A primera vista, PBX y VoIP parecen dos tipos de sistemas telefónicos muy diferentes. Pero la tecnología moderna, como IP PBX, PBX en la nube y puertas de enlace SIP, permite a muchas empresas utilizar una combinación de ambos. La variedad de opciones y combinaciones significa que podrá crear un sistema telefónico personalizado que se adapte a sus necesidades, y probablemente no tendrá que preocuparse por las diferencias entre PBX y VoIP durante su búsqueda de un nuevo sistema telefónico. Cualquier proveedor que valga la pena considerar debería poder ayudarlo a navegar por sus opciones con facilidad. Por qué PBX vs VoIP es confuso PBX (Private Branch Exchange) es un sistema telefónico tradicional que opera en líneas analógicas. Permite la comunicación interna dentro de una organización y conecta las llamadas a la PSTN (Red Telefónica Pública Conmutada). Básicamente, esto permite que sus llamadas viajen a través de cables físicos para conectarlo con la persona en la otra línea. En el pasado, estos sistemas necesitaban operadores humanos para conectar y desconectar cables; las empresas tenían que emplear muchos de ellos para mantener las operaciones funcionando sin problemas. Luego vino PABX (Private Automatic Branch Exchange). Esto automatizó los aspectos manuales de la conexión de llamadas, eliminando la necesidad de operadores humanos. PABX es técnicamente la única versión que se usa hoy en día, pero lo llamamos PBX para abreviar. Los sistemas PBX modernos incluyen características como: Capacidad para administrar múltiples números de teléfono. Menús telefónicos. Enrutamiento de llamadas. Administración de llamadas. Análisis. Buzón de voz. A esto se refieren las personas cuando dicen PBX; en realidad, nadie está hablando de operadores manuales de centralita. Algunas empresas aún usan sistemas PBX conectados a la PSTN, aunque muchas de ellas están en proceso de cambiar a comunicaciones basadas en Internet como VoIP. Para hacer las cosas aún más confusas, técnicamente también puede usar VoIP sobre un sistema PBX. A pesar de que VoIP es la opción más sólida para la mayoría, los sistemas telefónicos heredados ofrecen algunas ventajas: Fiabilidad: los sistemas PBX tradicionales son conocidos por ser muy confiables. Funcionan incluso durante cortes de Internet y energía. Calidad del servicio: a menudo brindan llamadas consistentes y de alta calidad, lo que puede ser importante para ciertas industrias. Seguridad: estos sistemas heredados se pueden mantener aislados de Internet, lo que reduce el riesgo de ciberataques. Sin embargo, no están exentos de defectos. El hardware físico hace que su mantenimiento y funcionamiento sean una auténtica molestia y un gasto. Cuando hay problemas, es probable que tengas que llamar a un técnico, lo que significa un posible tiempo de inactividad. Y se complica aún más si quieres contratar personal remoto. Los servicios de VoIP tienen un software PBX VoIP que convierte tu voz en paquetes de datos y los envía por Internet a la persona a la que estás llamando. Cuando los paquetes de datos llegan a su destino, se descomprimen y se convierten de nuevo en sonido. En comparación con los sistemas telefónicos tradicionales de los que hablé anteriormente, VoIP es más barato y mucho más flexible. Tú y tu equipo podéis usarlo en cualquier dispositivo conectado a Internet, incluido tu ordenador, teléfono móvil o teléfonos de escritorio con IP habilitado. Además de eso, los servicios de VoIP suelen incluir funciones empresariales adicionales como desvío de llamadas, análisis avanzados, mensajería de texto, correo de voz a correo electrónico, videoconferencia y mucho más. Pero quizás la mejor parte es que puedes administrar todo tu sistema desde un ordenador. No se necesita hardware, salas de control, cuadros de distribución ni cables. En términos de facilidad de uso, Nextiva es uno de los mejores. Dentro del panel de control, puede configurar y personalizar fácilmente su sistema telefónico, ajustar los flujos de enrutamiento de llamadas, configurar los ajustes del correo de voz y agregar nuevas extensiones de usuario con solo unos pocos clics. Configure y administre su servicio telefónico comercial Nextiva en el portal de administración. Imagen: Nextiva Cuando ve términos como PBX en la nube o PBX IP, se trata de soluciones VoIP. Ofrecen todas las funciones que esperaría de un sistema PBX tradicional (y más), pero facilitan las llamadas a través de Internet en lugar de a través de una infraestructura física. La única diferencia entre PBX en la nube e IP PBX es dónde se implementan. PBX en la nube o alojado se refiere a un sistema que su proveedor mantiene, protege y actualiza. Todo el software que ejecuta su sistema telefónico está alojado en sus servidores. Con IP PBX, se implementa en servidores de su propiedad. Para recapitular, VoIP, PBX en la nube e IP PBX son todos sistemas telefónicos modernos con muy pocas diferencias entre ellos. PBX y PBX tradicional generalmente se refieren a un sistema telefónico tradicional que aún utiliza cables físicos e infraestructura en lugar de software almacenado en un servidor. Más sobre VoIP Ventajas de VoIP vs PBX Al comparar VoIP con los sistemas PBX tradicionales, queda claro que VoIP ofrece varias ventajas significativas que las empresas modernas no pueden ignorar. 1. VoIP le ahorra dinero VoIP implica menores costos operativos y de configuración que los PBX tradicionales. Elimina la necesidad de hardware costoso, implementación, mantenimiento y cargos de larga distancia. Con PBX tradicional, necesitará una fuente de alimentación constante, una gran centralita y gabinete, líneas telefónicas y otro hardware para que el sistema funcione. Eso solo puede costar fácilmente varios miles de dólares, si no más. VoIP, por otro lado, requiere muy poco hardware (si es que requiere alguno). Puede optar por comprar teléfonos IP y auriculares, pero no tiene que hacerlo. El único otro costo que puede necesitar considerar es actualizar su Internet. 2. La VoIP es mucho más fácil de escalar Los mejores servicios de telefonía VoIP son altamente escalables, lo que le permite agregar o eliminar usuarios con unos pocos clics desde su computadora. Es probable que ni siquiera necesite una persona de TI con experiencia para realizar estos cambios. Con PBX tradicional, la ampliación requiere inversiones significativas en hardware. Necesitará agregar más líneas telefónicas y configurar nuevo hardware a medida que su negocio crezca. 3. La VoIP funciona bien para entornos remotos La VoIP potencia el trabajo remoto al permitir que los miembros del equipo realicen y reciban llamadas desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Su equipo puede manejar llamadas desde su computadora o teléfono inteligente existente, lo que significa que pueden trabajar desde cualquier lugar. Los sistemas PBX tradicionales vinculan a las empresas a las oficinas centrales debido al hardware y las conexiones físicas requeridas. 4. La VoIP ofrece funciones más avanzadas Los sistemas de telefonía VoIP ofrecen muchas funciones avanzadas, que incluyen correo de voz a correo electrónico, reenvío de llamadas, videoconferencia, IVR, mensajes de texto, llamadas en conferencia, chat en equipo, grabación de llamadas y más. Muchas soluciones de software VoIP también ofrecen análisis integrados, lo que le brinda todos los datos que necesita para tomar mejores decisiones. Vea un resumen de sus estadísticas de llamadas directamente desde su panel en la interfaz de Nextiva. Imagen: Nextiva Debido a la variedad de funciones de colaboración integradas, muchas empresas pueden deshacerse de las soluciones de chat de equipo externo, videoconferencia, audioconferencia y mensajería de texto. Los sistemas PBX tradicionales no le brindarán el mismo lujo: obtendrá algunas funciones básicas y eso es todo. 5. Los proveedores de VoIP manejan la seguridad por usted Los proveedores de VoIP manejan la monitorización remota de alto nivel y las alertas de seguridad en tiempo real como mínimo. Tienen mucho que ganar al proteger y mantener sus centros de datos, incluido el software alojado en ellos. Además, la mayoría de los sistemas VoIP utilizan protocolos de cifrado fuertes para proteger los datos de voz a medida que viajan por Internet. Más allá de eso, a menudo están protegidos con detección de intrusiones y firewalls personalizados para proteger contra amenazas externas y acceso no autorizado. Con los sistemas PBX tradicionales, usted es responsable de proteger su propio sistema. 6. VoIP se conecta con otras aplicaciones empresariales La mayoría de los proveedores de VoIP ofrecen integraciones con un solo clic con otro software: su software CRM, software de servicio al cliente y sistemas ERP, por nombrar algunos. Digamos que un representante de su equipo recibe una llamada de un cliente. El sistema extraerá automáticamente los datos de ese cliente si está conectado a su CRM. Esto permite a sus agentes ofrecer experiencias de cliente más personalizadas. Las integraciones de software consolidan datos de diferentes canales de comunicación en una única plataforma, lo que facilita la gestión y el análisis. Esto proporciona información valiosa sobre el comportamiento del cliente, los patrones de llamadas y las métricas de rendimiento. 7. VoIP tiene redundancias integradas Los proveedores de VoIP tienen varios centros de datos en diferentes regiones para la redundancia. En caso de una interrupción o un fallo inesperado en un centro, el tráfico se puede redirigir a otro. Esto, a su vez, minimiza el tiempo de inactividad para mantener su sistema en funcionamiento. El mayor problema que tienen las empresas con VoIP se debe a su propio Internet. Cuando ocurren problemas de estabilidad o ancho de banda con su red, no es raro experimentar retrasos, ecos y llamadas interrumpidas. Dicho esto, los sistemas VoIP tienden a ser mucho más confiables que los PBX. Además, los problemas de PBX son notoriamente difíciles de solucionar y arreglar. Si no tiene un departamento de TI experimentado para ayudar, es posible que deba llamar a un técnico. Cada minuto que espera a que lleguen, solucionen y resuelvan sus problemas, todo su sistema está caído. Instalación de VoIP sobre PBX Si está considerando VoIP pero su empresa ya tiene líneas telefónicas existentes, no tiene que tirar su inversión a la basura. Las puertas de enlace SIP (Protocolo de inicio de sesión) actúan como un puente entre los sistemas PBX analógicos y el software VoIP. Agregar SIP puede ayudarlo a comenzar a migrar a VoIP, reducir costos y brindarle a su equipo nuevas funciones mientras continúa utilizando su sistema existente. El enlace troncal SIP facilita la adaptación de su sistema a la cantidad de líneas que necesita: puede agregar más fácilmente sin agregar líneas telefónicas físicas. Por lo tanto, puede escalar a una fracción del costo mientras ahorra en llamadas de larga distancia e internacionales.
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Durante mucho tiempo, las líneas fijas fueron la mejor opción disponible para la mayoría de las empresas. Eran fáciles de configurar y usar, no requerían equipo especial ni conocimientos técnicos, e incluso los costos de larga distancia parecían razonables. Pero en los últimos años, la tecnología VoIP ha evolucionado, ofreciendo la misma o mejor confiabilidad que las líneas fijas, a menudo a costos más bajos, al tiempo que incluye funciones como videoconferencia y mensajería. Además de eso, los operadores telefónicos ya no están obligados a mantener las líneas fijas PSTN tradicionales: están reemplazando el cobre antiguo con fibra. Cuándo considerar VoIP frente a línea fija Es probable que VoIP sea la opción predeterminada en el futuro, pero ¿pueden las líneas fijas cumplir una función mientras todavía estén disponibles? Hay algunas situaciones específicas en las que es posible que desee utilizar líneas fijas solo o con una configuración de VoIP híbrida. Escenario 1: tiene muchos equipos analógicos Si ha invertido mucho tiempo y dinero en construir una infraestructura PBX, los costos de cambiar todos los teléfonos, centralitas, cableado y planes de llamadas pueden hacerle reconsiderar la actualización. Imagina que gestionas un hotel con una centralita compleja, cientos de teléfonos y cables que llegan a todas las habitaciones. Pasar directamente a VoIP sería caro y podría molestar a los huéspedes hasta el punto de afectar a las reservas. Al mismo tiempo, tu equipo analógico acabará necesitando un recambio. La buena noticia es que puedes pasar a VoIP sin una reforma repentina. El hardware como los adaptadores telefónicos analógicos y la tecnología de trunking SIP pueden conectar tus viejos teléfonos a VoIP sin tener que sustituir el equipo. Incluso es posible utilizar ambas tecnologías como una solución híbrida. Escenario 2: No tienes acceso a banda ancha en tu zona Si gestionas una pequeña empresa en una zona muy remota, no es raro que el «Internet de alta velocidad» se arrastre como una tortuga. En algunas zonas rurales, tu única opción para conectarte a Internet sigue siendo un módem de línea fija de acceso telefónico. A mediados de 2023, unos 42 millones de estadounidenses no tenían acceso a Internet de banda ancha. Todavía dependen de líneas fijas antiguas, datos móviles o, en el mejor de los casos, Internet por satélite. Sin embargo, cada uno de estos tipos de conexión tiene desventajas que lo hacen no una opción ideal para VoIP. VoIP no necesita un gran ancho de banda, pero sí requiere una conexión de banda ancha con una velocidad mínima de 25 Mbps o más para funcionar. VoIP prospera con Internet rápido y confiable; los requisitos solo aumentan con más líneas. Si su región carece de acceso de banda ancha, aquí hay algunas opciones que podrían hacer posible VoIP: Starlink: Starlink ofrece Internet más rápido que la mayoría de los demás proveedores de satélite, con planes que van desde 40 a 220+ Mbps con una latencia mínima. Puede acceder a los servicios de Starlink desde casi cualquier lugar. Acceso inalámbrico fijo: algunos proveedores de Internet están expandiendo su alcance utilizando torres 4G y 5G u otros puntos fijos para transmitir datos de forma inalámbrica. Los planes y los precios varían, pero la mayoría de los operadores afirman velocidades en el rango de 100 a 300 Mbps, según su proximidad a un punto de acceso. Redes inalámbricas comunitarias: en algunas comunidades rurales, los residentes colaboran para construir y operar sus propias redes inalámbricas. Esta puede ser una opción rentable, pero requiere la aceptación de la comunidad y experiencia técnica para configurarla y mantenerla. Starlink ofrece múltiples planes para elegir para Internet satelital rápido en áreas donde el acceso a Internet es limitado. Imagen: Starlink Escenario 3: Tiene un equipo grande o geográficamente disperso Para las empresas con equipos distribuidos en países o continentes, mantener los costos bajos es clave. La mayoría de los proveedores de telefonía fija ayudan a limitar los costos al ofrecer tarifas de llamadas internacionales más bajas o tarifas mensuales fijas para llamadas a países específicos. Sin embargo, muchos de los proveedores de VoIP actuales incluyen llamadas internacionales junto con otras funciones. La VoIP puede ayudar a agilizar las operaciones y reducir los costos si su empresa tiene varias ubicaciones geográficas. La VoIP basada en la nube puede servir a todo el equipo, independientemente de la ubicación, con poca infraestructura física. Los trabajadores remotos pueden comunicarse con la misma eficiencia que los empleados en la oficina. Algunos proveedores incluso ofrecen números internacionales dedicados, lo que permite llamadas locales en diferentes regiones. También puede considerar un enfoque híbrido en el que conserva las líneas fijas para llamadas internacionales específicas de alto volumen, donde ofrecen una ventaja de costo mientras utiliza VoIP para la comunicación general y la colaboración dentro y entre equipos. Escenario 4: Tienes preocupaciones de seguridad únicas Es un temor común que las comunicaciones basadas en Internet no sean lo suficientemente seguras para el almacenamiento de datos, lo que lleva a algunas empresas a quedarse con las líneas fijas y solo almacenar archivos en servidores locales. El problema es que el trabajo no puede realizarse en el vacío. Estas empresas terminan usando un sistema de comunicación irregular: teléfonos para esto, correo electrónico para aquello y otro programa de chat para soporte. Irónicamente, este enfoque improvisado puede poner los sistemas en mayor riesgo, ya que cada programa abre nuevas puertas a amenazas de seguridad. Las empresas con una infraestructura tecnológica sólida pueden ser capaces de gestionar la seguridad de la red de manera eficaz, pero las empresas más pequeñas pueden beneficiarse de la seguridad subcontratada que proporcionan las plataformas VoIP basadas en la nube. La mayoría de los proveedores ofrecen funciones de seguridad como protocolos de cifrado (AES-256), controles de acceso y certificaciones de cumplimiento para garantizar que sus datos estén protegidos de piratas informáticos, espías y otras amenazas. Además, los proveedores auditan periódicamente sus sistemas para garantizar una protección continua y emplean sistemas de detección de intrusiones para identificar amenazas potenciales antes de que causen estragos. En otras palabras, se encargan de las cuestiones altamente técnicas y tienen equipos dedicados para ayudarlos. A su vez, las empresas pueden crear un entorno aún más seguro con prácticas de seguridad estándar, como usar contraseñas seguras, proteger el firmware en los teléfonos VoIP e implementar firewalls. Escenario 5: Tiene inquietudes sobre la privacidad de los datos y el cumplimiento normativo Si su organización está preocupada por mantener estándares estrictos de privacidad de datos y seguir las regulaciones de cumplimiento mientras usa VoIP, puede hacerlo con la configuración correcta y siguiendo algunas pautas. Algunos proveedores líderes de VoIP, como Nextiva, ofrecen planes que cumplen con la HIPAA. Sin embargo, es importante tener en cuenta que algunas funciones, como los mensajes de texto y la transcripción del correo de voz, no son compatibles. Como otro ejemplo, la mayoría de las empresas deben seguir las pautas del RGPD, incluidos los derechos de acceso a los datos y los procedimientos de eliminación. Los proveedores como Nextiva conocen las regulaciones y pueden ayudarlo a aprender cómo cumplir con las restricciones. Nextiva ofrece planes que cumplen con la HIPAA para proveedores de atención médica. Imagen: Nextiva La seguridad y el cumplimiento son esenciales para cualquier negocio, pero hemos llegado a un punto en el que es difícil hacer negocios sin la comodidad que ofrece VoIP. Más sobre VoIP VoIP vs comunicación por línea fija Si bien existen algunos escenarios en los que podría considerar mantener su línea fija o incorporar VoIP a su sistema existente, existen diferencias técnicas en cómo funcionan estos sistemas. Cómo funcionan las líneas fijas Las líneas fijas envían señales de voz analógicas a través de cables de cobre. Estas señales no requieren conexión a Internet y ofrecen una calidad constante, pero viajan a velocidades más lentas y los cables son susceptibles a daños físicos. Debido a que la infraestructura es relativamente simple, la inversión es mínima: es posible que solo necesite teléfonos y un módem si aún usa Internet por acceso telefónico. Pero necesitará una configuración más compleja si tiene un sistema telefónico con varias líneas o usa su línea fija para llamar junto con una conexión a Internet dedicada. Cómo funciona VoIP VoIP hace las cosas de manera diferente porque funciona digitalmente. Un convertidor analógico a digital convierte la voz en paquetes de datos digitales. Estos datos se comprimen utilizando códecs de audio como G.711 o G.722, se enrutan a través de servidores y se envían a través de Internet utilizando protocolos como IP (Protocolo de Internet) y UDP (Protocolo de datagramas de usuario) para acelerar la transmisión. En el extremo receptor, los paquetes se vuelven a ensamblar y se convierten nuevamente en señales analógicas, lo que le permite escuchar la voz original. La comunicación VoIP es mucho más rápida, fluida y clara, siempre que tenga una conexión a Internet confiable y de alta velocidad.