Si se hace correctamente, la transmisión de faxes puede ser una poderosa herramienta de marketing y comunicación. Estas son algunas de las razones: Entrega garantizada y altas tasas de apertura: a diferencia de los correos electrónicos que pueden perderse en las carpetas de spam o no leerse, los faxes se entregan directamente a la máquina del destinatario. Para llegar a audiencias específicas: el fax todavía es ampliamente utilizado por grupos demográficos de mayor edad y por personas en industrias como la atención médica y las finanzas. Avisos legales y entrega de documentos: el fax sigue siendo un método válido y aceptado para enviar documentos legales, contratos u otras notificaciones importantes. Para ciertos casos de uso, la transmisión por fax es una forma más confiable de enviar el mensaje, pero es necesario saber cómo hacerlo legalmente. El fax está muy regulado y las multas por “fax no deseado” son elevadas; esto no es como el correo electrónico en el que puedes simplemente disparar. Transmisión masiva de faxes: tradicional versus nube Antes de Internet, el envío de faxes era una de las formas más rápidas y confiables de hacer llegar información a alguien. Las empresas enviaron por fax avisos, formularios y comunicaciones confidenciales porque era una transmisión casi instantánea. Pero no pudieron hacerlo a escala. Cada máquina de fax estaba conectada a una línea fija y a un módem de acceso telefónico. El remitente tenía que introducir manualmente los números de fax del destinatario o utilizar una lista preprogramada y transmitir el documento página por página. Este proceso consumía mucho tiempo, era propenso a errores como líneas ocupadas y fallas de transmisión, y carecía de funciones como programación, seguimiento o informes detallados. Hoy en día, las empresas pueden transmitir faxes a través de Internet, desde un teléfono celular, en cualquier momento y en cualquier lugar; todo lo que se requiere es una conexión a Internet estable. Simplemente seleccionan destinatarios de una lista de contactos o cargan una lista, envían o programan faxes y listo. El nuevo enfoque es mucho más conveniente y el envío de faxes basado en la nube se integra con herramientas como CRM y viene con herramientas integradas de seguimiento y cumplimiento. Después de optimizar los procesos de fax en la nube, los costos bajan. La comunicación por Internet es generalmente más barata que enviar faxes a través de líneas telefónicas, especialmente para transmisiones de fax. La transmisión de fax es legal, el fax no deseado no lo es. Para utilizar esta poderosa herramienta legalmente, necesita conocer la diferencia entre “fax no deseado” y faxes legales. Enviar faxes no solicitados o no deseados es ilegal y puede causarle problemas. Regulaciones como la Ley de Protección al Consumidor Telefónico (TCPA), la Ley de Prevención de Fax Basura de 2005 y la Ley Can-Spam de 2003 (algunas de las mismas regulaciones que rigen el uso del correo electrónico) describen cómo utilizar el fax legalmente. Hay mucho que cubrir en cada acto, por lo que solo describiremos los puntos más importantes a seguir: Obtenga un consentimiento por escrito verificable: obtenga un permiso de suscripción explícito antes de enviar cualquier fax de marketing. Esto significa un formulario en papel firmado por el destinatario, una confirmación por correo electrónico con un enlace de suscripción claro u otro método verificable. Sea transparente: indique claramente su nombre, dirección, número de teléfono y el propósito del fax en el encabezado de la transmisión. No utilice líneas de asunto o contenido engañosos para engañar a los destinatarios para que lean su fax. Ofrezca una opción de exclusión voluntaria clara y sencilla: incluya una opción de exclusión voluntaria destacada en cada fax, que explique cómo cancelar la suscripción a mensajes futuros. Asegúrese de que sea fácil de entender y ejecutar a través de un número de teléfono, un enlace a un sitio web o un correo electrónico de respuesta. Mantenga listas precisas de no enviar faxes: compare periódicamente su lista con los registros de no enviar faxes estándar de la industria y elimine de inmediato a cualquiera que opte por no participar. Mantenga registros detallados: mantenga un registro de cada transmisión de fax, incluido el contenido, la lista de destinatarios, la documentación de suscripción y la confirmación de entrega. Estos registros pueden salvarle la vida si alguna vez enfrenta desafíos legales. Las regulaciones pueden evolucionar, así que manténgase actualizado sobre los últimos requisitos de la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) para proteger su negocio. Tipos de servicios de transmisión de faxes Ahora que comprende el marco legal, exploremos sus dos opciones para enviar faxes en masa: usar un sistema de transmisión dedicado o usar los servicios integrados de su VoIP. Sistemas de transmisión de fax dedicados La mayoría de los buenos servicios de fax en línea admiten la transmisión de fax y vienen con valiosas funciones de soporte, como gestión de documentos, programación, seguimiento y herramientas de cumplimiento. Comprar uno de estos podría ser una buena opción si está satisfecho con su configuración tecnológica pero necesita una mejor manera de enviar faxes. Los sistemas de fax dedicados ofrecen funciones especializadas, como: Orientación y personalización avanzadas. Gestión de exclusión voluntaria. Integración de la lista No enviar faxes. Registros de transmisión detallados. Estas características mantienen la transmisión de fax cumpliendo con la ley pertinente y son esenciales para empresas con una mayor carga regulatoria, como la atención médica o los servicios legales. Además, la infraestructura dedicada puede manejar grandes volúmenes para garantizar que sus faxes lleguen a sus destinos a tiempo. Servicios telefónicos VoIP para transmisión de fax Muchos, pero no todos, los servicios telefónicos VoIP le permiten enviar faxes y, a menudo, carecen de las características y funcionalidades de los sistemas de transmisión de fax dedicados. Esto podría dificultar el envío masivo de faxes o el cumplimiento de las normas sobre fax. Es posible enviar faxes a través de VoIP, pero no es confiable. Normalmente, los proveedores de VoIP ofrecen envío de faxes como un servicio complementario porque es literalmente un servicio diferente que se ejecuta en una infraestructura separada. Si ya utiliza VoIP, verifique si su proveedor ofrece un servicio de fax integrado. RingCentral, por ejemplo, incluye fax en sus planes Advanced y Ultra, por lo que no se necesita una suscripción por separado. También tiene un plan de fax independiente que admite hasta 3000 faxes por usuario al mes. Otra opción es Nextiva, que ofrece una solución de fax en línea llamada vFax. Esta aplicación independiente le permite enviar y recibir faxes a través de su computadora o conectarse a una máquina de fax. VER: Nuestra revisión de Nextiva, revisión de RingCentral y comparación de Nextiva vs RingCentral para obtener más información. ¿Qué configuración de fax es la adecuada para usted? Si sólo envía faxes ocasionalmente o envía campañas de bajo volumen, una solución VoIP sencilla podría ser suficiente. Sin embargo, un servicio de transmisión de fax dedicado es el claro ganador para campañas específicas de gran volumen con requisitos de cumplimiento. Investigue sobre los requisitos de cumplimiento de la industria y analice los costos para determinar cuál es mejor.
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Un servidor de fax es un servidor físico o virtual que se utiliza para administrar el envío, la recepción y el almacenamiento de faxes a través de una red digital o analógica. Los servidores de fax alguna vez se consideraron equipo estándar en la mayoría de las oficinas comerciales, pero hoy en día están casi obsoletos. En cambio, ahora hay muchas mejores soluciones en el mercado, por lo que no hay necesidad de lidiar con servidores de fax y los dolores de cabeza que traen en primer lugar. Cuatro razones para no utilizar un servidor de fax 1. Es difícil escalar la infraestructura de fax Una de las cosas más difíciles de realizar cambios en la configuración de comunicaciones de su oficina es hacerlo a escala. Esto puede ser una verdadera molestia con los servidores de fax, ya que requiere una planificación cuidadosa para no terminar con comunicaciones seriamente enredadas. Además, ampliar un servidor de fax a menudo requiere una inversión considerable en nueva tecnología, incluidas placas de fax, módems y servidores adicionales para hacer frente al mayor volumen de faxes que circulan por su oficina. Los servicios de fax en línea le permiten evitar este problema por completo, ofreciendo una escalabilidad mucho más fluida sin necesidad de inversiones adicionales en hardware. Esto hace que los servicios basados en la nube estén mucho más equipados para adaptarse a las crecientes necesidades de comunicación de una empresa. 2. Flexibilidad limitada En pocas palabras, los servidores de fax sólo son excelentes para enviar y recibir faxes. Esto significa que no son muy útiles en las comunicaciones de oficina modernas, donde las personas necesitan enviar y recibir mensajes a través de una variedad de plataformas y dispositivos. Dado que los servidores de fax no están diseñados para interactuar con los distintos tipos de dispositivos que utilizamos hoy en día, pueden encontrarse con obstáculos importantes cuando se trata de comunicaciones en la oficina. Intentar introducir un servidor de fax en sus operaciones comerciales puede alterar sus flujos de trabajo o requerir que encuentre soluciones alternativas para adaptarse a la tecnología anticuada. Al mismo tiempo, también requiere que usted corra el riesgo de perder el rastro de cualquier documento que no forme parte de su sistema basado en la nube. En pocas palabras, mantener la compatibilidad con los estándares y protocolos tecnológicos en evolución puede ser un desafío para los servidores de impuestos que simplemente no vale la pena afrontar. Por el contrario, muchas soluciones en línea ofrecen una flexibilidad mucho mayor, lo que permite a los usuarios enviar y recibir faxes por correo electrónico, plataformas en línea e incluso aplicaciones. Los empleados pueden enviar un fax, por ejemplo, desde un iPhone, sin importar dónde se encuentren. Los faxes en línea también se almacenan de forma centralizada y su equipo puede acceder a ellos. Esto hace que sea mucho más fácil organizar y acceder a archivos. Los trabajadores remotos pueden recuperar lo que necesiten sin tener que ir a la oficina. 3. Costos de mantenimiento del servidor de fax Dado que los servidores de fax dependen del hardware, requieren un mantenimiento continuo, lo que puede consumir el presupuesto. Y, debido a que este equipo está obsoleto, no siempre es posible que un técnico antiguo lo repare, por lo que probablemente necesite buscar un especialista. Puede resultar tentador evitar este inconveniente particular simplemente no manteniendo tanto sus servidores de fax, pero puede ser un error costoso. El tiempo de inactividad y las fallas del sistema pueden interrumpir fácilmente las operaciones comerciales e incurrir en costos adicionales para la resolución de problemas y las reparaciones. Después de todo, el fax no requiere mucho ancho de banda, pero la conexión debe ser estable. Pequeños retrasos o problemas provocan que los faxes no se envíen ni se reciban. Las soluciones de fax en línea evitan esto por completo, ya que no requieren ningún hardware dedicado y ofrecen modelos de precios predecibles basados en suscripción con una inversión inicial mínima. 4. Riesgos de seguridad Cuanto más antigua es una tecnología, es más probable que haya sido violada o pirateada en el camino; y si no, aún puede incluir vulnerabilidades que la hacen más probable que se vea comprometida en primer lugar. Los servidores de fax no son una excepción a esta regla y la gente ha tenido mucho tiempo para descubrir cómo hackearlos y explotar sus vulnerabilidades. La desafortunada verdad es que transmitir información confidencial a través de líneas telefónicas tradicionales y redes no seguras aumenta el riesgo de que sus datos sean interceptados y utilizados por piratas informáticos y estafadores, y no hay mucho que pueda hacer para mitigar ese riesgo con los servidores de fax tradicionales. Por supuesto, las soluciones de fax en línea y basadas en la nube también tienen sus vulnerabilidades de seguridad, pero también tienen protocolos de seguridad avanzados y utilizan métodos de cifrado modernos para proteger la información. Además, según el servicio, muchas soluciones de fax en línea cumplen con las normas de seguridad de la industria y estas soluciones también se actualizan periódicamente en respuesta a amenazas emergentes. Tres mejores alternativas que un servidor de fax interno 1. Soluciones de fax en línea Las soluciones de fax en línea son el reemplazo estándar de oro para los servidores de fax. Permiten a las empresas hacer las mismas cosas que podrían hacer con una configuración de fax tradicional, sólo que con grados mucho mayores de seguridad y conveniencia. A veces llamado envío de faxes por Internet o fax virtual, el envío de faxes en línea funciona de manera muy similar a enviar un correo electrónico. Simplemente abre el software o la plataforma, selecciona el documento que desea enviar y luego hace clic en un botón para enviarlo a la máquina de fax o al servicio de fax en línea de otra persona. Los principales beneficios de las soluciones de fax en línea incluyen: Rentabilidad: los servicios de fax en línea generalmente ofrecen precios de suscripción o pago por uso, y son mucho más baratos que tener que comprar, mantener y actualizar todo ese hardware y software. Escalabilidad: Si necesita agregar otra línea a su servicio de fax en línea, todo lo que tiene que hacer es comunicárselo a su proveedor. No es necesario instalar hardware adicional ni comprar software nuevo. Flexibilidad: la palabra clave en los servicios de fax en línea es «en línea». Dado que todo sucede a través de una red, usted y su equipo pueden acceder a los faxes desde cualquier lugar donde tenga conexión a Internet. Seguridad: los servicios de fax en línea son generalmente muy seguros, con protocolos de cifrado y medidas de privacidad de datos. Dependiendo del servicio que elija, incluso puede encontrar opciones que cumplan con las normas de seguridad específicas de la industria, como HIPAA. 2. Servicios VoIP Los servicios de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) le permiten realizar y recibir llamadas a través de Internet en lugar de a través de líneas telefónicas tradicionales, y también se pueden utilizar para enviar faxes. La forma en que funciona es enviando datos digitales a la máquina de fax de otra persona, donde pueden convertirse o traducirse nuevamente a señales analógicas a través de su servicio VoIP o un adaptador de teléfono analógico (ATA) que ayuda a una máquina de fax a leerlos. A diferencia de una máquina de fax tradicional, un servicio de fax VoIP no imprimirá automáticamente lo que reciba, sino que lo guardará como un archivo en un sistema basado en la nube, lo que significa que puede acceder a él desde cualquier lugar y luego imprimirlo cuando lo desee. Los principales beneficios de los servicios telefónicos VoIP incluyen: Rentabilidad: al igual que los servicios de fax en línea, los servicios telefónicos VoIP generalmente son económicos y la mayoría funciona con un modelo de suscripción que puede aumentar o disminuir fácilmente según sea necesario. Integración perfecta: dado que los servicios telefónicos VoIP hacen muchas otras cosas además de enviar faxes, son una excelente opción para las empresas que desean mantener sus operaciones lo más integradas posible. Con los servicios telefónicos VoIP, su equipo puede acceder a su servicio telefónico, faxes, administración de documentos y más, todo en un solo lugar. Funciones avanzadas: los servicios telefónicos VoIP vienen con una amplia gama de funciones avanzadas que hacen que el envío de faxes sea más efectivo, siendo la conversión de fax a correo electrónico una de las más útiles. Esto hace que sus faxes se envíen a su correo electrónico, donde incluso puede responderlos. Muchos servicios telefónicos VoIP también ofrecen firma de documentos en línea, lo que puede resultar muy conveniente si envía por fax cosas como contratos. Es importante tener en cuenta que muchos servicios telefónicos VoIP también ofrecen servicios de fax, pero no todos lo hacen. Investigue para asegurarse de que cualquier servicio que considere tenga todas las funciones que necesita. 3. Sistemas de gestión de documentos Los sistemas de gestión de documentos (DMS) no están diseñados específicamente para enviar faxes, pero a menudo se pueden utilizar de todos modos, lo que los convierte en una buena alternativa a un servidor de fax. Funcionan de manera muy similar a los servicios de fax en línea en el sentido de que puede cargar un documento en el DMS y luego enviarlo como un fax virtual. Los faxes que reciba también se pueden enviar directamente a su DMS, donde se pueden clasificar junto con el resto de sus archivos. Los principales beneficios de DMS incluyen: Comodidad: si ya está utilizando un DMS para administrar sus documentos y necesita enviar faxes, tiene sentido usar la misma plataforma para realizar ambas funciones. Integración incorporada: los faxes se envían y reciben directamente desde el DMS, lo que significa que no tiene que preocuparse por copiar archivos desde un servicio de fax o extraer archivos de su DMS para enviarlos a través de su servicio de fax. Fácil organización: si ya tienes una buena jerarquía en tu DMS, los faxes encajarán perfectamente, sin necesidad de crear otro proceso. Personalmente, no tengo nada en contra de los servidores de fax, simplemente no creo que sea la mejor manera de manejar el fax en la mayoría de las oficinas. Hay demasiadas opciones mejores por ahí.