Usted está ocupado, sus clientes están ocupados y su equipo está ocupado. Un enrutamiento de llamadas eficaz garantiza que nadie pierda el tiempo: es beneficioso para todos los implicados. Sin enrutamiento de llamadas, una persona responde al teléfono y reenvía manualmente a la persona que llama a donde debe ir. En pequeños volúmenes, esto puede funcionar bien. Pero para una empresa más grande o incluso un período de tiempo con un aumento de llamadas entrantes, el enrutamiento de llamadas puede aliviar la carga de los empleados y reducir el tiempo de espera de las personas que llaman. Enrutamiento de llamadas tradicional vs. VoIP Si ha pulsado un número en su teclado, ha utilizado comandos de voz para indicarle al sistema lo que necesita, ha introducido su número de cuenta o ha hecho algo similar, ha interactuado con un sistema de enrutamiento de llamadas. En pocas palabras, un sistema de enrutamiento de llamadas dirige el flujo de llamadas entrantes. Cuando se hace bien, saluda a cada persona que llama, la coloca en una cola y la redirige rápidamente a la parte adecuada. Históricamente, las empresas con teléfonos fijos utilizaban la red telefónica pública conmutada (PSTN) o el servicio telefónico tradicional simple (POTS) para enrutar las llamadas. Este tipo de enrutamiento de llamadas tradicional pasa a los llamantes a través de una serie de terminales y ubicaciones físicas hasta que se los coloca en una cola y, finalmente, pueden hablar con la persona adecuada. La centralita privada (PBX) es una alternativa más moderna. Cada empresa tiene su propio centro central, y cada usuario recibe una terminal y una extensión independientes. Si bien funcionan mejor que otros sistemas heredados, la centralita privada (PBX) sigue siendo anticuada, difícil de escalar y requiere una infraestructura física. El protocolo de voz sobre Internet (VoIP), por otro lado, aprovecha Internet en lugar de cables y alambres físicos. La VoIP utiliza software para conectarse, lo que facilita que las empresas administren sus flujos de enrutamiento de llamadas, programen sistemas de cola complejos, agreguen o eliminen usuarios y realicen actualizaciones en cualquier momento que lo necesiten. Todo eso sucede a través de una plataforma fácil de usar a la que se puede acceder fácilmente desde un navegador web, un teléfono móvil o una computadora de escritorio. Establezca reglas sobre cómo enrutar las llamadas durante las horas de apertura y cierre. Imagen: Dialpad Más sobre enrutamiento de llamadas VoIP para una pequeña empresa Puede pensar que es una empresa demasiado pequeña para beneficiarse del enrutamiento de llamadas, pero las empresas más pequeñas pueden tener más que ganar. Para empezar, da la impresión de que eres más grande de lo que eres actualmente. Esto infunde confianza de inmediato en cualquier persona que llame a tu línea comercial. Además, puede ayudar a llenar los vacíos cuando tu equipo está ocupado con otras tareas. Si un empleado está lejos de su teléfono, tu sistema de enrutamiento de llamadas puede enviar a la persona que llama a otra persona para garantizar que ninguna llamada quede sin respuesta. El enrutamiento de llamadas también funciona bien fuera del horario laboral y en días festivos. En lugar de ir directamente al buzón de voz, puedes decidir qué sucede con la llamada en función de las condiciones personalizadas que programes. En última instancia, te da más control sobre la experiencia del cliente y también puede beneficiar a tu equipo. En lugar de perder tiempo transfiriendo llamadas, solo recibirán llamadas que realmente puedan manejar ellos mismos. Enrutamiento avanzado de llamadas con IVR La respuesta de voz interactiva es una de las herramientas de enrutamiento de llamadas avanzadas más comunes. Funciona especialmente bien para grandes empresas y centros de llamadas de alto volumen. Con IVR, las personas que llaman usan su teclado o su voz para elegir entre un menú de opciones. Generalmente, hay varios niveles que trabajan juntos para recopilar información sobre la persona que llama, dirigirla al departamento correcto o incluso ayudarla a responder sus propias preguntas. En general, la respuesta de voz interactiva (IVR) brinda control a las personas que llaman y facilita que los agentes comprendan lo que necesitan antes de levantar el teléfono. Las personas que llaman tienden a tener una experiencia mucho mejor, ya que tienen múltiples opciones. Además, la respuesta de voz interactiva puede ser más rápida que esperar al siguiente agente disponible, especialmente para realizar pagos, administrar su cuenta bancaria, comprender el horario comercial, obtener su dirección o responder preguntas frecuentes. Por ejemplo, una persona que llama podría: Seleccionar un departamento específico. Indicar verbalmente el propósito de su llamada. Trabajar con un menú de preguntas frecuentes. Optar por una devolución de llamada si su pregunta no recibe respuesta. Los sistemas de VoIP modernos hacen que la creación y la gestión de sistemas de respuesta de voz interactiva sean increíblemente simples. También facilitan la gestión de colas de llamadas en tiempo real o mediante automatización. Las tácticas de distribución de colas basadas en habilidades, agente preferido, por turnos, geográficas y por último agente con el que se habló son tácticas comunes. La integración con el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) hace que esto sea aún más atractivo. Cuando se hace correctamente, su sistema IVR puede extraer información sobre la persona que llama directamente de su CRM y usarla para dirigir la llamada a donde debe ir. Por ejemplo, un cliente habitual de alto nivel puede ser enrutado a su equipo de retención de ventas si el contrato del cliente está por renovarse. Estas mismas técnicas de enrutamiento de llamadas incluso se pueden aplicar a mensajes de texto, correos electrónicos, mensajes de redes sociales y aplicaciones de mensajería. Combinadas, obtiene una máquina bien engrasada que dirige cada consulta al lugar correcto la primera vez. El enrutamiento de llamadas más rápido no siempre es mejor Muchos clientes solo quieren hablar con un humano lo más rápido posible. Pero llevarlos directamente a un agente no siempre es la mejor manera de hacerlo. El enrutamiento de llamadas bien diseñado puede brindarles a los agentes un contexto adicional para ayudarlos a brindar un mejor y más rápido servicio a la persona que llama. Si bien una persona que llama puede tardar 30 segundos más en conectarse con un agente, al enrutar a través de un sistema automatizado, es posible que ya esté trabajando para resolver la situación antes de responder el teléfono. También puede garantizar que hablen con la persona correcta la primera vez. A nadie le gusta estar en espera o tener que explicar lo que está pasando varias veces a distintas personas. Por eso, esos pocos segundos adicionales pueden evitarle al cliente una experiencia frustrante. Incluso puede que puedas evitar por completo la interacción humana. Los menús automatizados pueden ayudar en una amplia variedad de situaciones, como restablecer un número PIN, realizar pagos, consultar el saldo de una cuenta u obtener las fechas y horas de los próximos eventos. ¿Te preguntas qué sistema de respuesta de voz interactiva es mejor para tu negocio? Consulta mi último resumen de los mejores sistemas de respuesta de voz interactiva del mercado.
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Para los propietarios de pequeñas empresas, el fin de año significa cerrar los cabos sueltos financieramente. Este proceso se conoce como «cerrar los libros» en contabilidad. Garantizar que cada dólar atribuido a un año se registre con precisión es crucial para evitar que el nuevo año sea inexacto. El mejor software de contabilidad, como QuickBooks Online, puede simplificar esta tarea. Sin embargo, hay muchos pasos a seguir para garantizar un borrón y cuenta nueva y una temporada de impuestos exitosa. Analicemos este proceso en detalle. 1 Empleados de QuickBooks por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresa (5000+) Micro (0-49 empleados), Pequeña (50 -249 empleados), mediano (250-999 empleados), grande (1000-4999 empleados) Micro, pequeño, mediano, grande Funciones API, libro mayor, gestión de inventario 2 empleados de ERP de vista múltiple por tamaño de empresa Micro (0-49), pequeño (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresa (5000+) Micro (0-49 empleados), Pequeña (50-249 empleados), Mediana (250-999 empleados), Grande (1000-4999 empleados) Micro, pequeña, mediana y grande Funciones Cuentas por cobrar/pagar, libro mayor, gestión de inventario y más 3 empleados de Acumatica Cloud ERP por tamaño de empresa Micro (0-49), pequeña (50-249), mediana (250-999), grande (1000-4999), empresarial (5000+) micro (0-49 empleados), pequeña (50-249 empleados), mediana (250-999 empleados), grande (1000-4999 empleados) micro , Pequeñas, Medianas y Grandes Funciones Cuentas por cobrar/por pagar, API, Contabilidad departamental y más ¿Por qué cerrar los libros? Cerrar los libros contables al final del año es fundamental por varios motivos: Precisión: Garantiza que todas las transacciones financieras se registren correctamente, minimizando errores y discrepancias. Cumplimiento: ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios y fiscales al proporcionar una imagen financiera clara y precisa. Análisis financiero: le permite evaluar la salud financiera de su negocio, identificar tendencias y tomar decisiones informadas. Comienzo limpio: prepara sus libros para el nuevo año, evitando que transacciones pasadas interfieran con la contabilidad actual. Si no contabilizas minuciosamente las finanzas de un año, puedes iniciar una reacción en cadena de cifras erróneas en el futuro. Este problema puede dar lugar a declaraciones de impuestos inexactas, gastos no reembolsados y una conclusión falsa de pérdidas o ganancias. Más cobertura de nómina 10 pasos para cerrar los libros Contratar a un contador certificado puede resultar costoso para las empresas más pequeñas. Pero incluso sin un contador profesional disponible, puede seguir estos pasos para cerrar sus libros de manera efectiva. 1. Concilie sus cuentas bancarias La conciliación garantiza que sus extractos bancarios coincidan con sus registros contables, destacando cualquier discrepancia que deba abordarse. Cómo hacerlo Recopile todos los extractos bancarios y de tarjetas de crédito de la empresa. Haga coincidir cada transacción en sus registros contables con sus extractos bancarios. Investigue y corrija cualquier diferencia. Documente el proceso de conciliación para referencia futura. 2. Revise sus cuentas por cobrar y por pagar. Asegurarse de que todas las facturas de los clientes y de los proveedores estén correctamente registradas y actualizadas ayuda a mantener registros financieros precisos. Cómo hacerlo Revise sus facturas pendientes para ver cuáles vencen antes de que termine el año. Envíe recordatorios de facturas vencidas y cancele cualquier deuda incobrable. Asegúrese de que todas las facturas vencidas antes del nuevo año estén pagadas y registradas. 3. Actualizar los registros de inventario Los registros de inventario precisos son cruciales para determinar el costo de los bienes vendidos y la salud financiera general. También ayuda a calcular las pérdidas para que pueda tomar medidas para evitar robos y desperdicios. Cómo hacerlo Realice un recuento de inventario físico para verificar sus niveles de existencias. Identificar los rubros con mayores pérdidas y desarrollar estrategias para reducir estas cifras. Determine si la cobertura de seguro o las estrategias fiscales pueden ayudar a mitigar los efectos de la pérdida de inventario. 4. Registre la depreciación y la amortización El registro de la depreciación y la amortización refleja con precisión el valor de sus activos a lo largo del tiempo y afecta sus estados financieros. Cómo hacerlo Consulte con su contador o la documentación del IRS para determinar el método de depreciación apropiado. Registre elementos, como bienes raíces e inventario, que estén sujetos a depreciación. Reúna recibos y registros de ventas para determinar el valor actual en comparación con el precio de compra original. VER: Calculadora de depreciación de hardware de computadora (TechRepublic Premium) 5. Acumulación de gastos e ingresos La contabilidad de acumulación requiere que los gastos y los ingresos se registren cuando se incurren, no cuando el efectivo cambia de manos. Por lo tanto, deberá realizar un seguimiento de los costos y facturas que se produjeron durante el año, incluso si aún no ha recibido o enviado pagos por ellos. Cómo hacerlo Identifique los gastos incurridos pero aún no pagados y los ingresos obtenidos pero aún no recibidos. Una vez que se produce el pago, debe aplicarse retroactivamente a las pestañas del año en curso. Atribuir erróneamente un pago al nuevo año dará la falsa impresión de más ganancias o pérdidas para ese año. 6. Genere estados financieros Los estados financieros brindan una visión integral del desempeño financiero de su empresa y son esenciales para la preparación de impuestos y la planificación estratégica. Cómo hacerlo Un software como QuickBooks Online puede generar informes automáticamente en un instante. Alternativamente, puedes “seguir el dinero” manualmente y sumar cada transacción. La contabilidad por partida doble es crucial para crear informes que dejen un camino claro de dónde se fue cada centavo. 7. Haga una copia de seguridad de sus datos financieros Garantizar que sus datos financieros tengan una copia de seguridad protege contra la pérdida de datos y facilita las referencias futuras. Esta fácil recuperación evita problemas si el IRS solicita un examen o si trabaja con un contador. Cómo hacerlo Haga copias de todos los documentos. Este proceso puede resultar costoso con tinta y papel, pero vale la pena en caso de una auditoría u otros problemas. Haga una copia de seguridad de los archivos digitales en un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive. Tome fotografías o escanee recibos y guárdelos junto con otros documentos. 8. Revise los documentos tributarios Revisar y preparar sus documentos tributarios garantiza que cumpla con las regulaciones del IRS y evite posibles sanciones. También debe estudiar las nuevas regulaciones que entrarán en vigor el 1 de enero. Cómo hacerlo Reúna todos los documentos fiscales necesarios, incluidos los W-2, 1099 y recibos de gastos deducibles. Revise el sitio web del IRS para ver anuncios sobre nuevas leyes y políticas. Consulte con su contador o software de presentación de impuestos para finalizar su declaración. 9. Consulte con su contador Un contador certificado puede brindarle asesoramiento experto, garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales y ayudar a identificar posibles problemas. Si aún no cuenta con un profesional de este tipo, considere hacer una lista corta de candidatos para considerar contratarlos a medida que su negocio crezca. Cómo hacerlo Programe una reunión con su contador para revisar sus estados financieros y documentos tributarios. Discuta cualquier discrepancia o inquietud que pueda tener. Realice los ajustes recomendados antes de finalizar sus libros. 10. Planifique para el próximo año La planificación para el próximo año ayuda a aclarar las metas y expectativas financieras. Esta previsión facilita pronosticar cuánto tiempo llevará alcanzar la etapa de crecimiento deseada. Cómo hacerlo Revise su desempeño financiero y establezca metas para el próximo año. Utilice información valiosa de sus estados financieros para tomar decisiones comerciales informadas. Actualice su presupuesto y proyecciones financieras a través de software como QuickBooks Online. La conclusión Cerrar los libros de contabilidad al final del año es una tarea fundamental para los propietarios de pequeñas empresas. Garantiza precisión, cumplimiento y un panorama financiero claro, especialmente a medida que se acerca la temporada de impuestos. El uso de software de contabilidad simplifica este proceso al eliminar el trabajo manual, como el recuento de transacciones.