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¿Qué es un sistema CRM? El software CRM es una plataforma de ventas y marketing que alberga y rastrea toda la información de clientes potenciales y clientes de una empresa. Estas soluciones están diseñadas para ayudar a administrar procesos y flujos de trabajo de ventas completos, desde la generación de clientes potenciales hasta el cierre de negocios. El proceso de incorporación y configuración puede ser comprensiblemente intimidante, por lo que hemos elaborado esta guía para principiantes para comprender los conceptos básicos del uso de una herramienta CRM. Hay muchos elementos que influyen en determinar qué información necesita para comenzar a usar un CRM, como su experiencia técnica, la industria, si está configurando un nuevo CRM por primera vez o si está transfiriendo datos de uno existente. Estos siete pasos deberían ayudarlo a visualizar cómo usar progresivamente un CRM para capitalizar todos los beneficios que puede brindar. 1 monday CRM Empleados por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+) Cualquier tamaño de empresa Cualquier tamaño de empresa Características Calendario, Herramientas de colaboración, Gestión de contactos y más 3 HubSpot CRM Empleados por tamaño de empresa Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1000-4999), Empresarial (5000+) Micro (0-49 Empleados), Pequeña (50-249 Empleados), Mediana (250-999 Empleados), Grande (1000-4999 Empleados) Micro, Pequeña, Mediana, Grande Cómo usar un CRM Paso 1: Importar datos Lo primero que querrá hacer es transferir todos los datos existentes de hojas, documentos y otros almacenes digitales a la plataforma CRM singular. Los proveedores de CRM ayudan a hacer esto al permitir la migración de datos directamente desde una hoja de cálculo o mediante API e integraciones. Una de las principales ventajas del software CRM es que los datos de los clientes ya no estarán aislados ni almacenados en varias ubicaciones. Si tiene muchos datos dispersos para importar, consulte con su proveedor para ver si ofrece asistencia para la migración. Algunos lo ofrecen de forma gratuita para ciertos niveles de plan, mientras que otros lo ofrecen como un servicio complementario. Aunque puede parecer desorganizado al principio, introducir los datos en la plataforma es el primer paso más importante por razones de seguridad. Una vez que estén en el sistema CRM, puede comenzar a segmentar los datos según sus necesidades. Paso 2: integrar herramientas Un factor importante que utilizo para evaluar a los proveedores de CRM son sus capacidades de integración. Para poder utilizar un CRM en todo su potencial, es importante integrarlo con sus herramientas de marketing y ventas existentes lo antes posible. Esto garantizará que los datos se compartan de forma adecuada durante todo el proceso de transición o configuración. Por ejemplo, un proveedor de correo electrónico, una herramienta de comunicación interna como Slack o un software de facturación deben integrarse de inmediato para un seguimiento suficiente. Asegúrese de elegir un software CRM que se integre con sus herramientas existentes u ofrezca una funcionalidad que pueda reemplazar esas herramientas dentro del sistema CRM. Esto es particularmente importante si emplea una estrategia de marketing y ventas multitáctil que involucra a varios departamentos diferentes. Paso 3: cree un ciclo CRM Debería poder transferir su proceso de ventas existente a la nueva herramienta CRM y comenzar a usarlo de inmediato, pero la etapa de implementación también es una oportunidad para agregar y administrar etapas o estrategias más complejas. Una vez que su proceso y canal de ventas básicos se ingresan en el CRM, puede comenzar a desarrollar un ciclo CRM más específico. Las etapas comunes del ciclo CRM incluyen cómo recopila información y datos del cliente, qué canales de comunicación se utilizan para las interacciones con el cliente y cómo se medirán y evaluarán las métricas de ventas. VER: Obtenga más información sobre los componentes clave de un ciclo CRM. Paso 4: Capacite a los usuarios El precio típico de CRM funciona cobrando a la empresa por usuario en la plataforma. Ya sea que espere solo unos pocos usuarios o unos cientos de usuarios, es importante presentarles el nuevo software CRM con capacitación, recursos y sesiones de intercambio de conocimientos. De esta manera, los representantes de ventas y gerentes se sienten cómodos con la nueva tecnología y pueden actualizar adecuadamente el estado, las ofertas y más. Algunos sistemas CRM ofrecen a los usuarios tutoriales en la aplicación, recursos de capacitación grupal e incluso bases de datos de conocimiento detalladas para las mejores prácticas. Considere realizar varias sesiones de capacitación diferentes según el departamento, el rol o el nivel de habilidad de los empleados que usarán el software CRM. Un beneficio adicional de este paso es que los equipos podrán usar la plataforma CRM para resolver cualquier problema en sus flujos de trabajo, identificar errores en la propia herramienta y reducir el tiempo dedicado a tareas manuales. Paso 5: Automatizar tareas Una característica común de CRM es la capacidad de automatizar tareas de marketing o ventas. Una vez que sus usuarios estén en la herramienta CRM y estén un poco más familiarizados con ella, es hora de crear automatizaciones que puedan facilitar aún más su trabajo. Por ejemplo, si un cliente envía una consulta en línea o completa un formulario en su sitio, se podría activar un correo electrónico de seguimiento para enviarlo a su bandeja de entrada mientras un representante de ventas se prepara para interactuar con ellos. O una vez que se cierra un trato, las automatizaciones podrían activar tareas posteriores a la venta, como la entrada de datos o la programación. Hay innumerables formas de organizar un flujo de trabajo de automatización para conectar los pasos. Es importante comprender que puede haber un poco de prueba y error, por lo que sugeriría probar cualquier automatización a menor escala antes de una implementación más amplia. Muchos software de CRM que admiten la automatización tendrán un límite en la cantidad de usos en un período de tiempo establecido, como por mes o por ciclo de facturación. Es esencial tener una comprensión clara de esos límites para no encontrarse con pausas de trabajo imprevistas o tener que gastar en excesos. Paso 6: Implementar nuevas campañas Una vez que integre herramientas de terceros existentes o nuevas y configure automatizaciones, es hora de comenzar a implementar nuevas campañas. Cuando crea campañas de marketing por correo electrónico, campañas de seguimiento de ventas y flujos de trabajo utilizando una herramienta de CRM, se generan nuevos clientes potenciales automáticamente y se canalizan hacia el software. Esa generación de leads puede desencadenar campañas de nutrición de leads gestionadas por representantes de ventas específicos, que ya tienen todos los datos de los clientes a su alcance. Todo este contexto integrado mejora la experiencia del cliente y ayuda a su equipo a cerrar tratos más rápidamente. Paso 7: analizar los informes de CRM Las capacidades de generación de informes de un CRM tienen mucho valor. Una vez que haya implementado los flujos de trabajo principales en su sistema de CRM y pueda realizar un seguimiento de las transacciones dentro del canal, es importante verificar periódicamente los informes y los análisis de ventas. Estos informes generados automáticamente pueden mostrar el rendimiento individual, del equipo o de la empresa, el seguimiento de los ingresos, el éxito de la campaña y mucho más. Esta información debe usarse para tomar decisiones comerciales sobre cómo utilizar el CRM y desarrollar estrategias de venta. Por ejemplo, si hay altas tasas de clics para una campaña de marketing por correo electrónico, pero no hay una mejora importante en las tasas de conversión, la empresa debe considerar dedicar más tiempo a la nutrición de leads para convertir esos clics interesados ​​en clientes reales. O bien, si ve una alta tasa de conversión en las llamadas realizadas en un momento particular o en un determinado día de la semana, es posible que desee ajustar los horarios del personal para capitalizar esa tendencia. Más sobre CRM ¿Cuáles son los beneficios de usar un CRM? Implementar un software CRM puede beneficiar a su empresa de muchas maneras. Sin importar su intención con el software, ya sea para marketing, ventas o informes, una herramienta CRM actúa como un centro neurálgico para toda la información del cliente. Debido a que el software CRM es escalable, una pequeña empresa puede beneficiarse tanto como una empresa, y el sistema puede adaptarse para satisfacer sus necesidades a medida que el negocio crece. Algunos beneficios clave que vale la pena mencionar son: Integridad de los datos: reduzca o elimine por completo los errores de ingreso de datos o las inconsistencias de las cuentas con sistemas digitales seguros. Orientación de clientes potenciales: cree e implemente campañas de generación de clientes potenciales que se construyen con información respaldada por datos sobre su perfil de cliente ideal. Información avanzada: vea datos valiosos, como el seguimiento del rendimiento o los ingresos, en paneles de control digeribles que ayudan a los tomadores de decisiones a diseñar estrategias de iniciativas de ventas. Comunicación interdepartamental: agilice toda la comunicación entre los equipos de marketing, ventas y soporte, o entre representantes individuales y gerentes en un solo lugar con toda la actividad registrada. Preguntas frecuentes (FAQ) ¿Es fácil de usar CRM? Dado que las plataformas CRM están pensadas para ser utilizadas por representantes de ventas, gerentes, analistas de marketing y más, están diseñadas para ser intuitivas y accesibles para personas con cualquier nivel de habilidad técnica. También es común ver a los proveedores de CRM populares publicitar su plataforma como «sin código», lo que significa que se pueden crear personalizaciones y automatizaciones sin ningún conocimiento especializado. Todo esto puede ayudar a impulsar la facilidad de uso de la herramienta. Además, seguir las mejores prácticas generales puede garantizar que los usuarios trabajen en el software de la manera más eficiente posible. ¿Cuál es la herramienta CRM más fácil de usar? Si bien identificar un CRM fácil de usar puede ser subjetivo, descubrí que Freshsales, Creatio, Less Annoying CRM y Pipedrive han recibido comentarios positivos y reales de los usuarios con respecto a la facilidad de uso. La facilidad de uso debe ser un factor importante a considerar al investigar una solución, pero también lo deben ser las integraciones y las funciones básicas y avanzadas. El costo también es un factor importante que podría priorizarse sobre estos; por ejemplo, los CRM gratuitos suelen ser muy buscados.