de nóminas. McLeod dijo que el problema de los pagos es una pregunta para todas las organizaciones australianas, ya sean «grandes o pequeñas, gubernamentales o privadas, cotizadas o no, sin fines de lucro o con fines de lucro». Más de la mitad de las recuperaciones de Fair Work de 22-23 provinieron de grandes empresas y empleadores universitarios. ¿Por qué se producen pagos insuficientes con tanta frecuencia en Australia? Los pagos insuficientes en Australia suelen ser un caso de empleadores que simplemente hacen las cosas mal. Esto se debe a que Australia tiene un sistema de relaciones industriales «extraordinariamente complejo», con pagos basados en 122 laudos modernos, miles de acuerdos empresariales y contratos individuales. Aunque el software de nóminas respalda la eficiencia, no garantiza la precisión. Cuando los empleadores cometen errores en este entorno, pueden repercutir en otros derechos de los empleados australianos, como la jubilación o la licencia por antigüedad. Más cobertura de Australia La mayoría de las empresas habrán cometido algunos errores con sus nóminas McCleod explicó que algunas empresas son «lo suficientemente valientes» para investigar las desigualdades salariales internas, mientras que otras no. Y dijo que, cuando se realiza una verificación desde la perspectiva de Yellow Canary, es «muy raro que encontremos una pizarra completamente limpia». Es probable que se descubran errores de cumplimiento de nómina por varias razones: Los largos períodos históricos que se investigan: cuando se descubre un problema potencial, las investigaciones de pago a menudo examinan los pagos a los empleados realizados por los empleadores durante muchos años. Esto hace que sea más probable que se descubran errores históricos. Intervenciones y suposiciones manuales: los que gestionan la nómina pueden realizar cambios y suposiciones manuales. Esto puede terminar corrompiendo los datos en el proceso de nómina, lo que lleva a resultados de pago incorrectos durante largos períodos de tiempo. Dependencia de la documentación: la nómina en el pasado dependía de contratos y documentación en papel, que a veces pueden remontarse a antes de que los datos se pudieran buscar digitalmente. Esto aumenta la probabilidad de errores cuando se realizan revisiones. Cambiar el software de nómina no garantiza el pago correcto La nómina se ha digitalizado durante varios años. Esto significa que el proceso de nómina ahora depende de buenas tecnologías, ya sea administradas internamente o subcontratadas. McLeod dijo, «no se puede realizar la nómina en el entorno actual con nada que no sea un enfoque automatizado». VER: Una guía paso a paso para realizar nóminas (de la manera correcta) Pero actualizar el software de nóminas no solucionará los problemas de pagos insuficientes. McLeod señaló que los sistemas están configurados para calcular correctamente las nóminas en función de los datos y las reglas ingresadas en ellos, pero los problemas surgen de los datos ingresados, especialmente cuando el proceso no se verifica de forma independiente.[Changing systems] “A veces es un poco como un Ave María”, explicó McLeod. “La gente piensa, ‘esto es demasiado difícil, simplemente pongamos un nuevo sistema, y cuando lo pongamos, todo esto desaparecerá’. Lo que están equivocando es que el sistema es solo la máquina de hacer salchichas, y el pago correcto depende de los ingredientes: los datos, o la falta de ellos”. Este problema se agrava por los múltiples sistemas involucrados y la falta de una verificación independiente. El proceso de nómina puede involucrar múltiples sistemas integrados La nómina puede depender de múltiples sistemas integrados. En una planta de fabricación, por ejemplo, los sistemas automatizados de tiempo y asistencia, el registro manual de descansos de los empleados y los sistemas de turnos a menudo funcionan juntos para generar una regla de pago basada en el premio relevante. Los empleadores y los empleados han externalizado la verificación al software McLeod dijo que la introducción de sistemas digitales ha visto que las empresas y los empleados externalizan la doble verificación manual de cuánto se les paga. “Dado que el sistema lo está haciendo por nosotros, los empleadores y los empleados nos hemos absuelto de nuestra responsabilidad”, dijo McLeod. ¿Debería actualizar su software de nómina para mitigar los riesgos de cumplimiento de la nómina? Antes de actualizar su software de nóminas, las organizaciones deberían preguntarse por qué lo están haciendo, señaló McLeod. “Si lo que se busca es eficiencia, existen multitud de sistemas, pero, en última instancia, el cumplimiento de las nóminas se trata de precisión, no de eficiencia”, afirmó. Busque una validación interna o externa independiente de los pagos a los empleados Los empleadores deberían considerar la posibilidad de introducir controles de cumplimiento de nóminas independientes en el proceso. “Si la precisión es su mandato, debe preguntarse qué independencia de pensamiento hay dentro del sistema que pueda automatizar la precisión o los informes de productos que muestren dónde hay imprecisiones”, afirmó McLeod. Advirtió que, aunque ha visto a empleadores validar los pagos con el mes anterior, esto no es suficiente para ayudar a identificar problemas sistémicos de pagos insuficientes. Si bien algunas empresas validan los pagos en una hoja de cálculo de Excel, McLeod afirmó que esto no es “escalable ni repetible” y puede que no sea defendible si se investiga a una empresa. Los servicios de validación de prepago independientes como los que ofrece Yellow Canary, que se encuentran fuera de la organización, son formas más sólidas de comprobar periódicamente que los pagos a los empleados son correctos. La crisis de nóminas en Australia podría afectar a más empleadores La crisis de nóminas en Australia podría perjudicar a las empresas e impulsar la innovación tecnológica en nóminas durante los próximos 25 años, predice McLeod. Como problema de cumplimiento, lo compara con el Y2K, que obligó a las organizaciones a solucionar el cambio de fecha de las computadoras en 2000. ¿La única diferencia? No hay una fecha límite para lograr el cumplimiento de las nóminas correctamente, por lo que será un problema permanente para las empresas. Sin embargo, McLeod instó a las empresas a ser lo suficientemente valientes como para investigar su cumplimiento de las nóminas, así como a considerar servicios de prevalidación independientes. «Toda organización tiene que pagar a sus empleados de manera apropiada», dijo. «Para tomar prestada una frase, es una idea cuyo momento ha llegado. Hoy en día, no se puede decir que su modelo de negocio es pagar menos de lo debido a los empleados en el entorno australiano».
