La funcionalidad de softphone permite que las tabletas, computadoras portátiles y dispositivos móviles realicen y reciban llamadas como si fueran un teléfono de escritorio tradicional. Es una opción de VoIP que permite a las personas usar dispositivos que ya poseen para manejar llamadas desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Esto ofrece bastantes ventajas distintivas para una empresa, especialmente cuando se integra con otras herramientas comerciales para crear una plataforma de comunicaciones unificada. Cuando se implementan de manera óptima, las empresas pueden usar softphones para agregar contactos desde otras aplicaciones, automatizar tareas, generar seguimientos, mejorar los flujos de trabajo, manejar fluctuaciones estacionales y aumentar o reducir la escala según sea necesario. Cómo convertir cualquier dispositivo en un softphone Casi cualquier dispositivo se puede adaptar a un softphone, aunque los dispositivos más antiguos pueden experimentar problemas de rendimiento. Es mejor verificar los requisitos del sistema para el hardware y la conexión antes de comprometerse con la implementación de un softphone. Antes de realizar una compra, verifique los requisitos del sistema para la aplicación de softphone. Imagen: Ooma Una vez que sepa que tiene un equipo compatible, todo lo que necesita es una conexión a Internet, una suscripción de VoIP y la aplicación del proveedor de servicios instalada en su dispositivo. Consulta nuestra lista de los mejores servicios de telefonía VoIP para conocer todas tus opciones y qué buscar al tomar tu decisión. Todo lo que queda después de eso es descargar la aplicación, iniciarla e iniciar sesión. Algunos servicios pueden requerir que verifiques tu número de teléfono con un código, mientras que otros solo requieren verificación de correo electrónico. La mayoría de los proveedores de VoIP te guiarán a través de ajustes de configuración rápida antes de hacer tu primera llamada. Podrás ajustar la configuración de audio y video, configurar preferencias de notificación y familiarizarte con la interfaz. Ver todas las comunicaciones con la interfaz de Nextiva. Imagen: Nextiva Softphones vs. llamadas Wi-Fi Tanto los softphones como las llamadas Wi-Fi usan Internet para facilitar las llamadas, pero no son lo mismo. Las llamadas Wi-Fi están disponibles a través de algunos operadores móviles, como Verizon y TMobile. Te permite manejar llamadas telefónicas regulares usando Wi-Fi si tu conexión 4G o 5G no es lo suficientemente fuerte. Sin darme cuenta termino usando esto todo el tiempo ya que el servicio de telefonía celular es irregular donde vivo. Garantiza una calidad de llamada fluida al cambiar sin problemas entre Wi-Fi y mi red celular según sea necesario. Un softphone, aunque similar, requiere una suscripción VoIP. Los softphones necesitan algún tipo de conectividad a Internet, no tiene que ser Wi-Fi. VoIP puede funcionar con una conexión Wi-Fi, conexión Ethernet o red celular. También puede usar softphones en una tableta o computadora de escritorio, donde las llamadas Wi-Fi se limitan a su teléfono celular. Más sobre VoIP Los softphones son mejores para los negocios A diferencia de los teléfonos de escritorio tradicionales, los softphones facilitan la conexión con las otras herramientas comerciales que su equipo usa todos los días. Cuando todo su software está perfectamente integrado, los empleados no tienen que cambiar entre sistemas para encontrar lo que necesitan. Los softphones pueden extraer información del software CRM, herramientas de colaboración, clientes de correo electrónico, software de servicio al cliente y más. Toda esa información y el contexto tan necesario serán fácilmente accesibles desde la misma interfaz. Cuando un agente recibe una llamada, por ejemplo, puede ver rápidamente quién es la persona que llama, cuáles fueron sus compras anteriores y la transcripción de su última interacción. No tendrán que entrar en la interacción en frío, lo que crea una experiencia de usuario y cliente mucho mejor. Comuníquese fácilmente con su equipo en la interfaz de softphone de RingCentral. Imagen: RingCentral Las empresas también se beneficiarán de una amplia gama de otras funciones de VoIP con su suscripción, que incluyen: Llamadas en conferencia. Reenvío y transferencias de llamadas. Opciones de transcripción de correo de voz. Reglas de enrutamiento de llamadas personalizables. Análisis e informes en tiempo real. Información sobre la duración de la llamada, la actividad del usuario y el volumen de llamadas. Opciones de accesibilidad como comandos de voz, texto a voz y lectura de pantalla. Un softphone puede brindarle un sistema telefónico completo que incluye todas las herramientas que necesitan las empresas. ¿Son más fáciles de administrar los sistemas de softphone? Los administradores pueden administrar la configuración de los usuarios, los permisos y las configuraciones de softphone desde una interfaz centralizada. Esto significa que pueden actualizar el software de forma remota, ayudar a los usuarios a resolver problemas y realizar ajustes rápidos sin que el usuario espere o pause su trabajo. Agregar nuevos usuarios a un sistema de softphone requiere solo unos pocos clics. Y a diferencia del hardware físico, los sistemas de softphone también se pueden mantener y actualizar sin la necesidad de técnicos en el sitio. ¿Es más barato cambiar a un proveedor de VoIP de softphone? Sí, por muchas razones. En primer lugar, las suscripciones de VoIP tienden a costar significativamente menos que los sistemas tradicionales de línea fija o en las instalaciones. VoIP también ofrece tarifas de llamadas internacionales más bajas, lo que lo convierte en una opción atractiva para las empresas que manejan regularmente llamadas en todo el mundo. Un sistema de VoIP y la funcionalidad de softphone también significan que no necesitará comprar teléfonos físicos. El hardware obsoleto y los kilómetros de cableado telefónico son cosa del pasado. Más allá de eso, no tendrá que preocuparse por el mantenimiento de la infraestructura, ya que lo maneja su proveedor de VoIP. ¿Tienen desventajas los softphones? Los softphones tienen muchas cosas buenas, pero no están exentos de fallas. Se requiere una conexión estable Los softphones son tan confiables como su conexión a Internet. No necesita la red más rápida del mundo, pero tiene que ser lo suficientemente estable para enviar, recibir y descomprimir paquetes de datos. Al igual que con una red celular irregular, una mala conexión a Internet puede provocar llamadas interrumpidas, retrasos graves e incluso eco. Congestión de la red La congestión de la red también puede afectar la calidad de las llamadas, especialmente para las empresas más grandes. Las llamadas simultáneas, la navegación por Internet, la transmisión de un video, el envío de un correo electrónico o la descarga de un archivo grande pueden afectar a su red. Puede ajustar la configuración de Calidad de servicio (QoS) para priorizar el tráfico de VoIP como punto de partida. Esto significa que la red pausará otras actividades si es necesario para preservar la calidad de la llamada. Eso puede ser frustrante para aquellos usuarios que tienen que esperar, pero es un pequeño precio a pagar por una experiencia del cliente consistente. Si ajustar la configuración de QoS no ayuda, es posible que necesite una red separada específicamente para su sistema telefónico. Si bien esto garantiza llamadas de alta calidad, puede resultar costoso. Integración con sistemas heredados Los sistemas de softphone se integran bien con las aplicaciones comerciales modernas, pero las empresas con sistemas heredados complejos o personalizados pueden necesitar ayuda. La integración con un CRM personalizado que haya creado o un sistema de comunicaciones propietario, por ejemplo, puede requerir un desarrollador o ser imposible. Si no tiene a alguien en su equipo que conozca bien las API y el código, conectar herramientas podría ser más complicado de lo que esperaba. Preocupaciones regulatorias Algunas empresas deben utilizar sistemas telefónicos tradicionales debido a regulaciones legales. Por ejemplo, los sectores de la atención médica y las finanzas de los EE. UU. deben cumplir con criterios específicos de seguridad de datos y comunicaciones. Para muchos, un sistema tradicional puede ser la única forma de garantizar el cumplimiento.
