Beneficios de la gestión de productosDesafíos de la gestión de proyectos Mantiene el trabajo y los objetivos organizados. Crea un marco para la comunicación. Mejora la eficiencia. Reduce los riesgos del proyecto. Requiere capacitación y documentación. Necesita que se cubran roles específicos. Puede aumentar los costos. Puede agregar más complejidad al proyecto. La gestión de proyectos ayuda a los equipos a realizar un seguimiento y organizar su trabajo dentro de un proyecto para lograr sus objetivos. Este proceso implica la aplicación de varias habilidades, herramientas y técnicas, y la coordinación de los miembros del equipo para satisfacer las demandas del proyecto. A continuación, exploramos los requisitos de la gestión de proyectos, sus diversos tipos y las formas en que puede implementar el proceso en el flujo de trabajo de su equipo. 1 Empleados de Quickbase por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+) Mediana (250-999 Empleados), Empresarial (5000+ Empleados), Grande (1000-4999 Empleados), Pequeña (50-249 Empleados) Mediana, Empresarial, Grande, Pequeña Características Desarrollo ágil, Análisis/Informes, API y más 2 Empleados de Wrike por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+) Mediana (250-999 Empleados), Empresarial (5000+ Empleados), Grande (1000-4999 Empleados) Mediana, Empresarial, Grande Características Desarrollo ágil, Análisis/Informes, API y másAPI y más 3 monday.com Empleados por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+) Cualquier tamaño de empresa Cualquier tamaño de empresa Características Desarrollo ágil, Análisis/Informes, API y más ¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es el proceso de planificación, supervisión y ejecución de un proyecto para lograr sus metas y objetivos dentro del presupuesto y el cronograma establecidos. Hay varios roles y métodos de gestión de proyectos, cada uno diseñado para satisfacer las necesidades específicas del proyecto y mejorar la eficiencia. Para que este proceso se desarrolle con mayor fluidez, los gerentes de proyectos a menudo usarán herramientas o software para realizar un seguimiento de las tareas y comunicarse con los miembros del equipo. Si bien la gestión de proyectos tiene su parte justa de desafíos, los beneficios valen la pena. La gestión de proyectos eficaz mantiene un proyecto dentro del tiempo y el presupuesto, con la flexibilidad de realizar ajustes y cambios según sea necesario. Tipos de estilos de gestión de proyectos Hay varias metodologías utilizadas en la gestión de proyectos, cada una de las cuales proporciona un enfoque diferente para atender proyectos de diversa escala y complejidad. Cascada El modelo de gestión de proyectos en cascada adopta un enfoque lineal y estratégico para los proyectos. Este estilo sencillo divide un proyecto en fases secuenciales; cada fase solo puede comenzar cuando la anterior se ha completado por completo. Este estilo de gestión de proyectos se utiliza principalmente para proyectos bien definidos que no requieren cambios significativos una vez que han comenzado. Ágil La gestión de proyectos ágil permite a los equipos adoptar un enfoque iterativo y flexible para un proyecto. Esta metodología de gestión de proyectos fomenta la colaboración y la retroalimentación. Los gerentes de proyectos suelen utilizar este estilo para dividir los proyectos en tareas más pequeñas y manejables. Es ideal para proyectos que requieren adaptabilidad a medida que los requisitos cambian y evolucionan. Scrum Scrum es una versión de la metodología de gestión de proyectos ágil. Este enfoque pone un mayor énfasis en el trabajo incremental. En la gestión de proyectos Scrum, los miembros del equipo se centran en los sprints, que son iteraciones cortas en las que los miembros del equipo entregan pequeñas partes del proyecto de manera eficiente y rápida. Kanban Kanban es otra metodología de gestión de proyectos bajo el marco ágil. El estilo Kanban enfatiza un sistema visual, donde se utilizan tarjetas y tableros para administrar el trabajo e ilustrar mejor las responsabilidades de los miembros del equipo. Esta es una metodología valiosa para proyectos que requieren un flujo constante de entregables. Lean La metodología de gestión de proyectos lean se centra en la eficiencia. Opera en un ciclo diseñado para aumentar la productividad y reducir el desperdicio, que incluye no solo el desperdicio físico sino también los intangibles como el tiempo y el esfuerzo. Esta metodología a menudo se combina con ágil para mejorar los flujos de trabajo. Six Sigma A menudo utilizado en la fabricación, el estilo de gestión de proyectos Six Sigma enfatiza la mejora continua. A través de modelos estadísticos, los gerentes de proyectos pueden reducir los errores en el trabajo y mejorar la eficiencia. Más cobertura de gestión de proyectos Roles de gestión de proyectos Para ejecutar eficazmente un proyecto en varios equipos o departamentos, hay varios roles de gestión de proyectos que deben cubrirse. Estos roles van desde los propios gerentes de proyectos hasta los miembros del equipo. Patrocinador del proyecto El patrocinador del proyecto proporciona los recursos necesarios, como financiación, personal o materiales para un proyecto. Esta persona puede ser un empleado de su empresa o un cliente externo. El patrocinador del proyecto suele ser responsable de la aprobación final de los entregables. Partes interesadas Las partes interesadas son aquellas que tienen un interés personal en el proyecto. Por lo general, brindan información o instrucciones y se aseguran de que el proyecto cumpla con los objetivos y expectativas previstos. Gerente de proyecto El gerente de proyecto trabaja en estrecha colaboración con patrocinadores y partes interesadas. Su objetivo principal es supervisar el desarrollo del proyecto y garantizar que las cosas se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Los gerentes de proyecto determinan qué metodología de gestión de proyectos se debe utilizar, supervisan las actividades diarias, establecen hitos e identifican los recursos necesarios para el proyecto. Miembros del equipo Los miembros del equipo trabajan en tareas individuales dentro de un proyecto. Sus responsabilidades varían según la metodología del proyecto y sus requisitos. Los miembros del equipo generalmente reportan a un líder de equipo o al gerente de proyecto y completan los entregables dentro de un marco de tiempo específico. Fases de la gestión del proyecto El proceso de gestión de proyectos sigue un ciclo de vida, que consta de diferentes fases desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Estas etapas se pueden dividir aún más según las necesidades o la complejidad. Inicio El inicio es la primera fase en la gestión de proyectos. Durante esta etapa, el equipo del proyecto analiza el propósito del proyecto, así como los objetivos y metas generales. Es durante el inicio que se puede debatir la viabilidad general del proyecto. Planificación La etapa de planificación es cuando el proyecto se define con mayor detalle. El alcance, los objetivos específicos, los entregables, los hitos y los recursos necesarios se identifican durante esta fase. También es cuando el director del proyecto determina qué metodología se utilizará para lograr el resultado deseado. Ejecución El plan del proyecto se pone en acción durante la fase de ejecución. La colaboración activa es una parte integral de esta etapa, ya que el equipo trabaja para llevar el proyecto a su finalización. A lo largo de esta fase, el director del proyecto realiza un seguimiento y controla el progreso e identifica cómo resolver los problemas. Seguimiento El seguimiento es la fase en la que los directores de proyectos realizan un seguimiento de las cosas a un alto nivel: si el proyecto avanza según lo planeado, a tiempo y dentro del presupuesto. El seguimiento también requiere que los directores planifiquen con anticipación e intenten evitar cualquier cuello de botella o interrupción lo mejor posible. Cierre La fase final de la gestión del proyecto implica la entrega de los entregables. Estos entregables son luego revisados y aprobados por las principales partes interesadas. El cierre del proyecto sirve como una oportunidad para que el equipo arregle los cabos sueltos y resuelva los problemas que surgen durante el proceso de revisión. Software de gestión de proyectos Para que la gestión de proyectos sea más sencilla y eficiente, muchos equipos utilizan software de gestión de proyectos. En la actualidad, existe una amplia variedad de soluciones de software disponibles. Algunas de estas soluciones son las más adecuadas para estilos específicos de gestión de proyectos, mientras que otras se pueden personalizar para satisfacer necesidades únicas del proyecto. Disponer del software adecuado es fundamental para mantener una comunicación y una colaboración transparentes durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Etiqueta: gestión de proyectos ágiles
Elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada puede mejorar enormemente la eficiencia y la producción de su equipo, mientras que elegir la metodología incorrecta tendrá exactamente el efecto contrario. Con tantas metodologías de gestión de proyectos diferentes disponibles, puede resultar difícil elegir cuál es la más adecuada para su proyecto. En esta guía, desglosamos las cinco metodologías de gestión de proyectos más populares para ayudarlo a decidir. 1 monday.com Empleados por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+) Cualquier tamaño de empresa Cualquier tamaño de empresa Características Desarrollo ágil, Análisis/Informes, API y más 2 Wrike Empleados por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+) Mediana (250-999 Empleados), Grande (1000-4999 Empleados), Empresarial (5000+ Empleados) Mediana, Grande, Empresarial Características Desarrollo ágil, Análisis/Informes, API y más 3 Quickbase Empleados por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande(1000-4999), Empresarial (5000+) Pequeña (50-249 Empleados), Mediana (250-999 Empleados), Grande (1000-4999 Empleados), Empresarial (5000+ Empleados) Pequeña, Mediana, Grande, Empresarial Características Desarrollo ágil, Análisis/Informes, API y más ¿Qué es una metodología de gestión de proyectos? Una metodología de gestión de proyectos es un conjunto de herramientas y técnicas que ayudan a los equipos a organizar proyectos y realizar el trabajo de manera eficiente. Cada metodología de gestión de proyectos adopta un enfoque diferente para crear flujos de trabajo y procesos y estructura los entregables y los plazos de manera diferente. Las 5 mejores metodologías de gestión de proyectos Metodología en cascada La metodología en cascada es un proceso altamente estructurado y regimentado. A diferencia de otras metodologías de gestión de proyectos flexibles, donde los equipos pueden moverse de un lado a otro entre fases, la metodología en cascada requiere que completes un paso antes de pasar al siguiente. Cada fase se transmite en cascada a la siguiente como una cascada, como puedes ver en la captura de pantalla de Wrike, que es una herramienta de gestión de proyectos en cascada. Las cinco fases de la metodología en cascada incluyen requisitos, diseño, implementación, verificación y mantenimiento. En la fase de requisitos, el equipo describe las demandas esenciales que debe cumplir el proyecto. En la fase de diseño, el equipo diseña soluciones para cumplir con estos requisitos. En la fase de implementación, el equipo selecciona uno de los diseños y realmente lo crea. En la fase de verificación, el equipo prueba la compilación del producto para asegurarse de que cumple con los requisitos. En la fase de mantenimiento, el equipo continúa corrigiendo errores y mejorando el producto después de su lanzamiento. Un ejemplo de un diagrama de metodología en cascada en Wrike. Imagen: Wrike Pros y contras Pros Proceso altamente organizado y estructurado que mejora la rendición de cuentas. Es más fácil mantener bajos los costos y mantenerse dentro del presupuesto. Los cronogramas precisos ayudan al equipo a cumplir con los plazos. Es más capaz de medir el progreso. Contras La estructura rígida dificulta la adaptación a los cambios. La retroalimentación mínima de los clientes puede generar problemas. Las pruebas solo se realizan al final del ciclo de vida del proyecto, por lo que los problemas pueden pasar desapercibidos. Cuándo utilizar La metodología en cascada es una buena opción para los equipos que trabajan en proyectos que requieren un alto grado de precisión y fiabilidad, como las industrias de fabricación, construcción y aeroespacial. Este enfoque se utiliza mejor cuando el proyecto tiene un presupuesto, un cronograma y unos requisitos claros desde el principio y es poco probable que el cliente realice cambios en estos parámetros a mitad del proyecto. Metodología ágil Agile es una colección de múltiples metodologías de gestión de proyectos, entre las que se incluyen Scrum, Kanban y Lean. El software de gestión de proyectos ágil se centra en el uso de pasos incrementales para iterar un proyecto y adaptarse rápidamente al cambio. No hay fases establecidas como la metodología en cascada, y los equipos pueden avanzar y retroceder entre los distintos pasos según sea necesario. Agile también prioriza la retroalimentación continua de todas las partes interesadas a lo largo de todo el proceso. Hay cuatro principios principales de Agile, tal como se establece en el Manifiesto Ágil para el Desarrollo de Software, que se publicó originalmente en 2001. Los cuatro principios son: Priorizar a las personas y las interacciones sobre los procesos y las herramientas. Crear software funcional sobre la documentación completa. Centrarse en la colaboración con el cliente sobre la negociación del contrato. Responder al cambio en lugar de seguir un plan estricto. Priorizar tareas, como este ejemplo de Asana, es esencial para la gestión ágil de proyectos. Imagen: Asana Pros y contras Pros Muy flexible y adaptable al cambio. Fomenta el trabajo en equipo colaborativo e interfuncional. Centrado en satisfacer las necesidades del cliente y recopilar comentarios de las partes interesadas. Contras Menos predecible debido al alto nivel de flexibilidad. La recopilación de comentarios de las partes interesadas prolonga el proceso de desarrollo. La documentación puede no estar a la altura. El proyecto puede superar los plazos y el presupuesto debido a la falta de estructura. Cuándo utilizar Agile es un buen enfoque para utilizar cuando el proyecto tiene requisitos ambiguos y las partes interesadas quieren estar muy involucradas en el proceso de desarrollo. Agile se utiliza mejor en proyectos que no tienen plazos ajustados, ya que el enfoque iterativo a menudo prolonga el proceso. Agile también puede ayudar a fomentar la colaboración del equipo interfuncional si busca mejorarla. Metodología Scrum Scrum es una metodología ágil específica que anima a los equipos a autoorganizarse para trabajar hacia un objetivo. Scrum recibe su nombre del rugby y toma prestados varios principios del mundo del deporte, como aprender de la experiencia y adaptarse al cambio. Un equipo Scrum está compuesto por un Scrum Master, que educa al equipo sobre Scrum y dirige las reuniones de Scrum; un propietario de producto Scrum, que supervisa el registro del producto y la planificación del sprint; y los desarrolladores que realmente crean el software o producto. Los equipos Scrum utilizan herramientas particulares llamadas artefactos y eventos específicos llamados ceremonias para hacer el trabajo. Los artefactos más importantes son el backlog del producto, que es una lista de todo el trabajo que se debe hacer, clasificado por prioridad; el backlog del sprint, que se refiere a las tareas de mayor prioridad que se deben completar antes de la próxima fecha límite; y el incremento del producto, que es todo el trabajo completado en un sprint. Algunas ceremonias Scrum comunes incluyen la planificación de primavera, las reuniones diarias de Scrum, las revisiones del sprint, las retrospectivas del sprint y la limpieza del backlog. Un ejemplo de una plantilla de backlog de Scrum en Jira. Imagen: Jira Pros y contras Pros Metodología de gestión de proyectos flexible y adaptable. Los sprints cortos garantizan que el trabajo se complete rápidamente. Funciona bien para proyectos de ritmo rápido. Permite dividir proyectos grandes en entregables manejables. Contras Requiere una formación extensa para poder implementarse bien. Los equipos pequeños pueden ser limitantes. Difícil de escalar en toda la organización. Difícil de integrar con otras metodologías de gestión de proyectos. Cuándo usarlo La mayoría de los sprints de scrum duran un mes o menos, lo que hace que scrum sea una buena opción para productos o características que se pueden completar rápidamente. La mayoría de los equipos de scrum también tienen menos de 10 personas, por lo que scrum es más adecuado para proyectos que no necesitan un equipo muy grande para completarse. Scrum también funciona para proyectos más grandes que se pueden dividir en incrementos más pequeños y luego asignar cada uno a un equipo de scrum. Más cobertura de gestión de proyectos Metodología Kanban Kanban es otra metodología ágil popular que utiliza un tablero kanban muy visual para visualizar flujos de trabajo y realizar un seguimiento del progreso. Los tableros kanban originales consistían en notas adhesivas en pizarrones blancos, y aunque algunos equipos todavía usan este método hoy en día, muchos de ellos han cambiado a software kanban como Trello que ofrece tableros digitales. Cada tarjeta kanban representa una sola tarea, y se clasifican en columnas en el tablero kanban según su estado. Uno de los principios principales de Kanban es limitar la cantidad de tareas que se pueden acumular en una sola etapa del flujo de trabajo en un momento dado. Esto ayuda a prevenir cuellos de botella y sus retrasos relacionados y alienta al equipo a completar completamente las tareas antes de pasar al siguiente problema. Debido a esto, el propietario del producto también puede reordenar las prioridades del backlog según sea necesario sin interrumpir al equipo. Una vez que se completa una tarea, el trabajador selecciona otra tarjeta del backlog para trabajar. Un ejemplo de un tablero Kanban en Trello. Imagen: Trello Pros y contras Pros Los tableros kanban visuales muestran el estado de la tarea de un vistazo. Metodología simple que es más fácil de aprender que Scrum. Prioriza la finalización de tareas para que los equipos hagan más trabajo. Ayuda a reducir cuellos de botella al aumentar la visibilidad. Contras No es adecuado para proyectos con muchas interdependencias. Es mejor para gestionar el trabajo a corto plazo frente a la planificación a largo plazo. Simplifica demasiado las tareas complejas. Cuándo utilizar Los tableros Kanban se utilizan mejor para gestionar tareas discretas que no se superponen mucho o tienen muchas interdependencias. Kanban también es mejor para gestionar el trabajo actual que debe completarse en el futuro cercano; una metodología diferente puede ser más adecuada para la planificación estratégica a largo plazo. Lean La fabricación ajustada comenzó en Toyota Production Systems en las décadas de 1950 y 1960, y si bien sigue siendo popular en la fabricación, desde entonces ha evolucionado hasta convertirse en una metodología de gestión de proyectos más flexible que se utiliza en una variedad de industrias. La fabricación ajustada tiene dos pilares principales: la mejora continua y el respeto por las personas. Otra cualidad que distingue a la metodología lean es que prioriza la reducción del desperdicio y el aumento de la eficiencia. Los ocho tipos de desperdicio que la fabricación ajustada busca reducir son: movimiento, inventario, espera, defectos, sobreproducción, transporte, sobreprocesamiento y potencial humano. La metodología lean funciona bien en situaciones de fabricación. Imagen: ClickUp Pros y contras Pros La reducción de desperdicios a menudo conduce a mejores ganancias. La producción justo a tiempo ayuda a reducir el exceso de inventario y mejora el flujo de caja. Puede darle a su empresa una ventaja competitiva en un campo abarrotado. Contras El margen de error es bajo. Cualquier retraso o interrupción puede causar problemas para el inventario justo a tiempo. Puede ser difícil obtener aceptación para un cambio organizacional tan radical. Cuándo usarlo Lean no es solo una metodología de gestión de proyectos específica, es una filosofía empresarial completa y, como tal, es mejor que la implementen las empresas que están completamente comprometidas con ella. Funciona especialmente bien para la fabricación, pero también tiene aplicaciones en el cuidado de la salud, las ventas, el marketing y el desarrollo de software. Cómo elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada La metodología de gestión de proyectos adecuada para sus necesidades dependerá de la naturaleza del proyecto, los miembros de su equipo y la cultura de su organización. No existe una metodología única que sea la mejor opción para cualquier proyecto o situación, por lo tanto, debe considerar cuidadosamente el contexto y los requisitos para seleccionar la metodología de gestión de proyectos que se ajuste a ellos. Una misma empresa o incluso un mismo equipo pueden elegir una metodología diferente para cada proyecto según sus necesidades. Por ejemplo, la metodología en cascada puede utilizarse para un proyecto con un plazo de entrega ajustado, mientras que la metodología kanban puede utilizarse para eliminar un montón de pequeñas tareas de la cola. Algunos equipos incluso combinan dos metodologías diferentes para crear un enfoque que les funcione. Sea cual sea la metodología que elijas, necesitarás el software y las herramientas adecuados para respaldarla. Consulta nuestras selecciones de expertos de los mejores software de gestión de proyectos para ver qué opciones hay disponibles.